Muitos gestores ainda não pararam para pensar que muitos dos problemas da rotina administrativa do posto se resolvem com uma simples decisão: a adoção de um sistema de gestão para postos de combustível.

Um Sistema de gestão para postos (ERP) com tecnologia de cloud computing é extremamente útil para qualquer empresa, pois, mais que integrar todos as áreas em um só ambiente, ele age para que se tratem as informações de forma clara e segura, a fim de promover uma tomada de decisão mais assertiva.

Há outros motivos pelos quais se deve adotar um sistema de gestão para postos. No entanto, neste artigo, vamos elencar alguns dos problemas que podem se resolver após você, gestor, tomar essa grande decisão.

Entenda como funciona um sistema de gestão para posto de combustível 

Um sistema de gestão para posto de combustível é uma ferramenta que torna possível planejar, analisar e controla toda a organização, ao centralizar e tratar informações administrativas e operacionais em um único ambiente.

Assim, um sistema de gestão para postos supre demandas que antes pessoas fariam. Logo, estariam passíveis de falhas humanas e atrasos na organização. Podemos elencar aqui a gestão de estoque, cálculo de impostos, comunicação entre filiais, entre muitas outras operações.

Um ERP, como também são chamados esses sistemas de gestão para postos, são responsáveis por centralizar as informações em um ambiente só, aumentar a produtividade de todas as equipes atendidas, otimizar rotinas operacionais, promover uma melhor gestão financeira e fiscal e reduzir custos.

Conheça 12 problemas dos quais o seu negócio se livra ao ter um sistema de gestão para posto de combustível

Otimizar tarefas, centralizar informações, gerar relatórios e prover uma visão ampla do negócio são bons motivos para adotar um sistema de gestão para posto de combustível.

Mas há muito mais. Se pensarmos em problemas específicos, perceberemos que os ERPs podem tratá-los e transformá-los em soluções para uma boa gestão. Vamos conferir sobre quais problemas falamos.

1: Vendas na pista desacompanhadas

Esse problema merece destaque, pois posto de combustível é um comércio, logo, precisa vender, tanto produtos combustíveis quanto produtos não combustíveis e serviços agregados, quando houver. Assim, não acompanhar essas vendas significa não ter certeza se, ao final do mês, o posto terá receita suficiente para honrar com os compromissos com fornecedores, pagar as contas administrativas, remunerar os colaboradores e, claro, gerar lucro.

Com um Sistema de Gestão para postos, esse cenário muda, pois o gestor consegue ter um panorama geral sobre todas as vendas que se realizaram, com uma série de especificações. Ou seja, ele consegue visualizar qual frentista/vendedor mais vende, quais os melhores dias, os horários de pico e toda a sazonalidade das vendas. 

Dessa forma, com ao acompanhar de perto as vendas na pista, inclusive com notificações por meio de alertas, o gestor pode pensar em ações que auxiliem no incremento das vendas, como metas para cada frentista, treinamentos direcionados ou promoções.

2: Atraso nas entregas das obrigações fiscais

Toda empresa tem uma série de obrigações fiscais a lidar para estar alinhada com as leis que regem o mercado. Os postos de combustíveis, por sua vez, não são exceção à regra.

Cumprir todas essas obrigações faz com que a empresa cumpra a normas vigentes e não tenha problemas com o fisco ou os órgãos regulatórios. E não são poucos os documentos e tributos que precisam de atenção: 

Entre os tributos, estão o PIS e COFINS e os impostos próprios do regime trabalhista, como Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

Os postos também precisam transmitir suas informações fiscais para a Receita Federal por meio do SPED Contábil e informar os valores dos impostos repassados por meio do Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR).

Há, ainda, a exigência da emissão da NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica) para os clientes.

Especificamente os postos também precisam preencher o Livro de Movimentação de Combustíveis, que é um documento que mostra que a empresa está seguindo todas as normas exigidas para o segmento.

Como um sistema para posto de combustível ajuda a fazer tudo isso? Um ERP voltado para postos emite todos esses documentos de forma simples uma vez que todas as informações financeiras e fiscais já estão guardadas no servidor.

Além disso, ainda emite alertas caso haja alguma divergência de informação ou os documentos estejam com o prazo de emissão atrasado.

3: Riscos de vazamento de combustíveis

O risco de vazamentos é um problema ao qual os postos estão sujeitos, a diferença entre eles vai ser o que fazem para evitá-lo.

Esses incidentes podem ocorrer por conta de vazamentos nas bombas de abastecimento, transbordamento dos tanques sem contenção, falhas na hora do carregamento, instalação incorreta dos tanques ou mesmo má manutenção destes após muito tempo de uso.

Para além do risco de incêndios, explosões e contaminação do solo e das pessoas, seu posto pode sofrer multas pesadas e ainda correr o risco de ser interditado.

Há muito a se fazer para evitar esse problema, e entre as soluções está a adoção de um ERP que se integre ao sistema de medição e monitoramento dos tanques de combustíveis.

Nesse cenário, você recebe alertas, a qualquer momento, sempre que algo estiver fora do padrão, como um vazamento iminente ou a identificação de avaria nos tanques.

4: Fraudes nas maquininhas de cartões

Infelizmente, algo muito comum nos postos de combustíveis são as fraudes em maquininhas POS. Colaboradores de má-fé se aproveitam das falhas na comunicação entre as máquinas de cartão e o sistema da empresa para realizar fraudes.

Um posto do Mato Grosso do Sul sofreu um rombo de mais de R$ 130 mil por conta desse problema. Os frentistas passavam o cartão e de imediato cancelavam a operação e embolsavam o dinheiro.

Como evitar isso? Uma das soluções – e a mais viável – é a conciliação de vendas em cartão. Muitos varejistas não sabem o que é conciliação e muitos do que sabem não a fazem direito.

Conciliação de vendas é o confronto das informações de venda registradas pelo sistema de gestão da empresa com as informações tratadas pelas operadoras de cartão e os valores creditados nas contas correntes.

Com uma boa ferramenta conciliadora, o gestor consegue identificar problemas como esse ocorrido no posto sul-mato-grossense. No caso, a ferramenta indicará todas as compras registradas em todos os ambientes: ERP, operadora e banco.

Se algo está fora do comum, o gestor é sinalizado para que seja feita alguma ação de correção. Portanto, um ERP que conta com esse instrumento já mitiga um problema que pode trazer sérios prejuízos financeiros à empresa.

5: Furos no fechamento de caixa

O fechamento de caixa é uma atividade rotineira, portanto deve ser feita com muito cuidado. Quando o funcionário esquece de fechar o caixa ou o faz de maneira inadequada, a conta no final do mês pode não bater.

Com um sistema de gestão para postos de combustível, o gestor tem um panorama de todas as movimentações financeiras realizadas ao longo do dia. É feita, ainda, a comparação com o fluxo de venda e as movimentações de estoque.

O sistema compila todas essas informações em relatórios gerenciais e os disponibiliza para o gestor a qualquer momento. 

Além disso, o ERP pode ser programado para enviar notificações ao gestor caso alguma operação não tenha sido realizada ou haja incoerências. Dessa forma, o gestor pode sinalizar o responsável e solicitar que resolva o problema.

6: Descontrole sobre o estoque

O estoque pode se tornar um grande problema para gestores se ele não for cuidado do jeito certo. Se há muitos produtos empacados, o posto mantém o dinheiro parado; se há poucos, acaba perdendo clientes por não oferecer o que eles precisam naquele momento.

Buscar o equilíbrio é essencial, e isso é feito a partir de uma gestão de estoque assertiva e responsável. 

Um software de gestão integrado para postos de combustíveis ajuda o gestor a resolver esse problema por meio do monitoramento completo do estoque. Assim, tem-se uma visão ampla do que está sobrando e do que está prestes a faltar diariamente.

O gestor tem, na palma da mão, informações sobre quantidades de produtos combustíveis e acompanha, em tempo real, a saída desses produtos por meio das vendas e as entradas por meio dos reabastecimentos.

Ele consegue, ainda, conferir se o que está nos tanques de fato corresponde ao que está registrado no sistema, o que abre margem para rastrear possíveis desvios, furtos ou consumos inapropriados.

7: Falta de acompanhamento a distância dos processos

A pandemia que se instaurou no mundo no começo do ano passado fez surgir uma nova demanda de trabalho: o home office, ou trabalho de casa. Assim, as pessoas tiveram que realizar suas atividades e cumprir com suas obrigações estando em suas residências ou qualquer outro local.

Em um posto de gasolina, o frentista não pode trabalhar de casa, mas o gestor pode. Daí, veio um problema: como fazer isso se todos os dados da empresa estão nos computadores da empresa?

Esse desafio pode ser superado quando se optar por um software de gestão que utiliza tecnologia em nuvem. Isso porque todos os processos, dados e informações ficam armazenados em nuvem, podendo ser acessados de qualquer lugar, a qualquer momento.

Logo, o gestor pode, da sua casa, ou de onde quer que esteja, acompanhar e gerir a gestão das rotinas operacionais e gerenciais do seu posto de combustível.

8: Falhas ou atrasos no cumprimento de processos de rotina

Estoque, vendas, pagamentos, muitas são as áreas de um posto em que há uma variedade de atividades de rotina. Se esses processos falham, toda a cadeia do negócio pode ser quebrada, trazendo prejuízos e dor de cabeça aos gestores.

Um ERP pode ajudar a ter um melhor acompanhamento dessas tarefas por meio de um sistema de alertas, que facilita a gestão, acompanhamento e controle dos processos por parte do gestor mesmo quando ele está longe ou envolvido em algum projeto que exija maior atenção.

Assim, o gestor pode ser avisado via notificação de qualquer evento que o ERP gerencia, como pagamentos próximos do vencimento, notas fiscais geradas em desacordo com a compra ou venda, descarregamento de combustível, entre outras tarefas diárias.

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9: Problemas nos pagamentos de fornecedores e colaboradores

O pagamento a fornecedores também pode se tornar uma grande e perigosa bola de neve quando não realizado da maneira correta. Mas não estamos falando apenas de inadimplência, mas de todo o processo que envolve cumprir com esse compromisso com os terceiros.

Entre os problemas que você pode ter, podemos citar o pagamento de boletos indevidos, a falha no acompanhamento das movimentações, descontrole sobre as informações de pagamento e, o mais delicado de todos, a quebra na confiança e no relacionamento com a empresa.

Um sistema para posto de gasolina ajuda nessa missão por conter módulos que são pensados exclusivamente para os processos que envolvem a rotina com fornecedores. Logo, no mesmo sistema você pode acompanhar todas as informações sobre as empresas com as quais seu posto se relaciona.

10: Relacionamento fraco com o cliente 

Você deve imaginar que um sistema para posto de combustível nada tem a ver com relacionamento com o cliente. Engana-se! Com as ferramentas certas, você pode unir toda a inteligência do sistema com funcionalidades externas para melhorar a forma como você enxerga e se relaciona com seu público-consumidor.

Programas de fidelização integrados ao seu sistema de gestão para postos são a melhor opção para atrair e manter os clientes na base e, assim, garantir um maior fluxo de vendas e, consequentemente, maior rentabilidade. Além disso, eles são capazes de atrair mais clientes e fortalecer a sua marca diante da concorrência. 

11. Inconsistência nas taxas das operadoras de cartão

Já falamos que as fraudes nas maquininhas são um grande problema para gestores de postos de combustíveis. No entanto, os problemas não param por aí. Outra grande dor são as cobranças indevidas realizadas pelas operadoras de cartão.

Como você sabe, quando um cliente paga via cartão de crédito ou débito, há uma série de taxas que são cobradas sobre o valor da compra efetuada. No final, o que cai na conta não é o mesmo que o cliente pagou. Em muitos casos, a operadora acaba cobrando mais – às vezes até de forma duplicada – pelas taxas acordadas em contrato. 

Assim, é possível perder dinheiro a cada compra sem nem perceber. A boa notícia é que esse problema pode ser sanado a partir da conciliação de cartões, que é uma das funcionalidades do sistema para posto de gasolina.

12. Falta de visão 360° dos números e processos

Um grande problema para qualquer gestor é não saber o que está acontecendo com o seu negócio, tampouco ter as informações certas e integradas para tomar as decisões a qualquer momento.

Por isso, é extremamente importante fazer uso de dashboards e relatórios gerenciais que mostram, em um único lugar e de forma clara e intuitiva, os números do seu negócio que mais importam.

Fluxo de caixa, vendas, valores que entram e que saem do posto, produtividade dos funcionários, estes são alguns dos indicadores que podem aparecer nesses dashboards e relatórios que nutrem o gestor com informações para a melhor gestão possível.

Certo, e como escolher o melhor sistema para posto de combustível?

Você pode ter ouvido diversas vezes que “ERP é tudo igual”. Ousamos dizer que não é não. O ERP por si só já é uma ferramenta que visa resolver os gargalos dos processos das empresas. Por conta disso, ele precisa ser totalmente adaptável para atender os problemas da empresa.

Portanto, ao iniciar essa jornada de escolha de um sistema para posto, você precisa considerar uma solução que:

• realize o controle do seu estoque com precisão em tempo real;
• agilize todo o processo de compras;
• ofereça funcionalidades para a gestão de vendas;
• emita notas e documentos fiscais em um único ambiente;
• faça o gerenciamento completo de todas as contas a receber da empresa;
• permita a execução de processos de gestão à distância
• conecte dados da rede de postos
• envie notificações em caso de inconsistências em processos de rotina
• integre POS e PDVS aos bancos digitais, bastante utilizados hoje em dia
• e muito mais.

Em resumo, você deve listar tudo o que precisa hoje e buscar um software que realmente atenda a essas demandas para não tomar uma decisão de escolha errada e continuar atrás em termos de competitividade e gestão. 

Qual a melhor escolha? Um sistema para posto: na nuvem ou local?

Afinal, o que é melhor: sistema em nuvem ou em servidor local?

A diferença entre eles é bem clara. Um ERP em servidor local precisa ser instalado na sua empresa e estar conectado a toda a sua rede empresarial. Isso demanda um bom ambiente físico, bem organizado e em temperatura ideal. Além disso, ocasiona maiores custos, já que você pode ter que pagar pelo aluguel do equipamento. 

Já o ERP em nuvem utiliza a tecnologia de cloud computing, ou seja, tudo que é inserido nele fica salvo na nuvem, em um servidor “virtual”, na internet. Logo, as informações podem ser acessadas de qualquer lugar, a qualquer momento, desde que você esteja com conexão à internet. 

Um sistema de gestão para postos em nuvem traz algumas vantagens importantes para um posto de gasolina, como: maior segurança das informações, maior controle por parte dos gestores, a possibilidade de realizar backup dos dados diariamente, diminuindo a possibilidade de perdê-los de vez, maior produtividade dos times, maior redução de custos e facilidade de acesso das informações.

É possível aumentar as vendas com um sistema para posto de combustível? 

Sim! Muitos gestores acham que vender mais é vender barato. Mas não é bem assim que funciona. Os preços praticados no seu negócio têm que ser interessantes tanto para o consumidor quanto para o seu negócio. 

Portanto, como preço não é a peça-chave para uma boa rentabilidade, estratégias devem ser usadas para tal. Entre elas, podemos citar algumas estratégias que são melhor executadas com o auxílio de um sistema para posto.

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1: Promoções, ofertas exclusivas e parcerias

Acabamos de falar que o preço competitivo não é a única forma de fazer vender mais, mas ainda sim é uma delas. Trabalhar com preços que sejam atrativos e lhe deem uma boa margem de lucro é interessante.

Além disso, você pode fazer promoções relâmpagos para atrair a clientela para o seu negócio, como desconto na troca de óleo a cada x litros abastecidos ou uma lavagem para valores acima de y reais.

Fazer com que determinados grupos de clientes sejam favorecidos também é uma boa opção. Por exemplo, firme parcerias com estabelecimentos próximos do seu e ofereça descontos no abastecimento. 

Se você atua em uma área comercial, tem uma boa oportunidade de atrair os funcionários das empresas circunvizinhas oferecendo vantagens a eles.

2: Programas de fidelidade integrados a um sistema de gestão para postos 

Esta tem sido uma grande tendência para os negócios, principalmente com o “boom” das carteiras digitais no mercado. Atualmente, um sistema para posto de gasolina é capaz de integrar-se às e-wallets, permitindo que o posto ofereça essa opção e atraia mais clientes.

Mas essa não é a única opção. Seu próprio negócio pode ter um programa desses via aplicativo customizado que ofereça benefícios para sua clientela, como o cashback e acesso a promoções.

Com um programa como esse, você tem total controle sobre as informações do seus clientes, já que não há uma empresa terceira no caminho, pode captar e atrair ainda mais clientes, aumentando o ticket médio do seu negócio a partir do incentivo ao consumo de outros produtos e serviços e melhorando a sua gestão de metas por meio de ações com os frentistas de captação de usuários para a plataforma.

3: Relacionamento com clientes frotistas

Clientes frotistas são uma mina de ouro para qualquer posto de combustível. Afinal, quem não deseja ter dezenas ou centenas de veículos abastecendo com frequência em seu posto? 

Para isso, você precisa ter ferramentas que atraiam esse perfil de cliente e os façam sentir que abastecer no seu posto é vantajoso.

Aqui na Adaptive, temos o Portal do Cliente, uma ferramenta que permite que as empresas frotistas, como órgãos públicos, locadoras e autoescolas, façam a gestão de abastecimento dos seus veículos.

Ao oferecer essa ferramenta a esses clientes, eles podem acompanhar todo o ciclo de abastecimento e consumo dos carros. Concedem a autorização ou não de abastecimento, acompanham o consumo por veículo e motorista, o histórico de compra, e ainda são informados sobre o perfil de consumo de cada carro, indicando se está havendo mau uso por parte do motorista ou algum problema mecânico.

Tudo isso traz maior comodidade para a empresa, além de segurança financeira, fiscal e operacional.

4: Vendas a prazo

Esse processo pode ser complicado tanto para quem paga quanto para quem recebe. O posto, por sua vez, precisa ter entendimento dos prazos de todas as entradas financeiras e fazer um rigoroso acompanhamento para não comprometer o seu fluxo de caixa.

O sistema para postos de combustível da Adaptive auxilia os donos de postos na gestão desses pagamentos para que as vendas a prazo sejam uma grande fonte de lucro para a empresa. Essas ações são extremamente importantes para se obter bons resultados, mas você pode ir muito além. 

E então, um sistema para posto de combustível é ou não uma excelente opção?

Como você pôde perceber, muitos são os problemas que podem rondar o cotidiano dos postos. No entanto, a boa notícia é que todos eles podem ser contornados com uma medida simples: a adoção de um sistema de gestão para posto de combustível. 

O Adaptive Petros é uma solução que foi pensada especialmente para resolver esses e outros tantos problemas que aparecem no dia a dia de gestores de postos de gasolina. Por ser um software completo e totalmente adaptável, você não perde mais tempo com processos cheios de gargalo. Vamos conversar mais sobre isso? Basta clicar aqui que te respondemos rapidamente .