Um sistema de gestão é um dos principais aliados do empresário atualmente. Com ele é possível ter análises estratégicas do negócio em poucos cliques e ainda automatizar os processos da sua empresa.
A descentralização dos processos operacionais e atividades de gestão podem se tornar grandes vilões para a produtividade e para o crescimento das empresas, por isso a automatização dessas atividades é tão importante.
Quanto mais tempo você tem para se dedicar às atividades estratégicas, deixando toda a parte operacional automatizada, maiores serão os seus resultados e o crescimento exponencial da sua empresa.
O que é um sistema de gestão?
Um sistema de gestão é um programa que centraliza e gerencia as principais atividades e setores das empresas, e ainda automatiza vários processos operacionais de forma simples e inteligente. Entre suas funções, podemos citar:
- Realizar o controle financeiro do seu negócio
- Gerenciar produtos disponíveis no estoque
- Registrar compras e vendas
- Gerar relatórios estratégicos para a tomada de decisão.
Também é comum chamarmos esse tipo de programa de ERP, que significa Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos da empresa.
As funcionalidades do sistema de gestão são diversas, e vamos trazer neste conteúdo os principais motivos para adotar esse sistema em seu negócio.
7 motivos para adotar um sistema de gestão
1. Integração entre as áreas da empresa
Nas empresas que ainda não utilizam um software para a gestão, é comum que haja problemas de comunicação e falta de sinergia entre os setores, que acontece porque os colaboradores não possuem uma visão integrada da empresa.
Portanto, eles ficam sem dados para consultar se algum produto saiu do estoque ou se um cliente recebeu a nota fiscal, por exemplo.
Quando as empresas investem na implantação de um bom sistema de gestão, esses problemas são mitigados, pois todos os processos são integrados e os funcionários conseguem acessar as informações de forma centralizada, tendo uma visão do todo: financeiro, estoque, vendas e outros.
2. Automatização de processos
Com a automatização, os processos das empresas se tornam padronizados e consistentes, e assim otimizamos a gestão de toda a cadeia produtiva.
Exemplificando esse processo de automatização, quando informações de venda de determinado produto seguem para o setor financeiro, ele automaticamente emite notas fiscais e boletos para o cliente e envia um comunicado ao estoque, que por sua vez realiza a baixa do produto.
Também podemos realizar a automação da criação do fluxo e controle de caixa, estruturação de relatórios e emissão de documentos. Esse e outros processos podem ser facilmente automatizados com o uso do sistema de gestão certo para a sua empresa.
3. Redução de falhas humanas com o sistema de gestão
Quando as empresas adotam um sistema de gestão, as tarefas repetitivas e manuais deixam de ser realizadas pelos colaboradores, e há uma expressiva redução de erros provocados por falha humana.
Um documento registrado incorretamente pode gerar problemas com o fisco, por exemplo,
e um software de gestão irá resolver essas questões e aumentar a eficiência operacional.
Dessa forma, o seu time poderá manter o foco em atividades mais criativas e que exigem concentração, e deixam as tarefas repetitivas e cansativas para o software de gestão.
4. Tomadas de decisão com base em dados
As tomadas de decisão nos negócios precisam ser cada vez mais baseadas em dados, e um sistema de gestão irá trazer todas as informações necessárias para analisar a saúde da sua empresa em poucos cliques. Você terá visões como:
- Faturamento e crescimento mês a mês
- Histórico e gargalos de estoque
- Fluxo de caixa
- Gestão de contas a pagar e receber
Com todos os relatórios e análises, ficará muito mais fácil tomar as decisões certas no momento certo, contribuindo para o crescimento da sua empresa.
5. Previsibilidade de estoque
Sem um sistema de gestão, você precisaria controlar seu estoque por meio de planilhas ou outros métodos manuais, e voltamos ao ponto da falha humana e da falta de visibilidade em tempo real para o time.
O seu software de gestão irá controlar todo o seu estoque, realizar as baixas automaticamente e ainda trazer insights de venda. Você poderá realizar uma ação promocional de um produto que está há muito tempo no estoque, por exemplo.
Além disso, você ainda terá a visão dos vencimentos dos produtos em poucos cliques e o histórico de saída.
Assim podemos saber se existe um comportamento sazonal de compra de determinado produto e ter a previsibilidade necessária para comprar mais ou menos itens ao longo de tempo.
6. Controle de contas a pagar e a receber
É essencial para sua empresa ter a visão de todas as contas a pagar e a receber. Dessa forma você pode se planejar a médio e longo prazo e antecipar a necessidade de capital para arcar com as despesas previstas.
Sua empresa ainda não corre o risco de esquecer os prazos de pagamento de fornecedores e pagar multas, pois todas as contas a pagar estarão programadas.
Com o fluxo de caixa automatizado, você também terá o cadastro das vendas efetuadas e a previsibilidade de recebimentos. Isso facilita o planejamento financeiro e proporciona mais organização para a sua empresa.
7. Controle Fiscal e Tributário
A gestão tributária e fiscal também são grandes preocupações dos empresários. É preciso ficar atento ao pagamento dos impostos e ter estratégias para reduzir custos e ainda gerenciar a emissão e controle de documentos fiscais, em seus mais variados modelos.
Um software de gestão é desenvolvido de acordo com as regras e legislações fiscais e financeiras. Ele sempre está atualizado com as exigências e simplifica o processo de entrega das obrigações fiscais de sua empresa, como: Sintegra, SPED Fiscal, XML de notas fiscais emitidas e Inventário anual.
Não faltam motivos para sua empresa adotar um sistema de gestão e aumentar a produtividade. Mais importante ainda é encontrar a melhor opção para o seu negócio.
Se você ainda está em dúvida sobre qual o melhor sistema para a sua empresa, solicite agora uma demonstração do RZ Business, o sistema de gestão desenvolvido de acordo com as necessidades da sua empresa.
