O mercado atual está cada vez mais competitivo, pois todos os dias surgem novas empresas oferecendo soluções inovadoras e atraindo uma parcela de consumidores. Por isso, é preciso aderir a diferentes estratégias de gestão para garantir a sobrevivência do negócio.

Portanto, no conteúdo de hoje, mostraremos as principais informações que você precisa saber sobre custos operacionais em pequenas e médias empresas. Quer entender mais sobre o assunto? Então, continue a leitura do artigo para conferir!

O que são custos operacionais?

Custos operacionais são todos os gastos que estão diretamente ligados às atividades fim da empresa, incluindo ações de manutenção, gestão e tarefas comerciais, como:

• administração e contabilidade;
• salários;
• contas de consumo (energia elétrica, fornecimento de água, internet, etc);
• fornecedores de produtos ou matéria-prima etc.

Qual é a importância da gestão de custos operacionais?

Controlar os custos operacionais em pequenas e médias empresas é uma atitude que permite aos gestores identificar de maneira precisa a real situação do negócio, além de projetar cenários financeiros com segurança e eficiência.

Vale mencionar também que a gestão de custos operacionais permite que qualquer problema potencial seja identificado e mensurado a tempo da organização não sofrer danos irreversíveis, já que ela pode corrigir sua rota, otimizar os processos e, por consequência, aumentar sua lucratividade.

Para realizar esse controle, é preciso que os gestores conheçam seu negócio e saibam identificar quais são os custos de operação, desde as primeiras etapas de planejamento estratégico. Falaremos mais sobre esses custos adiante.

Como são classificados os principais custos operacionais?

Custos fixos

Custos fixos são aqueles que, independentemente do nível de atividade comercial, fluxo de caixa da empresa, caso de redução ou aumento da produção, não sofrem variações. Por isso, também são conhecidos pelo termo “custo de estrutura”.

Alguns exemplos tradicionais que podemos citar, são:

• salários da administração;
• aluguel do imóvel e instalações;
• limpeza e conservação;
• contas de consumo — a não ser que estejam diretamente ligadas à produção.

Possíveis variações no índice de vendas ou produção não influenciam nos custos citados acima, pois têm seus valores fixados. Por isso, conhecemos esses gastos como custos fixos.

Custos variáveis

São classificados como despesas variáveis aquelas que sofrem alterações por causa do nível de atividade ou produção da empresa. Ou seja, seus valores estão associados ao volume de vendas ou serviços prestados em um determinado período.

Alguns dos exemplos mais conhecidos que podemos citar, são:

• matéria-prima;
• fornecedores;
• insumos de produção;
• comissões de vendas etc.

Custos diretos e indiretos

A classificação de custos diretos e indiretos está ligada ao grau de dificuldade para apurá-los. Isso significa que, quanto mais fácil atribuir o custo de produção ou aquisição a um item, mais direto ele é.

Sendo assim, podemos considerar, por exemplo, as matérias-primas e a mão-de-obra para produção como itens de custo direto, já que seu valor está relacionado ao volume,

Por outro lado, itens como depreciação de máquinas e equipamentos, fornecimento de energia elétrica, gerência e mão-de-obra de supervisão apresentam uma produção mais complexa, exigindo custos que, na maioria dos casos, são arbitrários ou de difícil mensuração. Portanto, são custos indiretos.

Se a apuração de um custo apresentar nível alto de dificuldade, tendo o custo de apuração ainda mais alto do que o benefício da informação gerada, não é recomendado aplicar esse tipo de esforço na medição.

Para isso, existem ferramentas de automação que auxiliam nesse processo. Nos próximos tópicos, falaremos mais sobre como esse tipo de sistemas que podem ajudar a gestão financeira da empresa.

Como calcular o custo da empresa?

Diferentemente do que muitos empreendedores pensam, fazer o cálculo de custo da empresa não é uma tarefa desafiadora. Após entender a importância de ter esse controle para manter a organização financeira da empresa, tudo a passar a ser relativamente simples.

Para iniciar esse cálculo, é preciso fazer um acompanhamento de períodos. A maneira mais simples é escolher períodos menores, como os últimos 30 dias.

Após isso, basta fazer a soma de todos os custos operacionais do último mês. É uma boa prática calcular o percentual do resultado dessa soma em relação ao faturamento atingido, também nos últimos 30 dias.

Ainda dentro do cálculo de custo da empresa, é importante ressaltar que há outro aspecto relevante: o ponto de equilíbrio. Trata-se de uma metodologia de cálculo utilizada para indicar o volume de faturamento que precisa ser alcançado para que todos os custos operacionais sejam cobertos.

Existem alguns indicadores indispensáveis para se chegar ao ponto de equilíbrio da empresa. como:

• margem de contribuição;
• custos fixos e operacionais.

Para chegar ao resultado, é preciso subtrair os custos operacionais do faturamento mensal da empresa. Depois disso, dividir o valor dos custos fixos pela margem de contribuição. Feito isso, você chegará ao ponto de equilíbrio!

E, para facilitar todo esse processo, não deixe de baixar a nossa planilha gratuita para cálculo de custos operacionais! É só clicar na imagem abaixo.

Como reduzir os custos operacionais? 5 dicas para colocar em prática já

Além de tudo isso, calcular os custos operacionais traz não só uma noção completa de todos os gastos de uma empresa, mas também uma maior visão estratégica para reduzir gastos e torná-la mais lucrativa. 

Afinal, se você conhece todos os seus custos, é mais fácil entender quais materiais ou processos demandam mais recursos e, assim, é possível, com uma melhor gestão, reduzir gastos. 

Confira 6 dicas de como reduzir os custos operacionais na sua empresa:

1) Controlar desperdícios

Ao conhecer detalhadamente todas as atividades e processos do negócio, o gestor irá se deparar com despesas desnecessárias e oportunidades de melhorias.

As estratégias podem incluir uma campanha de conscientização do uso de materiais de escritório e até mesmo a troca do sistema de gestão, que pode não estar sendo eficiente, por uma ferramenta mais moderna e com melhor preço. 

2) Controlar o estoque

Quanto mais assertiva a empresa é na compra dos itens em estoque, menos o capital de giro é necessário para essa finalidade. 

Além disso, materiais ou mercadorias de baixa rotatividade geram perdas de lucros pois representam dinheiro parado. Itens com a validade próxima do vencimento também precisam de atenção.  

Por isso, é preciso conhecer da forma mais exata possível a quantidade mínima necessária para atender os clientes, mas sem desperdício. 

3) Renegociar contratos

Ao analisar os contratos com fornecedores de materiais ou produtos e serviços, é possível entender se a parceria ainda é vantajosa. 

Muitas vezes, é possível encontrar outras opções mais em conta no mercado e utilizar essa informação para renegociar valores, parcelas e taxa de juros de contratos vigentes.

Avalie também contas de internet e telefonia, que devem estar de acordo com o uso da empresa. Pesquise se existem planos mais adequados e com melhor preço.

4) Investir em renovação de equipamentos 

Com o controle dos custos operacionais, também é possível avaliar quais setores precisam de mais investimento. 

Investir pode não parecer uma forma de economizar, mas irá trazer redução de custos com máquinas, equipamentos ou tecnologia mais modernos. 

Sabe aquela história de que uma geladeira muito antiga gasta muita energia e demanda manutenção constante? A ideia é a mesma. 

Além do mais, essas tecnologias podem aumentar a qualidade e a capacidade de produção do seu produto ou serviço. 

5) Reformular processos

Todos os processos da empresa devem ser monitorados e acompanhados com indicadores de desempenho. 

Dessa forma, é possível entender, por exemplo, quais áreas estão gastando um tempo maior que o necessário para concluir tarefas. 

Talvez a equipe de vendas precise ser mais ágil para fechar negócios com mais rapidez. 

Busque estratégias e ferramentas para reformular processos. Isso pode reduzir custos e trazer maior lucratividade.

E mais: como otimizar o monitoramento de custos operacionais?

Hoje em dia, o cálculo de custos operacionais pode ser facilitado graças ao auxílio de ERPs de gestão financeira e empresarial, que podem ser adquiridos no mercado.

Esse tipo de ferramenta é capaz de otimizar todo o trabalho contábil da empresa, além de assegurar precisão nos resultados e minimizar as possibilidades de erros e inconsistências de dados.

Além disso, vale ressaltar que esse tipo de sistema pode ser desenvolvido sob medida, de modo que atenda as necessidades da sua empresa, oferecendo as melhores soluções para seu cotidiano.​

Como você pôde conferir neste artigo, para se manter competitiva e garantir uma posição vantajosa no mercado atual, a empresa precisa conhecer seus custos operacionais, saber gerenciá-los e, claro, reduzi-los para aumentar a lucratividade. Para isso, é possível contar com o auxílio da tecnologia, utilizando um ERP de gestão financeira para automatizar as tarefas contábeis do negócio.

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