O fluxo de caixa é o controle financeiro sobre as operações de uma empresa, tanto de entrada quanto de saída. Ele é o gerenciamento que permite ao empreendedor ter a noção sobre capital de giro disponível em tempo real ou num momento futuro.

Assim, ele é fundamental para o crescimento financeiro de toda empresa. Com ele, os gestores conseguem reunir os indicadores necessários para as tomadas de decisões estratégicas do negócio. 

No post de hoje, trouxemos os tipos de fluxo de caixa, instruções sobre como fazer, além de algumas dicas que vão te ajudar a otimizar o fluxo de caixa e fazer o gerenciamento correto do mesmo. Confira!

Quais são os tipos de fluxo de caixa? 

Existem quatro tipos de fluxo de caixa, são eles: fluxo de caixa operacional, fluxo de caixa direto, fluxo de caixa indireto e o fluxo de caixa projetado.  

1. Fluxo de caixa indireto 

O fluxo de caixa pelo método indireto não oferece uma visão de entradas e saídas como o método direto, porque explora o regime de competência (os dados contábeis) para analisar a variação de caixa de determinado período. Assim, esse tipo de fluxo é uma ferramenta da contabilidade, e não da tesouraria.

A sua função é demonstrar a diferença entre o caixa real e o saldo das demonstrações contábeis. 

Esse modelo de fluxo pode apresentar algumas divergências, pois ele tem como base os lucros e prejuízos indicados no demonstrativo contábil DRE (Demonstração de Resultados do Exercício) e no BP (Balanço Patrimonial) e, por isso, o ideal é usá-lo em complemento com alguma outra metodologia de fluxo de caixa. 

2. Fluxo de caixa operacional 

O fluxo operacional tem como prioridade o faturamento, pois ele apresenta somente os resultados das receitas e despesas, indicando variações nos valores que mantém o negócio em funcionamento.

Ou seja, o fluxo de caixa operacional é medido por: receita de vendas, custos de produção, salários etc.

Com ele, você vai entender quanto a sua empresa está lucrando, os gastos causados da sua operação e o retorno sobre o seu investimento (ROI).

3. Fluxo de caixa direto 

Esse modelo de fluxo permite que você tenha as informações disponíveis sempre que precisar. Aqui os registros são feitos sem descontos, sejam receitas ou despesas. Todas as entradas e saídas são registradas.

A organização pode ser diária, semanal ou mensal, a depender da decisão do empresário.

Apesar de ser o mais usado, não oferece os recursos necessários para as tomadas de decisões. 

4. Fluxo de caixa projetado 

Chegamos enfim na opção mais adequada para uma empresa, o fluxo de caixa projetado.  Nele é possível estimar, analisar e gerar uma média dos pagamentos e recebimentos para que tomadas de decisões sejam assertivas.  

Entenda tudo sobre o fluxo de caixa projetado!

Como fazer o fluxo de caixa? 

Manualmente

Você pode fazer o fluxo de caixa da sua empresa manualmente, utilizando um caderno, uma agenda ou mesmo uma planilha do Excel,  mas será necessário tempo e muita atenção para que não ocorram erros. 

Primeiramente, é necessário registrar todas as “contas a pagar” e “contas a receber”, tais como contas de luz, telefone, internet, fornecedores e outros. Para isso, é necessário que você tenha organizado as datas de pagamento e as estimativas relacionadas às variantes das contas. 

Embora as despesas tenham uma estimativa mais assertiva do que a receita, também é necessário calcular a média do lucro com base nas vendas realizadas nos meses mais fracos e nos meses mais fortes.  Deve-se calcular os ganhos pagos à vista e nos demais recebimentos possíveis, como no cartão e a prazo. 

É natural que os empreendedores confundam o saldo positivo e elevado da empresa com a possibilidade de meta atingida ou ultrapassada. Porém, estar com o saldo positivo ou elevado pode não indicar lucro. Um saldo elevado pode indicar custo elevado e resultar em saldo negativo.

É muito importante para a saúde da empresa que o fluxo seja considerado, analisado e confrontado.   

Com um software de gestão empresarial

Com um software de gestão você aposenta de vez o caderninho. Com o sistema adequado para a sua empresa, você terá o tão sonhado fluxo de caixa projetado e todos os demais de brinde. 

Além de manter todos os processos organizados e livres de erros humanos e do retrabalho, o software ajuda na redução de custos sugerindo a compra ideal com base nas compras dos períodos anteriores. 

São diversos recursos disponíveis para evitar que a sua empresa tenha prejuízos. Alguns deles são, por exemplo, o Markup; a Posição de liquidez; a Margem de contribuição; a Curva ABC de vendas; o Demonstrativo de resultado do exercício – DRE; entre muitos outros.

Leia também: Como calcular o fluxo de caixa descontado? E porque você precisa saber disso

Como otimizar o fluxo de caixa da empresa?

1. Defina uma frequência de controle

A primeira coisa a fazer para otimizar o fluxo de caixa é definir a periodicidade desse controle. Ele pode ser feito diariamente ou de forma mais espaçada, como semanal, mensal, bimestral, semestral e até anual.

Cada empresa possui uma necessidade diferente e você deve determinar qual a melhor frequência para o seu caso. O controle deve ser minucioso e quanto mais frequente, menor a margem para erros ou falta de dados.

Para quem está começando, uma boa dica é criar o hábito de controlar o fluxo de caixa com maior frequência e ir diminuindo conforme for pegando prática. Lembre-se: tudo deve estar sob controle e condizente com a realidade.  

2. Certifique-se de que está tudo certo

Mais uma dica importante para otimizar o fluxo de caixa da sua empresa é a qualidade dos dados inseridos. Todas as movimentações devem ser registradas, sem exceção. Até mesmo a mais simples das operações deve constar nos registros, incluindo:

• Pagamentos recebidos;
• Pagamentos devidos a fornecedores;
• Contas de consumo (água, luz, aluguel, telefone e internet);
• Custos com a equipe (salários, benefícios e comissões);
• Impostos;
• Gastos esporádicos ou pequenos.

Mantenha nos registros o tipo de despesa, os valores corretos, as datas e também despesas e ganhos futuros. Para verificar se está tudo em ordem, valide o saldo do fluxo de caixa naquele momento com o real dinheiro em caixa e veja se as informações batem.  

3. Minimize o desperdício

Uma das vantagens sobre o fluxo de caixa é que ele permite visualizar para onde o dinheiro está indo e quais são as maiores despesas.

A partir desta análise, algo simples que você pode fazer para otimizar o fluxo de caixa é diminuir ou cortar despesas desnecessárias.

A redução de custos ajuda a manter a lucratividade em alta, mas é um exercício constante. Quando você achar que existe algum custo que não seja estritamente necessário para o bom funcionamento da empresa, reduza.

Uma boa maneira de fazer esse controle e identificar custos desnecessários é através de um sistema ERP. Ele ajuda a consolidar informações de todas as áreas com o financeiro, o que torna muito mais fácil a tomada de decisão. 

4. Organize seu estoque

Mantendo um bom controle sobre o estoque, você estará facilitando o registro de informações no fluxo de caixa, o que se torna altamente benéfico e, portanto, é mais uma dica para otimizar o fluxo de caixa da sua empresa.

Entre os problemas que uma gestão de estoque não informatizada pode enfrentar estão a infinita variedade de códigos de produtos e a diferença entre a entrada e saída de mercadorias.

Um sistema ERP pode ajudar a controlar melhor o estoque, contornando esses problemas e otimizando o fluxo de informações entre estoque e financeiro, tendo reflexo direto no fluxo de caixa.  

5. Entenda cada momento do ano para seu negócio

A sazonalidade é uma análise baseada em momentos passados e na experiência que sua empresa já tem ao lidar com determinados momentos ao longo do ano.

Uma boa dica para otimizar o fluxo de caixa é entender a sazonalidade para o seu negócio. Em determinados momentos, a procura pode aumentar ou diminuir, e isso requer que você adote novas estratégias comerciais, como promoções e ações de marketing.

Em épocas específicas, existem certas tendências que podem te dizer o que fazer. O planejamento para essas datas deve ser feito com antecedência, de preferência já no início do ano. Não deixe para abastecer o estoque em cima da hora, pois além de mais custoso, isso pode oferecer o risco de falta de disponibilidade caso a entrega atrase.  

6. Trabalhe a inadimplência dos clientes

Com o fluxo de caixa, são consideradas informações como pagamentos a serem recebidos em datas futuras. Porém, se esses valores não caírem na conta da empresa, existirá um desfalque.

Clientes inadimplentes sempre existirão, mas cabe a você saber trabalhar com isso da melhor forma possível.

Invista em um bom sistema ERP que ofereça uma análise de crédito concisa e verdadeira. Além disso, ofereça soluções e alternativas aos clientes inadimplentes para que eles consigam pagar suas dívidas. Antes de repassar a dívida para instituições de proteção ao crédito, tente negociar diretamente com o cliente. Isso pode se provar altamente benéfico, além de ser bem mais rápido receber do cliente do que ter que intermediar essa negociação.  

7. Renegocie com seus fornecedores

Mais uma dica para otimizar o fluxo de caixa é a renegociação de contratos com os fornecedores. Isso é especialmente válido no caso de não ser possível reduzir custos com despesas.

Você deve levar em conta não somente os fornecedores de produtos e mercadorias, mas também os de serviços, como internet, corretoras de seguros, administradores de crédito, entre outros.

Seus fornecedores provavelmente estarão dispostos a renegociar a maioria dos contratos, devido à competitividade do mercado e à concorrência.

Busque descontos, termos mais favoráveis ou melhores condições para pagamento.

Você só deve cogitar a possibilidade de trocar de fornecedor caso encontre resistência com o atual e não encontre outra alternativa. Mas leve em consideração que isso requer planejamento e ciência por parte da sua equipe. Portanto, prefira sempre a renegociação de contratos.  

Como contornar prejuízos do fluxo de caixa? 

Você pode fazer isso manualmente, sendo assim, sempre que houver um saldo negativo é necessário que seja feita a análise de todo o fluxo e assim descobrir os motivos daquele erro de projeção.

Fique sempre atento ao capital de giro, às previsões de recebimentos e seus possíveis atrasos que impactam nas contas à pagar e geram juros, também verifique se houve falhas de fluxo causadas por compras de estoque feitas com base nas vendas do mês anterior. 

• Para melhores resultados, conte com um software de gestão empresarial

O software de gestão sinaliza possíveis contratempos relacionados ao fluxo de caixa, possibilita a análise com a Curva ABC, centraliza todo o controle de contas a pagar e a receber e possui relatórios disponíveis para que sejam observados sempre que necessário. 

Inclusive, com o RZ Business é possível receber alertas personalizáveis para ter ainda mais controle do que ocorre em seu negócio. Você ainda tem dúvidas sobre a importância de um software de gestão para a sua empresa? Clique aqui e solicite uma demonstração gratuita, sem compromisso, e veja como o nosso sistema pode ajudar a sua empresa a crescer cada dia mais.