Fazer a gestão de postos de combustível pode parecer uma tarefa difícil para muitos empresários por conta da complexidade deste tipo de negócio. Muitos são os processos a se preocupar: carregamento de combustível, estoque de produtos não-combustível, controle de ponto de funcionários, contas a pagar, contas a receber, pagamentos em cartão, e muito mais.
E, em cada um desses processos, há uma série de subprocessos e de detalhes que precisam ser levados em consideração na hora de tomar decisões.
São esses detalhes que farão a diferença na hora de conduzir um negócio para um ambiente de crescimento e sustentabilidade. No entanto, como você consegue enxergar com riqueza de detalhes cada operação do seu negócio?
Uma das formas de se alcançar essa visão é por meio da utilização de dashboards, painéis de controle que retratam de forma fiel e em tempo real o que se passa no seu negócio.
Continue lendo este artigo e entenda de que forma os dashboards podem descomplicar a gestão da sua empresa.
O que torna a gestão de postos de combustível complexa
Os postos de combustível são um ambiente complexo, e o gestor precisa prestar atenção em uma série de processos para fazer com que o negócio ande e não tenha surpresas no dia a dia.
Como já mencionamos, muitos são os processos de um posto que, se não observados atentamente, podem gerar sérios prejuízos. A seguir, elencamos alguns dos principais pontos a serem observados para fazer uma gestão de postos de combustível da melhor forma possível.
Gestão de estoque
Em qualquer empresa que lida com comercialização de produtos, a gestão de estoque é fator determinante para a sua sobrevivência. Isso porque, se feita da forma errada, pode prejudicar toda a cadeia de vendas.
É por meio dela que os gestores podem acompanhar de perto o que precisa ser comprado e o que precisa, imediatamente, ser vendido para não ficar estocado e gerar perdas financeiras.
O pior problema pelo qual um posto pode passar é ficar sem combustível para oferecer ao cliente, seja de qual tipo for.
Quando você não sabe como anda esse fluxo de entradas e saídas, a dor de cabeça é inevitável. Dessa forma, ao deixar de oferecer o que o cliente quer, você gera descontentamento e baixa lucratividade. Por outro lado, também pode ter produtos demais em estoque, prejudicando o fluxo de caixa.
Produtividade da equipe
Seu posto tem frentistas ou vendedores? Se sua resposta for “vendedores”, você está no caminho certo. No entanto, se for “frentistas”, você com certeza está perdendo dinheiro e todo o potencial que pode extrair dos seus colaboradores.
Quando fazemos essa relação entre frentistas e vendedores é porque o seu posto é um grande celeiro de produtos e serviços que podem ser oferecidos aos clientes, mas estes não vão buscar isso sozinhos, eles precisam de uma ajuda.
Por isso, todo frentista pode se tornar um grande vendedor; ele só precisa do treinamento e motivação adequados para isso. E ser vendedor em posto de combustível significa observar bem o cliente, investigar possíveis problemas que seu veículo pode sofrer, oferecer produtos que são necessários, mas muitas vezes deixados de lado, entre outras ações.
Quando você faz isso e acompanha de perto a performance na pista por meio dos números, a gestão de postos de combustível leva um salto no que diz respeito às vendas e à produtividade da equipe.
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Obrigações contábeis e fiscais
Como está o compliance do seu posto? Primeiro, se você não sabe o que é isso, sugerimos a leitura deste artigo, que vai explicar direitinho do que se trata.
Em resumo, compliance é o atendimento às normas internas e externas da empresa. Isso inclui, principalmente, a confecção de todos os documentos fiscais e tributários que garantem que a empresa continue em operação.
Na gestão de postos de combustível, esse assunto deve ganhar atenção redobrada, pois são muitos os documentos que precisam ser elaborados para que o posto siga operando, atendendo às normas trabalhistas, fiscais e, claro, ambientais.
Ter uma visão clara do andamento de elaboração desses documentos, bem como dos números que eles trazem, é essencial para todo gestor. Atento a essas informações, ele fica por dentro dos custos com tributos, impostos, folha, entre outros, como também de toda a receita gerada.
Controle das vendas
Este ponto é crucial para qualquer empresa, afinal não dá para sobreviver se não vender. Você, certamente, já deve ter se perguntado em algum momento: “minha empresa realmente está vendendo o tanto que deveria?
Um estudo do Sebrae, realizado em 2020, detectou que o baixo volume de vendas foi o responsável por 20% dos fechamentos das empresas naquele ano. Esse dado mostra que se a empresa não vende, ou não tem clientes, o destino é um só: a falência.
A falta de clientes, e consequentemente de vendas, se dá por vários fatores e que muitas vezes vão além das possibilidades dos gestores, no entanto há como prevenir, remediar e antecipar esse problema.
Essas ações só são válidas quando você acompanha de perto as suas vendas e analisa os cenários de modo a antever possíveis pontos fora da curva. Os dashboards e relatórios são essenciais para auxiliar nesta missão.
Leitura de dados
Postos de combustíveis são um celeiro de números e mais números. Gestores que não sabem lidar com eles ficam perdidos, logo, podem levar o negócio à ruína.
Os dados existem para mostrar um recorte da empresa e indicar para onde ela está indo. Ter em mente essa ideia é fundamental, pois se os números não estão bons, é sinal de que algo precisa melhorar.
O ideal é deixar a papelada e as planilhas de lado e contar com dashboards para ler e interpretar esses dados. São essas ferramentas visuais que vão facilitar a compreensão sobre o que está acontecendo com a sua empresa e te indicar as decisões a serem tomadas. Confira mais a seguir.
Dashboards: uma maneira de potencializar a gestão de postos de combustível:
Em meio a tantos problemas, os gestores precisam de uma ferramenta que, de fato, potencialize a gestão do seu posto. Hoje em dia, graças aos avanços tecnológicos e à capacidade de inovação das empresas, muitos recursos surgiram para ajudar nessa missão.
São diversas ferramentas e instrumentos que, em maior ou menor grau, servem para auxiliar na gestão dos dados e informações do negócio e conduzir os gestores a um só objetivo: o sucesso.
Entre essas ferramentas estão os dashboards. Eles são um conjunto de indicadores que mostram a realidade da empresa no período relatado, oferecendo métricas e dados que vão balizar a tomada de decisão.
São como painéis de controle, pois oferecem uma série de informações que retratam fielmente o momento da empresa, ou mesmo do setor ou processo.
Você deve estar se perguntando: “Mas como esses números vão ajudar o meu negócio a crescer ou a eliminar gargalos?”. Respondemos a seguir!
5 dicas para usar dashboards na gestão de postos de combustível de forma inteligente
Podemos dizer que não basta apenas ler os números, eles precisam ser interpretados. Mas, para interpretá-los, você precisa saber como usar essa série de dashboards que são extremamente importantes para o seu negócio, em todos os aspectos.
Confira algumas dicas para usá-los da melhor forma.
Use os dados para tomar decisões estratégias
Independentemente do dashboard gerado, os números lá apresentados dizem respeito a determinado cenário, logo indicam se o objeto em análise está bem ou precisando de atenção.
Portanto, atente-se ao que está sendo apresentado para tomar a melhor decisão com base em dados, não em suposições, e garantir que sua empresa caminhe para o rumo correto.
Organize as informações de forma clara e intuitiva
Os dashboards são relatórios visuais cujo objetivo é garantir uma melhor visualização dos resultados de determinado processo. Logo, eles precisam ser bastante claros e intuitivos.
Isso significa dizer que, ao montar um dashboard, preocupe-se em deixar apenas as informações que realmente façam sentido e que vão te ajudar a analisar o cenário.
Cruze informações de setores e/ou processos diferentes
Criar dashboards mistos é uma excelente maneira para ter uma visão 360° da sua empresa.
Isso significa monitorar o nível de atendimento na pista e mesclá-lo com os dados de vendas de produtos não-combustível, por exemplo. Se você observar que está havendo muito abastecimento, mas pouca venda de óleos, filtros, etc., é sinal de que seus frentistas estão precisando de um treinamento de vendas.
Compartilhe com demais gestores
Ninguém consegue prosperar sozinho; no mundo corporativo, principalmente. Por isso dizemos que a gestão de postos de combustível, e de qualquer outra empresa, só pode obter sucesso quando é compartilhada.
Leve os dashboards a outros gestores, compartilhe os dados, instigue a interpretação, para que, juntos, possam interpretá-los de maneira mais adequada e pensar nas melhores estratégias para a empresa.
Tenha os painéis na palma da mão, quando quiser
Outro ponto bastante importante na hora de se trabalhar com dashboard é ter acesso a eles quando e onde quiser.
Isso pode ser feito por meio de softwares de gestão que operam em nuvem, como é o caso do Adaptive Business. Há também a opção de sites responsivos e customizados para apresentar aos gestores de forma clara e simples os dashboards da empresa.
Tendo essas informações onde estiver e quando quiser, fica muito mais fácil acompanhar seu negócio de perto, mesmo estando longe.
Quer entender ainda mais como os dashboards podem ser uma solução inteligente para a gestão de postos de combustível? Então, leia o artigo Dashboards: como funcionam e por que são importantes para o seu posto?.
Com essa leitura, você vai ter bons motivos para começar a usar gráficos e dados na gestão do seu negócio.
