Qual gestor não gostaria de definir e executar bem os seus processos, de modo a não ter preocupações? Automatizar rotinas no posto de combustível, como em qualquer empresa, pode significar muito mais produtividade, rentabilidade e lucratividade. Assim, para que isso aconteça, basta adotar um software de gestão integrado capaz de transformar os processos do negócio.

Existem centenas de opções de softwares no mercado. Todavia, você precisa escolher aquela que mais se adéqua ao seu modelo de negócio, bem como às suas necessidades. Isso porque, muitas são as rotinas no posto e é possível automatizá-las. Neste texto, vamos discutir um pouco a respeito.

10 dicas para automatizar rotinas no posto de combustível

Desenvolvemos o Adaptive Petros, nosso sistema de gestão integrado, especialmente para atender postos de combustíveis e lojas de conveniência. Por conta disso, o software identifica quais as necessidades desses setores e fornece uma série de módulos e funcionalidades que tornam a rotina mais produtiva.

À vista disso, listamos 10 processos que ficam muito mais fáceis após você automatizá-los no seu posto com o Adaptive Petros.

1. Controle de estoque

Todo posto precisa vender, tantos produtos combustíveis quanto não combustíveis. No entanto, é preciso ter cuidado para não comprar demais, que possa sobrar, nem de menos, que possa faltar.

Esse equilíbrio só é possível com um controle de estoque eficiente, e o Adaptive Petros pode ajudar você e o seu negócio nessa missão.

O gestor tem todas as informações essenciais para uma melhor gestão de estoque, que vai desde o planejamento, passando pelo inventário, acompanhamento em tempo real de entradas e saídas.

Com toda essa visão 360° sobre o estoque, o gerente consegue responder com segurança muitas perguntas, tais como: comprar mais para não faltar para o cliente? Fazer promoções para dar vazão a produtos estocados? É necessário mobilizar toda a equipe para fazer o inventário?

Assim, a tomada de decisão fica muito mais assertiva, sem prejudicar a saúde financeira do negócio nem o relacionamento com o cliente ou a produtividade dos colaboradores

2.Conciliação de Cartões

Um grande problema enfrentado por gestores de postos de combustíveis é não ter certeza se estão recebendo o valor correto pelas vendas realizadas por meio de cartões de crédito ou débito.

E essa dor de cabeça tem justificativa. Nas vendas em cartões, o valor pago pelo cliente não é o mesmo que chega na conta da empresa, pois há ainda as deduções realizadas pelas operadoras e bandeiras.

Para ter certeza desse pagamento, só mesmo com a conciliação de vendas. No entanto, esse processo, se feito manualmente, é bastante oneroso. Em resumo, o funcionário precisa organizar os comprovantes, conferir os valores do sistema, validar as informações da operadora, auditar as taxas e examinar os recebimentos na conta bancária.

Ao automatizar as rotinas do posto, todo esse processo é resolvido em poucos cliques. Com o módulo de conciliação de vendas em cartão de crédito e débito do Adaptive Petros, é possível auditar as taxas praticadas pelas operadoras, examinar chargebacks, conferir as vendas e a baixa dos cartões, controlar as divergências existentes entre o ERP e a operadora.

3.Pagamento de fornecedores

É natural falarmos constantemente que os clientes são a razão de ser de qualquer negócio, e sem eles o comércio não sobrevive. No entanto, diante desse discurso, muitas vezes se esquece da importância que os fornecedores têm para a empresa.

Dito isso, é importante lembrar que ter uma relação boa com os fornecedores significa angariar negociações mais atrativas, atendimento mais prestativo, agilidade no atendimento, e muito mais.

Por isso, o pagamento de fornecedores é um processo que precisa de muito cuidado. Automatizar essa rotina é essencial para evitar problemas e prejuízos financeiros.

O Adaptive Petros conta com uma funcionalidade chamada PagFor. Por meio dela, o Contas a Pagar pode ter mais controle sobre os pagamentos a serem realizados para todos os fornecedores do posto.

Entre as ações, é possível inserir todas as informações de pagamento, liquidar os pagamentos por lote e por contas e facilitar a comunicação entre solicitantes e aprovadores.

4.Preenchimento do Livro de Movimentação de Combustíveis 

O Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC) é um documento obrigatório que registra todas as entradas e saídas de combustíveis, bem como o estoque, no seu posto diariamente. 

Quando o gestor não preenche o LMC ou atrasa a entrega, pode sofrer sanções, como multas e até mesmo a interdição do estabelecimento.

Um ERP pode auxiliar na construção desse documento, pois ele já entrega todas as informações necessárias, como medição dos tanques, desde que tenha o MVC (Medidor Volumétrico de Combustível), volume de vendas, quantidade de combustível no estoque, entre outras.

Com todos esses dados facilmente em mãos, a confecção do LMC deixa de ser uma tarefa onerosa e passa a ser simples, sem percalços e com maior assertividade.

5.Cumprimento de outras obrigações fiscais para postos

Postos de combustíveis têm muitas obrigações fiscais a cumprir e, caso não ocorra, as penalidades podem ser bastante altas, com aplicação de multas e até interdição do estabelecimento.

Um ERP funciona, portanto, como uma importante ferramenta para automatizar e otimizar as rotinas do setor fiscal e contribuir para que furos não aconteçam. Afinal, a última coisa que qualquer empresa quer é ter problemas com o fisco.

Então, o Adaptive Petros cumpre essa missão e auxilia em muitos processos, como a emissão da Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (NFCe), a geração do SPED Fiscal, a construção do DRE, entre outros documentos.

6.Gestão a distância 

Gestor que preza pelo seu negócio não fica tranquilo quando está longe. Ele quer mesmo é estar próximo, ciente do que está acontecendo e convencido de que as coisas estão funcionando corretamente.

A gestão à distância é, portanto, um grande desafio para boa parte dos gestores; não para quem utiliza o Adaptive Petros no posto.

O software desenvolvido pela Adaptive utiliza tecnologia de cloud computing, ou seja, computação em nuvem. Isso significa que todos os dados referentes ao seu negócio não ficam armazenados em servidores físicos, e sim em servidores on-line.

Dessa forma, o gestor pode acessar dados atualizados referentes aos setores da empresa de qualquer lugar, a qualquer momento. Ele só precisa ter acesso à internet para fazer a gestão da sua empresa.

7.Gestão de documentos

Quando se quer automatizar rotinas no posto, uma das primeiras ações que gestores podem fazer, diz respeito à gestão dos documentos. Este, por sua vez, é um processo indispensável para as empresas, pois envolve a produção, curadoria, utilização e armazenamento de todos os documentos (físicos ou digitais) sobre o negócio.

Quando se utiliza um ERP para automatizar esse processo, todos os documentos deixam as pastas e arquivos e passam para o ambiente digital da nuvem.

Com a ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos do Adaptive Petros, eles são armazenados no servidor digital, podem ser facilmente encontrados e ficam mais seguros, pois exigem permissão de acesso e edição, o que impossibilita que sejam apagados deliberadamente. 

Vale ressaltar que, uma vez salvos em nuvem, dificilmente esses documentos se perdem. Uma realidade diferente da dos ambientes físicos, nos quais 1 a cada 20 documentos de uma empresa é perdido ou extraviado.

8.PDV Móvel  

Fazer o cliente descer do carro para pagar pode ser algo bem desconfortável para ele. Para promover mais agilidade e conforto, existe o PDV Mobile, uma versão móvel de frente de caixa desenvolvida pelo Adaptive Petros.

O PDV Mobile integra, via nuvem, o software de gestão com maquininhas de cartão por meio de um dispositivo móvel, como tablet ou smartphone. 

Dessa forma, o frentista realiza o processo de pagamento sem que o cliente saia do carro e emite o cupom fiscal direto do aparelho móvel, que funciona como uma unidade de controle.

Utilizar um PDV móvel vai além do processo de automatizar rotinas; significa também facilidade para gestores, já que as informações de venda também podem ser acompanhadas devido ao armazenamento em nuvem, praticidade para frentistas e segurança para clientes.

9.Monitoramento de indicadores e processos

Para tomar decisões, todo gestor precisa de informações. Essas informações precisam estar disponíveis a todo instante e sempre atualizadas. Isso é possível graças ao Adaptive Everywhere.

Trata-se de uma ferramenta de gestão mobile e on-line que traz dashboards com informações precisas e importantes para a tomada de decisões estratégicas com mais agilidade no negócio. 

Assim, o gestor consegue monitorar os indicadores de gestão, visualizar os resultados das áreas, acompanhar as informações de venda, entre outras ações.

Por sua vez, o Adaptive 360° auxilia na consolidação de alguns processos que fazem parte da rotina dos postos por meio do envio de notificações. 

Esse recurso emite alertas para o gestor sempre que algum processo de rotina necessitar de atenção, como divergência entre pedido de compra e NF, problemas no descarregamento de combustível ou falta de captura de medições diárias.

10.Gestão de grupos de empresas 

O Adaptive Petros foi desenvolvido para atender uma única empresa individual, como é também multiempresa. Isso significa que o software de gestão consegue integrar multigrupos de empresas distintas, como redes de postos com CNPJs diferentes.

Dessa forma, os gestores conseguem ter uma visão mais ampla do negócio, logo, tomar decisões mais assertivas. Ele pode, por exemplo, fazer o cadastro dos preços de forma unificada, centralizar as informações de fornecedores, acompanhar o fluxo de vendas, pagamentos, e até mesmo fazer o acompanhamento de fidelização de clientes. 

É possível transformar muitos processos com o sistema de gestão certo para o seu posto, automatizar rotinas é apenas a ponta do iceberg. Conheça o Adaptive Business e confira o quanto o seu negócio consegue ganhar em eficiência, produtividade e segurança. É só clicar aqui e agendar rapidamente uma demonstração gratuita.