Empreender no mundo atual exige muitas habilidades, principalmente quando falamos em gestão empresarial. No segmento de postos de combustível não é diferente, e é bastante comum que até os empresários mais experientes cometam alguns erros de gestão no posto que podem prejudicar a rentabilidade do negócio.

É muito importante identificar onde você pode estar falhando em seu processo de gestão e encontrar formas para reverter esse cenário rapidamente. Para te ajudar nesse desafio, nós preparamos este conteúdo com 5 pontos que os empreendedores mais costumam pecar.

5 grandes erros de gestão no posto de combustível

Erro 1: Não fazer o controle de estoque

Manter o estoque organizado facilita na identificação dos produtos que mais foram vendidos, a controlar a data de vencimento e, ainda, o capital de giro do seu posto. Quando se tem um estoque organizado, é possível analisar os hábitos dos consumidores e as necessidades do mercado, além de que, por meio do controle de estoque, é mais fácil de identificar a organização de mercadoria, realizar os pedidos de compras e saber onde encontrar cada produto com mais facilidade.

O controle de estoque une tecnologia, organização e disposição de produtos. Quando não se estabelece essa atividade, o setor administrativo não consegue quantificar e nem avaliar as entradas e saídas, perdendo o total controle sobre o que foi vendido ou não. Assim, como consequência, pode existir a compra de produtos que já existem em excesso, perda por vencimento e descontrole nos pedidos.

Erro 2: Falta de controle do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o nome que se dá para o montante de dinheiro que se encontra no caixa da empresa. Ou seja, fluxo de dinheiro que é recolhido e gasto em um determinado tempo. Quando não é feito o fluxo de caixa, o gestor fica “às cegas”, não sabe o quanto vendeu no dia e, ainda, pode ficar sem troco no caixa.

A prática de vender fiado, sem o cadastro dos clientes, também pode prejudicar o seu fluxo financeiro, pois você não terá visibilidade e provisionamento dos recebimentos futuros, e esta é uma falha muito grave.

Em finanças, fluxo de caixa é fundamental, pois além de organizar os registros, ganhos e saídas, os gestores conseguem ter conhecimento sobre os fatos e estabelecer um planejamento para o posto de combustível.  Assim, o sistema de controle traz uma visão ampla e clara sobre a empresa e seu futuro.

Erro 3: Não controlar contas a pagar

Um dos principais erros de gestão no posto é deixar de criar um planejamento de pagamentos e vencimentos, o que é fundamental para obter uma organização contábil e administrativa. Você precisa contar com um sistema que controle todas as datas, além de estruturar a gestão de gastos e tornar possível o acesso rápido a documentos judiciais e contábeis, como notas fiscais, declarações e contratos. 

Ter uma data exata para realizar os pagamentos do posto e um controle de fornecedores, auxilia na organização interna e evita o pagamento de multas e juros, fazendo com que os processos sejam mais assertivos.

Controlar os gastos também é fundamental para a saúde financeira de qualquer negócio. Por isso, quando se gerencia por meio de um sistema de gestão, é possível avaliar e analisar os pontos de melhoria, investimentos e gastos excessivos que podem ser reduzidos. Essas métricas são essenciais para o crescimento sustentável da empresa. 

Erro 4: Não conciliar cartões

Para conquistar e fidelizar clientes, e ainda aumentar as vendas, é importante fornecer diversas formas de pagamento. O uso do cartão torna o atendimento mais ágil, seguro e eficiente, e é uma das principais formas de pagamento utilizadas pelos consumidores. No entanto, muitos negócios ainda saem no prejuízo ao não realizar a conciliação de cartões com as operadoras.

O que pode acontecer é que, durante o repasse financeiro para as empresas, aconteçam algumas divergências no processo e nas taxas acordadas com as operadoras, e o seu posto pode estar perdendo dinheiro se não realizar a conciliação desses recebimentos.

De acordo com informações do Infovarejo, cerca de 3% de todas as vendas são perdidas devido a falhas na conciliação dos pagamentos, e em um segmento de postos de combustível, onde a margem muitas vezes pode ser baixa, esse valor faz toda a diferença no seu negócio.

A boa notícia é que existem formas de realizar essa conciliação automaticamente, sem gastar o seu tempo e de seus colaboradores.

Erro 5: Esquecer-se das métricas de desempenho

Saber estabelecer metas, registrar valores, precificar, analisar vendas, ROI (retorno sobre investimento) e fluxo de caixa são apenas alguns dos conhecimentos básicos para a gestão de empresas. Construir um negócio sólido e rentável exige análises a curto e longo prazo. Isto é, por meio de dados financeiros e análise quantitativa, os gestores conseguem construir métricas de desempenho e crescimento, tanto interno quanto externo, o que irá impactar desde a contratação de funcionários até a ampliação de novas unidades do seu negócio.

Monitorar os indicadores de desempenho auxilia na saúde financeira do seu posto e na previsibilidade necessária para se antecipar a possíveis crises econômicas. Os dados de venda, lucratividade e performance geral devem ser analisados, no mínimo, uma vez ao mês para servir como parâmetro para o seu plano estratégico do mês seguinte.

Leia também: 4 indicadores de desempenho para você medir o sucesso do seu negócio

Importância da gestão, agilidade e organização em postos de combustíveis

Identificar alguns dos erros de gestão mais frequentes e suas consequências para as empresas pode te auxiliar a não cometê-los, além de aumentar a produtividade e da rentabilidade do seu negócio. 

Nos postos de combustível, uma das grandes dificuldades encontradas pelos gestores com certa frequência é a centralização dos dados para a análise gerencial, principalmente quando se tem uma rede de postos, o que torna a gestão ainda mais desafiadora e propensa a erros.

Assim, se há uma dinâmica moderna e tecnológica para realizar a gestão gerencial, é possível estruturar toda a empresa com excelência, realizar a gestão à distância e ainda reduzir gastos que não estavam mapeados e podem ser desnecessários.

Portanto, uma gestão eficiente reduz riscos, problemas fiscais, aumenta a competitividade de mercado e, ainda, amplia o poder estratégico dos postos de combustíveis.

Agora que você já conheceu cinco erros de gestão no posto de combustível que acontecem com certa frequência, conta pra gente nos comentários, como você fez para driblar a situação e reduzir seus impactos? Aproveite e assine agora a nossa newsletter para receber conteúdos relevantes sobre gestão, inovação e estratégias para postos de combustíveis!