A tecnologia pode encantar ou mesmo espantar as pessoas. Isso acontece tanto pelo poder que ela possui quanto pela dúvida que ela pode despertar. No mundo corporativo, quem ainda ganha ressalvas são os softwares de gestão.

Por que isso acontece? O mundo dos negócios, apesar dos grandes avanços sociais e tecnológicos, ainda tem um quê tradicionalista. Esse comportamento impede empresas de se lançarem nas tendências e buscarem acompanhar os novos movimentos.

Mas, muito do que se fala é balela. Histórias construídas para confundir, criadas por quem não conhece ou não tem confiança naquilo que é posto à sua frente. 

Neste post, vamos desconstruir algumas dessas histórias e mostrar o que você pode estar perdendo ao não usar softwares de gestão.

Você realmente sabe o que são softwares de gestão?

Para começo de conversa, você sabe mesmo o que é um software de gestão? Softwares de gestão, sistemas de gestão, ou simplesmente ERPs (do inglês, Enterprise Resource Planning) são sistemas que integram, em um só ambiente, os diversos setores que compõem uma empresa, com todas as informações que lhes são específicas.

Com ele, gestores conseguem ter uma visão 360º das operações da companhia, assegurar maior produtividade aos seus times, obter relatórios de desempenhos mais confiáveis e tomar decisões de forma mais ágil e assertiva.

Esses softwares podem ser utilizados na sua versão física, com maquinário da empresa, ou por meio da tecnologia de cloud computing. Nesse caso, toda a massa de armazenamento e processamento é disponibilizada através da internet.

Quais dessas mentiras sobre softwares de gestão você já ouviu?

Como você pode ter percebido, o uso de sistemas de gestão, principalmente quando operáveis em nuvem, oferecem grandes vantagens. Mesmo assim, muitos mitos rondam essas soluções, em ascensão, mas ainda desconhecidas por muitas empresas.

A seguir, vamos desconstruir algumas dessas estórias para que você crie um novo olhar sobre essa ferramenta tecnológica que tem muito a agregar a seu negócio.

#1: “ERPs só funcionam para empresas de grande porte”.

Não é porque sua empresa é pequena que você precisa pensar pequeno também. 

ERPs existem para unificar áreas, otimizar processos e fornecer dados de forma mais organizada. Logo, isso pode existir em qualquer empresa, seja de qual porte ou segmento for.

Inclusive, esse mito cai por terra com alguns números. O Portal ERP realizou uma pesquisa acerca do uso de ERPs nas empresas e chegou aos seguintes dados:

• pequenas empresas (faturamento entre R$ 2,4 mi e R$ 16 mi ao ano) representam 21,17% do mercado que utiliza essa solução. 
• médias (R$16 mi a R$90 mi) somam 19,34%, 
• médias para grandes (R$ 90 mi a R$ 300 mi), 25,73.
• grandes (acima de R$ 300 mi) chegam a 16,49%.

Como você pode perceber, há mais empresas de pequeno porte utilizando softwares de gestão em suas operações que empresas de médio porte e mesmo de grande porte.

 #2: “Software de gestão é tudo igual.”

Outra grande balela quando o assunto é sistema de gestão integrado. No Brasil, há em operação cerca de 340 ERPs, considerando as modularizações comuns à mesma marca. Portanto, seria leviano dizer que todos são iguais. 

Além disso, os softwares de gestão foram desenvolvidos para atender às necessidades da empresa. Para isso, eles contam com a possibilidade de adaptação, ou seja, empresas distintas podem usar o mesmo ERP mas com módulos e funcionalidades diferentes.

Na pesquisa citada anteriormente, implantação de novos módulos e customização de processos não aderentes ao ERP padrão figuram entre os motivos para novos investimentos no futuro.

Vale citar também que a mesma marca pode desenvolver linhas diferentes para setores diversos, como postos de combustíveis, supermercados, indústria ou food service.

#3: “É muito caro e não tem retorno”.

Essa é uma percepção cristalizada, mas que varia muito diante das circunstâncias. Obviamente, diante de centenas de possibilidades de produtos no mercado, os valores podem variar bastante. 

É possível investir apenas R$ 10 mil em dois anos, considerando custos com licenças, implantação, manutenção, customização e treinamento, como também R$ 5 milhões.

O valor de um sistema de gestão flutua conforme a marca, o modelo, e a necessidade de modalização da solução. Quanto mais setores estiverem integrados, maior será o pagamento recorrente.

O Retorno Sobre o Investimento (ROI) se calcula com base naquilo que você ganhou desde que implantou o ERP. Ou seja, otimizou o processo, aumentou a produtividade, reduziu falhas operacionais, custos e despesas.

Colocando tudo na ponta do lápis, logo percebe-se que você tomou a decisão correta.

#4 “Softwares de gestão demoram muito a ser implementados”.

Mudanças de processos e mindsets costumam demorar, principalmente quando o outro lado não está disposto. Ou seja, se seu time está aberto às mudanças, toda essa jornada é encurtada.

Vale lembrar que a implementação do software por si só não é demorada. O que tende a tomar mais tempo é o processo de personalização do sistema, para atender às demandas da empresa, e o treinamento da equipe.

Portanto, existe certa caminhada até que todo o sistema esteja atendendo ao que a empresa precisa e todos os usuários aptos a utilizaram a solução sem apoio do suporte.

#5 “É difícil de usar. Meu time não aprenderia facilmente”.

Com o desenvolvimento de novos estudos e, claro, o feedback dos clientes, os softwares de gestão estão constantemente mudando, justamente para oferecer a melhor experiência aos usuários.

Muitos trazem telas limpas, processos intuitivos e dashboards que apresentam as informações mais importantes logo no começo da navegação.

Além disso, no momento da implantação, é possível realizar treinamentos com todos da empresa que irão utilizar o software, justamente para mostrar o bê-a-bá de uso e tirar as dúvidas que poderão surgir no dia a dia.

#6 “Minhas informações não estão 100% seguras”.

Para que você precisa de um ERP? Além de aperfeiçoar a gestão do negócio, para unificar suas informações e ter acesso a elas a qualquer momento. Essas são uma das premissas básicas de qualquer software de gestão integrado.

Logo, é obrigação das empresas de software construírem um ambiente totalmente seguro, afinal, se está lidando com dados financeiros, fiscais, pessoais, enfim, informações sensíveis por todos os lados.

Cada vez mais as empresas desenvolvedoras estão se preocupando em manter a segurança dos clientes, por isso, os investimentos em ferramentas de segurança e novas tecnologias, como a nuvem, são exponenciais.

#7 “Planilhas são suficientes”.

Já ouviu falar do “sistema avançado de planilhas”? Essa é uma piada bastante comum no mundo dos negócios que está diretamente relacionado ao uso exacerbado de planilhas.

Elas são boas, realmente, mas têm suas limitações e pormenores. Planilhas ficam salvas em rede, diretórios ou mesmo nas máquinas dos funcionários, o que as tornam alvos fáceis de vírus ou de deletes. 

Além disso, um ERP não serve apenas para compilar informações, ele vai além. Compila, compara, mostra em dashboards, constrói o ambiente certeiro para tomada de decisão.

4 razões para investir em softwares de gestão na sua empresa

Para ficar mais claro a importância dos softwares de gestão nas empresas, elencamos aqui alguns benefícios que eles trazem para o negócio no dia a dia.

Gestão centralizada

Todas as operações da sua empresa ficam centralizadas em uma única plataforma. Ou seja, informações referentes aos setores financeiro, fiscal, contábil, compras, vendas, pessoal e até mesmo jurídico, por exemplo, são salvas e organizadas em um único lugar.

Isso permite que os gestores tenham acesso – com as devidas permissões – a informações completas tanto do próprio setor quanto de setores correlatos.

Otimização de rotinas operacionais

Um software de gestão permite que diversas tarefas rotineiras de setores diversos se tornem mais práticas ou inteiramente automatizadas. 

Auditoria de contas a pagar e a receber, conferência de fechamento de caixa, conciliação de vendas em cartão ou outros meios de pagamentos digitais, como Pix ou carteiras digitais, balanço de estoque, gestão de documentos, entre outras atividades são as mais impactadas quando se contrata um ERP.

A lógica é simples: quanto mais tarefas forem otimizadas, mais produtivo os times serão, pois eles cumprirão suas atividades com mais agilidade e assertividade. Dessa forma, terão mais tempo e energia para lidar com outras atividades antes deixadas de lado.

Acompanhamento à distância

Quando estamos falando de softwares de gestão que operam por meio de nuvem, os gestores têm muito menos esforço na hora de conduzir suas operações. 

Isso porque um ERP em nuvem permite que qualquer usuário tenha acesso às informações da empresa de qualquer lugar, a qualquer momento, desde que por meio de um dispositivo conectado à internet. 

Essa é uma das grandes vantagens de um software de gestão em nuvem: você não precisa estar na empresa para cuidar dela.

Redução de custos

Sempre que melhorias são pensadas para uma empresa, não é incomum os gestores pensarem: teremos gastos com isso? Faremos alguma economia? Quanto ganharemos? 

Essas discussões são válidas, afinal empresas foram feitas para gerar lucro, otimizando o máximo possível seus recursos. Um software de gestão, portanto, combina bastante com esse sentimento, pois ele impacta diretamente e positivamente no cofre da companhia. 

Primeiro, deve-se entender que com uma solução em nuvem, que funcione apenas por meio da internet, os custos com infraestrutura diminuem bastante. 

Além disso, o time se torna mais produtivo, já que certas rotinas serão automatizadas. Isso impacta diretamente na folha de pagamentos, pois você não precisará contratar mais gente e ainda produzir mais com as pessoas que já têm.

Agora que você já desconstruiu os mitos sobre softwares de gestão e já viu alguns nos tantos benefícios dos ERPs para os negócios, que tal conhecer as nossas soluções para os segmentos de Posto de Combustíveis, Loja de Conveniência, Varejo Alimentar e Food Service. Basta clicar aqui e solicitar uma demonstração gratuita, sem compromisso!