Todo negócio, grande ou pequeno, tem um grande número de atividades em curso em todos os momentos e muitas coisas que devem ser acompanhadas com método e estratégia. É por isso que um software de gestão de empresashá muito tempo deixou de ser um luxo.
Um bom sistema desse tipo reúne um conjunto de funcionalidades capazes de realizar o controle integrado da operação empresarial. Isso significa que, com ele, é possível mais do que dar adeus às milhares de planilhas, mas também entregar aos colaboradores uma sequência lógica de comandos para realizarem seus trabalhos com eficiência, qualidade e custos sob controle.
É sobre isso que vamos refletir neste artigo. Continue lendo para entender quais são as principais funções, aplicações e vantagens de um software de gestão de empresas!
Como funciona um bom software de gestão de empresas?
Para começar, é importante ter em mente que softwares de gestão empresarial, também conhecidos como ERPs, não são uma coisa única. Há diversos tipos de ERP no mercado. Contudo, o funcionamento básico dessas soluções tende a compartilhar uma matriz única: integrar e simplificar rotinas administrativas.
A partir dessa integração e simplificação, podemos afirmar com toda certeza que um bom software de gestão de empresas é aquele que otimiza processos, fornece segurança da informação e torna a inteligência humana mais bem aproveitada em situações e questões estratégicas de negócio.
Indo mais a fundo nas especificidades, também é correto afirmar que um software de gestão de empresas deve unir departamentos e rotinas em uma única interface. Ou seja, cada área e cada colaborador, dentro das suas atribuições, deve ter acesso a determinadas funcionalidades em um único ambiente tecnológico.
Dessa forma, o pessoal de chão de fábrica alimenta o sistema e os dados fornecidos por ele estão, imediatamente, disponíveis para que o time comercial e o de finanças possam trabalhar a partir disso.
E vice-versa.
Outro exemplo: depois de realizar uma venda, a equipe comercial não precisa ir até o estoque informar que alguns itens devem ser separados; o sistema, automaticamente, dá o comando para que a expedição faça isso.
A retroalimentação informacional fornecida pelo ERP torna a gestão do negócio mais orientada a dados, ágil e inteligente. E isso influencia positivamente nos resultados do negócio.
Quais são as principais vantagens?
Da padronização de processos à simplificação da gestão administrativa, confira em detalhes quais são os principais benefícios que um bom ERP oferece para as empresas:
Padronização de processos
Cada funcionalidade é parametrizada no sistema para que as atividades dos colaboradores que o operam sejam sempre as mesmas. Isso faz com que os processos sejam padronizados e possam ser mapeados e acompanhados de perto pelos gestores.
Ganho de produtividade
A integração dos departamentos, bem como a padronização de processos, faz com que os colaboradores não percam tempo consolidando planilhas.
Além disso, os erros e retrabalhos caem significativamente, pois a solução não deixa margens para improvisos ou para a tradicional confiança na intuição. Os colaboradores têm que seguir à risca o que está no sistema. Isso faz com que as pessoas produzam mais em menos tempo.
Redução de custos
O ERP também promove a redução do desperdício de recursos e de tempo. A automatização das rotinas administrativasnão abre margem para procrastinação, por exemplo.
Com tudo fluindo no ritmo esperado, os resultados chegam mais rapidamente. Tempo e dinheiro não escoam mais por falta de acuro nos processos.
Segurança da informação
Com tudo concentrado em um único sistema e também com o controle de acesso bem apurado, a empresa se torna muito menos vulnerável a invasões criminosas de hackers.
A integração total das rotinas também evita extravios e danos aos dados por erros — o que costuma acontecer quando diversos sistemas, que não conversam entre si, são utilizados.
Melhorias na imagem corporativa
Muitos gestores não se dão conta disso, mas um bom ERP também ajuda a empresa a se mostrar mais organizada e moderna.
Os vários públicos de interesse (fornecedores, clientes, colaboradores, parceiros de negócio etc.) percebem a evolução empresarial quando a tecnologia é usada no dia a dia corporativo.
Mais estratégia na gestão de pessoas
Com um bom sistema de gestão empresarial, também é possível fazer uma gestão de desempenho baseada em metas, métricas e indicadores 100% mensuráveis. Assim, em vez de avaliar os esforços dos colaboradores com critérios abstratos, é possível verificar no sistema os resultados obtidos no dia a dia laboral.
E, nós sabemos, atrair e reter talentos realmente comprometidos com o futuro do negócio não é tarefa simples. É preciso trabalhar a meritocracia a partir de fatores palpáveis.
Gestão unificada e simplificada
Também para a alta hierarquia e para os líderes de departamento, o sistema de gestão empresarial é muito benéfico. Com ele, é possível administrar o negócio de uma forma simples, rápida e eficiente.
O acompanhamento do desempenho da operação, bem como dos projetos e planos de ação, é feito por meio de relatórios que podem ser retirados do sistema com poucos comandos.
O olhar panorâmico sobre todo o funcionamento do negócio, acompanhado de métricas e indicadores de desempenho, torna a gestão ainda mais estratégica e inteligente.
Afinal, como podemos resumir o papel de um software de gestão de empresas?
Com tudo o que vimos até aqui, podemos resumir o papel de um bom software de gestão empresarial nos seguintes pontos:
- a solução torna a operação totalmente integrada;
- promove mais inteligência e facilita o dia a dia dos colaboradores;
- abre caminho para o ganho de mercado, diferenciando a gestão do negócio da concorrência;
- mitiga o trabalho administrativo manual, ao eliminar a utilização de diversos sistemas e planilhas;
- torna a empresa muito mais segura contra espionagem industrial, roubo de dados e erros;
- simplifica os controles operacionais e estratégicos;
- eleva a produtividade dos times;
- fortalece a cultura corporativa voltada para a estratégia em detrimento das incertezas da intuição etc.
Empresas realmente preocupadas com sua sobrevivência em um mercado que não para de se modificar, com concorrência cada dia mais acirrada e consumidores mais exigentes, não podem deixar de ter um bom ERP.
Então, você já conta com um bom software de gestão de empresas? Para receber mais conteúdos como este em sua caixa de entrada, assine agora mesmo a nossa newsletter!
