A conciliação de cartões é uma das tarefas que mais exigem responsabilidade, atenção e tempo de quem a executa. Para nós, da Adaptive, ela é automática. Isso significa que nós não precisamos conferir manualmente venda a venda para fazer a conciliação.
Quer aprender como isso funciona e o que fazer para ter a conciliação de cartões automática em sua empresa? Vamos te contar tudo sobre o assunto.
Com a conciliação de cartões automática, você estará evitando prejuízos, melhorando a produtividade e simplificando o trabalho do dia a dia em seus negócios.
O que é e como funciona a conciliação de cartões manual?
Conciliação de cartões é uma tarefa de conferência que deve ser realizada após uma venda feita com cartões de crédito ou débito. Depois de confirmar a venda na máquina de cartões, é preciso realizar alguns procedimentos para certificar a efetividade dessa venda.
Isso acontece porque, muitas vezes, a venda parece ser finalizada na máquina, mas por algum motivo a administradora não repassa os valores para a empresa, ou, ainda, faz o repasse de forma incorreta.
Assim, a conciliação de cartões existe para conferir se todas as vendas foram realmente registradas e se os valores repassados às contas da empresa estão certos, sem descontos indevidos ou taxas que estão fora do que foi previamente acordado.
Para fazer a conciliação de cartões de forma manual, existem quatro etapas.
1 – Guardar os comprovantes
Os comprovantes de crédito e débito geralmente são impressos em duas vias. Uma é do cliente e, a outra, fica com a empresa. Se você for realizar a conciliação de cartões manualmente, é necessário guardar todos os comprovantes até que eles não sejam mais necessários.
2 – Conciliar as vendas
Existe a possibilidade de, por algum motivo, a operadora aprovar a venda para o cliente, porém, sem efetuar o registro em sistema. Nesta etapa, você precisa conferir se todos os comprovantes impressos representam um registro de venda em sistema, ou se algum registro está faltando.
3 – Confirmar os pagamentos
A parte de confirmar os pagamentos é onde você verifica se todos os valores devidos foram pagos corretamente, ou se há alguma divergência. Podem ocorrer divergências de taxas e valores pagos pela administradora e, neste caso, você precisa entrar em contato para solucionar. É também nesta etapa onde você verifica quais valores já foram pagos e quais ainda estão pendentes.
4 – Conciliação bancária
Finalmente, é preciso verificar o extrato bancário para confirmar que os valores corretos entraram na conta. Quando esta etapa for finalizada, está feita a conciliação de cartões.
E como funciona a conciliação de cartões automática?
Muito diferente da conciliação de cartões feita manualmente, a conciliação automática ocorre via sistema inteligente, que acompanha em tempo real as vendas realizadas. Dessa forma, fica muito mais fácil e rápido identificar divergências, além de observar uma grande diminuição nos erros de conciliação que podem ocorrer por falha humana.
A conciliação de cartões automática realiza basicamente as mesmas verificações da conciliação manual, porém, de forma automatizada. O sistema tem acesso a informações financeiras da administradora de cartões e das contas bancárias da empresa, realizando as conferências necessárias e finalizando o procedimento em muito menos tempo.
Caso haja alguma divergência em alguma etapa, a área responsável recebe um aviso para que solucione o quanto antes com a administradora. Além de ser extremamente ágil e concisa, a conciliação automática de cartões possibilita a solução de problemas sem demora, o que diminui drasticamente o impacto dos erros e divergências.
Quais os benefícios da conciliação automática de cartões?
Menor ocorrência de erros de conferência
Em uma conciliação de cartões feita manualmente, um colaborador precisa conferir nota a nota os valores registrados pela administradora de cartões. Com a repetitividade da tarefa, tornam-se comuns os erros nestes momentos.
O olho humano se cansa rapidamente de informações muito parecidas e pode acabar confundindo-as. Além disso, chega um ponto em que não se sabe mais quais notas foram conferidas e quais não foram.
Tanta confusão abre uma enorme margem para erros de conciliação por parte dos próprios colaboradores. É por isso que a conciliação de cartões automática é a melhor solução. Ela faz sozinha uma tarefa que, normalmente, seria desgastante e exaustiva, sem correr o risco de passar por erros de conferência.
Impacto reduzido
Mesmo que ocorram erros na hora da conciliação de cartões, eles não serão erros humanos. Além disso, as divergências são identificadas em tempo hábil para que o impacto que elas causam seja muito reduzido em relação à conciliação manual.
Estima-se que até 3% da receita mensal de uma empresa pode ser perdida devido a divergências e falhas que não são corrigidas em tempo hábil. Se estes problemas forem solucionados a tempo, o dinheiro que entra nas contas da empresa já estará corrigido.
Conferência de taxas
É muito comum as empresas se esquecerem de quais foram as taxas contratuais praticadas no momento da contratação. A conciliação de cartões manual pode acabar deixando isso passar, fazendo com que as taxas cobradas sejam maiores do que aquilo que realmente havia sido acordado.
Já a conciliação de cartões automática não corre este risco, pois verifica se as taxas descontadas por cada operação estão corretas ou não. Caso haja algum erro de valores, você consegue solucionar com a administradora com agilidade. Em 99% dos casos, a administradora reconhece as divergências.
Outras facilidades da conciliação de cartões automática:
- Identificação de vendas canceladas e não informadas;
- Identificação de fraudes;
- Sistema integrado com o TEF;
- Otimização da gestão financeira;
- Escolha correta de cada administradora de acordo com as taxas;
- Validar vantagens das opções de parcelamento;
- Entre outras.
Como ter todas estas vantagens e fazer a conciliação de cartões de forma automática?
Aqui na Adaptive, a conciliação de cartões é uma tarefa automática, feita pelo nosso sistema de conciliação que trabalha em tempo real para manter tudo sob controle, em todos os momentos.
O melhor de tudo é que você também pode ter essa solução em sua empresa. Conheça agora mesmo nossa solução para conciliação de cartões e solicite uma demonstração gratuita para a sua empresa!
