No cenário em que nos encontramos atualmente, onde a disputa por espaço no mercado está cada mais acirrada, os resultados da automação de processos e da centralização de informações são uma verdadeira vantagem competitiva.
Entre esses resultados, podemos citar a redução de custos operacionais e o ganho de eficiência e velocidade para tomada de decisões. A combinação desses dois fatores deixam uma empresa mais competitiva, ajudando no desenvolvimento e aumentando sua fatia de mercado.
Talvez, à primeira vista, esses conceitos pareçam ser complexos, mas observando com calma, é fácil compreender seu funcionamento e os benefícios que trazem para empresas e instituições. Gostaria de se informar melhor a respeito? Continue a leitura e entenda por que é tão importante optar pela centralização para seu negócio!
A importância da centralização de informações
Por mais organizada que seja a gestão e sua equipe, frente ao grande número de dados gerados diariamente pelos setores de uma empresa, é possível que ela deixe boa parte deles escapar — o que significa que informações valiosas sobre o desempenho do negócio são perdidas.
Sem uma observação profunda e constante sobre o funcionamento da empresa, pequenas falhas podem ser deixadas de lado. Levando em consideração que alguns custos são difíceis de se identificar, seu acúmulo pode ser o responsável por grande parte das despesas, o que afeta de forma desnecessária o caixa da empresa.
Mesmo que erros menores não gerem um prejuízo direto, seu efeito no mínimo reduz a produtividade, o que torna o negócio menos lucrativo do que deveria ser. Portanto, é óbvio que não podem ser deixados de lado.
A implementação de um sistema eficiente de controle e centralização de dados é a maneira mais eficaz de resolver esse problema. Por meio do sistema, o gestor tem acesso em tempo real a informações confiáveis sobre os diversos setores de sua empresa.
Essa facilidade de acesso permite que ele identifique problemas mais facilmente e tome decisões para solucioná-los no menor tempo possível.
Outro efeito importante ocasionado pela centralização é o aumento na eficiência dos colaboradores. Isso porque, uma vez que ganham acesso mais rápido a informações, também são capazes de solucionar problemas mais rapidamente e tomar decisões mais acertadas.
Por exemplo, um vendedor teria melhor facilidade em confirmar a quantidade de um produto no estoque antes de fechar uma venda. Em caso de extravio de algum produto durante a entrega, também seria mais simples localizá-lo se todas as informações a seu respeito estivessem registradas, de forma segura, em um único lugar.
É importante ressaltar que esse foi apenas um exemplo. Um sistema eficiente de ERP é capaz de coletar e organizar os dados de todas as áreas de uma companhia e apresentá-los, de forma intuitiva, às pessoas que devem ter acesso a eles.
A automação tornando processos mais eficientes
Ao centralizar todos os dados da empresa em um único sistema, o gestor e seus colaboradores adquirem a prerrogativa de acessá-los mais facilmente, o que aumenta a eficiência de seu serviço e até mesmo seu nível de produção. É importante considerar, porém, a forma como essa centralização é feita.
Tirar colaboradores de sua função habitual e atribuir a eles o dever de coletar pessoalmente informações sobre o desempenho de cada setor da empresa, para elaborar planilhas eletrônicas e relatórios, é uma maneira ineficiente de se realizar essa tarefa.
Por mais organizados e atentos que sejam os colabores, o número de informações é muito grande, o que cria um risco real de que eles deixem algo importante passar, ou de que acrescentem algum dado incorreto. No mínimo, essa tarefa demandaria um longo tempo, deixando processo de decisões mais lento.
Além disso, ao tirar colaboradores de sua função original, a produtividade da empresa é afetada. É possível contratar novos funcionários para tomar suas antigas posições, ou mesmo contratar pessoal para exercer essa nova tarefa, mas considerando o custo e a eficiência, essa opção não é vantajosa.
O software auxilia o gestor de forma mais eficaz, pois é capaz de coletar informações em períodos muitos mais curtos de tempo. Outro de seus benefícios é que ele exclui a possibilidade de erro humano.
Sistemas ERP e automação de processos
Empresas que optam por utilizar um ERP são capazes de otimizar seus processos, o que abre espaço para um aumento de produtividade e, por consequência, de rentabilidade. Esse desenvolvimento é resultado direto da automação e da centralização de dados em um único sistema.
Entre seus principais benefícios, podemos citar: integração de processos, controle de estoque, fim do retrabalho e criação de indicadores confiáveis.
Integração de processos
Por utilizar um único sistema para reunir os dados sobre os setores de uma empresa, é possível integrá-los, o que permite ao gestor incluir suas particularidades na hora de elaborar um projeto de atuação para a empresa.
Controle de estoque
Uma vez que os departamentos da companhia funcionam em sincronia, quando algum produto é encomendado, o estoque é informado em tempo real. Desse modo, é possível organizar espaço para as novas mercadorias com antecedência.
É possível notificar também as equipes de venda e marketing sobre a quantidade de algum produto, para que elas se planejem adequadamente.
Fim do retrabalho
No momento em que o dado é inserido no sistema, ele inicia automaticamente o procedimento adequado, e isso evita que a mesma tarefa seja feita mais de uma vez, sem necessidade — diminuindo, assim, os gastos com tempo, recursos e pessoal.
Criação de indicadores confiáveis
Os processos da empresa, e o modo como são feitos, geram vários indicadores (KPIs) úteis para avaliar seu desempenho: o número de vendas de um produto nos diferentes períodos do ano e a quantidade de tempo que ele passa no estoque, por exemplo.
Uma vez que esses dados são coletados automaticamente, sem a interferência de terceiros, são mais confiáveis, pois o risco de erro humano foi eliminado. O uso de softwares ainda facilita que eles sejam identificados e analisados.
A competição extrema do mercado faz com que gestores sejam forçados a tomar decisões estratégicas em períodos cada vez mais curtos de tempo. Nesse contexto, a centralização de dados, auxiliada por softwares de automação, é fundamental.
Por meio dela, a equipe responsável tem acesso rápido a informações confiáveis, o que permite fazer escolhas sem medo.
Agora que você entende a importância da automação de processos e da centralização de informações por meio de softwares, que tal se informar melhor a respeito de um sistema produzido por uma empresa séria e reconhecida pelo mercado? Leia esse artigo e conheça o ERP da Razem e descubra para quais negócios ele é recomendado!
