A metodologia 5s é reconhecida mundialmente como uma forma de organização e disciplina na realização de tarefas em uma empresa, independentemente de seu tamanho e ramo de atuação, e pode ser um diferencial para quem quer de melhorar a gestão do posto de combustível.
Com a aplicação deste método, é possível obter os melhores resultados apenas organizando as operações do dia a dia e do ambiente de trabalho, aumentando a qualidade e a produtividade da atuação dos colaboradores e, por consequência, do negócio como um todo.
Seguindo o passo a passo de forma objetiva e com a correta implantação da metodologia 5s, os resultados geram uma melhor estrutura do trabalho, trazendo desde a redução de tempo em diferentes atividades, até limpeza e organização de estoque e documentos, diminuindo custos e desperdícios do posto de gasolina.
O que é a metodologia 5S?
Criada no Japão, a metodologia 5s é um sistema de gestão com cinco diferentes pilares, que, em conjunto, que podem oferecer uma forma de administração mais ágil e organizada no seu posto de combustível. São eles:
- Seiri – Senso de Utilização
- Seiton – Senso de Organização
- Seiso – Senso de Limpeza
- Seiketsu – Senso de Padronização
- Shitsuke – Senso de Disciplina
Estas cinco práticas foram incialmente formuladas para reverter a crise econômica que tomou conta do país asiático após a Segunda Guerra Mundial. O objetivo, na época, era otimizar as operações das fábricas para que as mercadorias produzidas fossem de alta qualidade e com preço competitivo.
A metodologia foi aplicada como uma forma de trabalho para gerar organização, diminuição de desperdícios e aumento da produtividade. Este sistema deu tão certo que ainda é utilizado amplamente por empresas no mundo todo.
Confira, a seguir, o que significa cada um dos 5S.
Seiri – Senso de Utilização
A primeira etapa tem o objetivo de eliminar itens desnecessários para cada uma das operações diárias de um posto de combustível. Assim, resta apenas o que é útil e na quantidade adequada para o trabalho.
Isso torna o dia a dia mais produtivo e ágil, e até mesmo libera espaço físico para melhor circulação ou para acomodação de outros objetos e mercadorias.
Este passo pode incluir também arquivos de computador. Aquilo que não serve mais para as atividades diárias podem ser armazenados em outros dispositivos, como um HD externo ou servidor, o que otimiza o funcionamento das máquinas e melhora a organização das informações.
Seiton – Senso de Organização
Um ambiente organizado afeta positivamente a eficiência e o bem-estar de toda a equipe. Ferramentas, mercadorias, caixas e arquivos devem ser colocados em locais apropriados. É preciso facilitar a localização rápida de qualquer objeto ou documento. Assim, não se gasta tempo útil para encontrar o que for preciso para o trabalho.
Seiso – Senso de Limpeza
Esta etapa mostra a importância de manter um ambiente de trabalho limpo e deve contar com a participação de todos, e não só da equipe contratada para higienizar o local. Materiais e equipamentos limpos tem maior vida útil, traz saúde e segurança à equipe e boa aparência para clientes e parceiros.
Seiketsu – Senso de Padronização
Estabelecer um padrão de trabalho claro para todos os colaboradores garante não só a aplicação dos 4s anteriores, como também facilita a operação e traz maior controle dos processos, higiene, organização e ordem.
Shitsuke – Senso de Disciplina
O cumprimento correto de todas as etapas faz com que a metodologia continue sendo executada e traga, de fato, os resultados esperados. Normas, regras e procedimentos devem ser observados e seguidos por todos.
Saiba como implantar a metodologia 5S para melhorar a gestão do posto de combustível
A metodologia 5S é simples, prática e de fácil implantação, desde que seja incorporada à cultura do negócio. O papel do gestor na seleção do que é preciso fazer em cada uma das etapas e na orientação dos colaboradores é essencial para que resultados positivos sejam alcançados.
Por isso, separamos algumas condutas práticas em cada um dos cinco pilares para ajudar a colocar este método em funcionamento em um posto de combustível. Vamos lá:
Reduza os desperdícios
A gestão do estoque é uma etapa fundamental para evitar desperdícios. Faça pedidos de novas mercadorias apenas quando necessário e estabeleça um volume mínimo e máximo para cada produto.
Otimize o tempo
Processos bem estabelecidos facilitam o fluxo de atividades e otimizam o tempo. Treinamentos e feedbacks devem ser realizados periodicamente, assegurando a continuidade das normas estabelecidas.
Selecionar colaboradores bem treinados para observar se todas as medidas estão sendo aplicadas é uma ótima maneira para envolver toda a equipe no processo, e garantir menos tempo de trabalho. Quando tudo é feito no momento certo, nada fica acumulado.
Ter um software de gestão empresarial que automatiza e otimiza as atividades administrativas rotineiras, tais como controle de estoque, emissão de notas fiscais e cadastro de produtos, também é essencial.
Atente-se à limpeza do posto
Regras de uso, limpeza e armazenamento de equipamentos do dia a dia devem ser seguidas à risca. Ninguém trabalha bem em um espaço sujo e bagunçado, seja onde for. Ferramentas quebradas, restos de obras, itens com prazo de validade vencidos, por exemplo, devem ser descartados corretamente. Isto libera espaço e facilita a limpeza do local.
Organize os ambientes
Separar ferramentas por tipo, etiquetar arquivos, organizar diferentes itens de em ordem alfabética ou caixas específicas, por exemplo, organiza o ambiente e evita o desperdício de movimentação, que atrasa o trabalho e interrompe o fluxo de atividades.
Tirar uma foto do antes e do depois da ordenação dos ambientes é uma forma interessante de mostrar a todos os envolvidos o resultado da organização do espaço.
Valorize seus colaboradores
Motivar e ouvir os colaboradores, que conhecem melhor do que ninguém o dia a dia das operações de um posto de gasolina, também é importante para entender o que pode ser feito de forma diferente.
Por isso, é fundamental que os colaboradores sejam envolvidos no processo de implantação da metodologia 5S. Afinal, economia de tempo e facilitação do trabalho traz benefícios e é de interesse de todos. Assim, cada um faz a sua parte na boa gestão do posto de combustível.
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