Fazer a conciliação de cartões é saber exatamente o que está acontecendo com as transações realizadas com as máquinas de cartões em um estabelecimento. Controlar essas informações é imprescindível para a gestão financeira do negócio. Ainda há quem realize esse trabalhoso processo manualmente o que, além de perdas de tempo e erros, pode ocasionar fraudes, como discutiremos a seguir.
A tendência é que os consumidores utilizem cada vez mais o cartão no momento de pagar por suas compras. Segundo um levantamento feito pela Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs), as compras pagas com cartões de crédito, débito e pré-pagos cresceram 14,1% no primeiro trimestre de 2020, somando R$ 475,7 bilhões. Em 2019, os brasileiros realizaram R$ 1,84 trilhão em compras com cartões.
Por isso, é usual que as empresas realizem um grande número de vendas em cartão hoje em dia. E, para isso, também é necessário que realizem a conciliação. Mas, se o processo de conciliação de cartões for feito manualmente, é preciso dedicar atenção, e muita, para conferir se não há divergências entre os valores e os recebíveis de cada venda. E é preciso considerar não só as vendas, mas também as falhas nas operações com cartão e cancelamentos, por exemplo.
A seguir, entenda as desvantagens da conciliação de cartões manual e porque é importante considerar um serviço automatizado.
Quais as desvantagens da conciliação de cartões manual?
O controle manual da conciliação de cartões pode deixar seu negócio vulnerável e suscetível a erros humanos, colocando em risco toda a gestão financeira.
Não é incomum que aconteçam divergências entre os valores a receber, vendas duplicadas ou canceladas. Além disso, taxas podem ser cobradas indevidamente pelas administradoras.
Se estes processos não forem realizados de maneira minuciosa, a consequência é a falta de controle exato de quanto e quando acontecerão os recebimentos, desorganizando completamente o fluxo de caixa.
Destacamos a seguir os detalhes desses processos, também chamados de conciliação das vendas, conciliação dos recebimentos e conciliação bancária, e incluem várias etapas.
Conciliação das vendas
É o momento de analisar e conferir todas as transações realizadas nas máquinas de cartões. Se feito manualmente, é preciso analisar cada um dos comprovantes impressos, ou filipetas, e registro das vendas em sistema. Nesta etapa, é necessário checar os itens destacados a seguir:
- Vendas confirmadas pela operadora, mas que não foram registradas no sistema, ou vice-versa;
- Vendas canceladas;
- Transações duplicadas;
- Divergências nos valores registrados.
Conciliação dos recebimentos
Esta etapa consiste em verificar se todos os valores devidos foram pagos corretamente. Para isso, é preciso observar:
- Valores que já foram pagos e aqueles que ainda estão pendentes;
- Se cada transação realmente foi ou não recebida;
- Possíveis divergências nos valores recebidos;
- Checar se cancelamentos foram devidamente descontados;
- Conferir se as taxas cobradas estão de acordo com o que foi negociado com as operadoras, considerando que bandeiras de crédito operam com percentuais distintos;
- Controlar as taxas cobradas para a antecipação de cartão de crédito;
- Valores a receber previstos para determinada data, em caso de parcelamentos;
- Verificar se os valores e datas na antecipação de cartão de crédito estão corretos.
- Verificar se os valores de alugueis de terminais estão certos.
Conciliação bancária
Após conferir todos os itens listados acima, ainda é preciso analisar se o que consta no extrato bancário da empresa está de acordo com os registros das máquinas de cartões. Dessa forma, é possível saber:
- Se o que foi recebido está de acordo com os valores informados pela operadora;
- Se a empresa de fato recebeu em conta o que constava em seus registros.
Em resumo, estas etapas garantem o controle do fluxo financeiro, sem o qual uma empresa encontrará muitas dificuldades em manter a gestão do negócio a longo prazo.
E se a conciliação de cartões for feita manualmente, pode gerar mais riscos do que benefícios. É um processo extenso, trabalhoso e que demanda conferências diárias.
Além disso, antes de qualquer uma dessas etapas, todas as filipetas devem ser guardadas, pois são os únicos comprovantes das transações realizadas para as empresas que ainda adotam a rotina manual de controle de vendas com cartões. Em caso de perda, é muito difícil verificar qualquer erro ou falha no registro do que foi vendido.
Ainda que o uso de planilhas seja uma saída, a margem de erro e o tempo utilizado para manter todos esses processos em ordem podem atrapalhar o trabalho do gestor ou do colaborador responsável.
Por exemplo, pense no tempo dispensado para conciliar manualmente o que foi registrado no sistema ERP com o que foi computado na “maquininha” para o correto controle do estoque. Além do mais, não é possível prevenir possíveis fraudes, que podem acontecer até mesmo internamente.
Entenda a importância da conciliação de cartões automatizada
A conciliação de cartões pode ser realizada de forma automatizada, a partir de um sistema inteligente, que acompanha as vendas em tempo real.
Assim que uma compra acontece, as informações são automaticamente registradas pelo ERP, e a confirmação da venda junto à operadora é simultânea, o que não acontece no processo manual.
Dessa forma, é possível identificar divergências de maneira rápida e prática, garantir o correto recebimento das administradoras das máquinas de cartões, além de diminuir as possíveis ocorrências de falha humana ao longo do processo.
Para que a conciliação seja automatizada, é necessário possuir máquinas de cartões que possam ser integradas ao ERP.
Os modelos TEF são os mais indicados, pois funcionam de modo totalmente automatizados. As vendas são registradas automaticamente no sistema de gestão, atualizando estoque, contas a pagar e a receber, por exemplo.
Já as opções POS são mais limitadas, pois nem todas possuem integração a um sistema de gerenciamento automático. Assim, é necessário conferir filipeta por filipeta de cada transação realizada, além de separá-las por bandeira, demandando o processo manual de conciliação de cartões.
Abaixo, mostramos diversos outros benefícios da conciliação de cartões automatizada:
- Áreas de vendas e financeira alinhadas, já que o repasse de dados é automático;
- Cálculo automático de todas as taxas envolvidas nas transações;
- Estimativas seguras de valores a receber, considerando parcelamentos;
- Impossibilita fraudes, como desvios de valores do caixa;
- Garantir que o recebimento está de acordo com a venda;
- Otimizar mão de obra operacional, já que será possível transferir o colaborador responsável pela conciliação manual para tarefas mais relevantes.
O software ERP da Razem é referência no mercado. Ele existe desde 2003 e oferece a conciliação automática dos processos de cartão de crédito e débito, entre diversas outras funcionalidades para apoiar a redução de custos na sua empresa.
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