As obrigações fiscais de uma empresa são grande parte da burocracia com a qual os gestores precisam lidar todos os dias. Felizmente, a contabilidade de hoje é favorável a um nível maior de simplicidade se comparado com o início da década de 2000.
Uma das facilidades adotadas foi o SPED, Sistema Público de Escrituração Digital. Com ele, as empresas passaram a efetuar diversas operações online, sem a necessidade de entregar documentos impressos.
No post de hoje, vamos falar sobre um dos módulos desse sistema. Você entenderá o que é SPED Fiscal, qual sua importância e como ele funciona.
O que é SPED Fiscal?
Toda empresa tem a obrigação de especificar detalhes sobre sua movimentação de recursos ao governo. Esses recursos são financeiros, humanos, materiais, tributários, entre outros.
É para simplificar esse processo de emissão de informações ao governo que existe o SPED, Sistema Público de Escrituração Digital. Entretanto, o SPED possui diversos módulos. No site do SPED você confere mais detalhes sobre cada um deles. Aqui, vamos tratar especificamente do SPED Fiscal.
O SPED Fiscal, também chamado de EFD (Escrituração Fiscal Digital), é o processo de escrituração digital da Receita Federal. Ele possibilita à Receita Federal e aos órgãos fazendários estaduais o recebimento de todas as informações necessárias para a apuração do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
Ou seja, é um meio de simplificar e facilitar a entrega de toda a documentação ao fisco, eliminando a necessidade de documentos impressos. Isso garante que a fiscalização ocorra com menor burocracia.
Como funciona o SPED Fiscal?
O SPED Fiscal funciona da seguinte forma:
A empresa envia todos os meses um arquivo digital onde consta toda a escrituração de documentos fiscais e outras informações pertinentes à Receita Federal, além de registros para apuração de impostos referentes às atividades do contribuinte.
O SPED Fiscal é entregue em formato de arquivo de texto e precisa ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), disponibilizado pelo próprio SPED. Em seguida, é necessário assinar o arquivo utilizando um Certificado Digital, emitido por uma entidade credenciada.
As informações que constam no SPED Fiscal incluem:
- Registros fiscais de entrada e saída (mercadorias, transportes, serviços com ICMS);
- Apuração de impostos;
- Cadastros de produtos, estabelecimentos, clientes e fornecedores;
- Dados de produção (entrada, saída e transformação);
- Estoque / inventário;
- CIAP – Controle de Crédito de ICMS;
- Informações específicas de alguns setores (combustível, energia elétrica, usinas);
- Informações adicionais.
Quais as vantagens do SPED Fiscal para as empresas?
A implementação do SPED Fiscal trouxe algumas vantagens para empreendedores que administram empresas de todos os portes. As empresas passaram a ter acesso a um recurso de fácil operação, com maior praticidade para prestar contas sobre suas movimentações.
Entre as vantagens obtidas, podemos relacionar as principais abaixo.
Agilidade no procedimento
Antes do SPED Fiscal, era necessário ir até a Receita Federal se informar sobre os documentos necessários para prestar contas. Depois, a documentação era entregue e, somente após semanas, ocorria a validação.
Uma das vantagens que o SPED Fiscal trouxe foi a agilidade no procedimento. Hoje, a prestação de contas ocorre muito mais rapidamente. Além disso, a dificuldade é muito menor, já que basta baixar o arquivo, preenchê-lo e enviá-lo novamente.
Redução de custos
Antes, era necessário imprimir diversos documentos para levar à Receita Federal. Hoje, com o SPED Fiscal, isso não se aplica mais. Tudo acontece de forma digital, pela internet, o que facilita muito a rotina da empresa para prestar contas, além de diminuir os custos com documentação, deslocamento, além de disponibilizar um funcionário para ir até a Receita Federal.
Mais praticidade
Além de ser mais simples em seu processo e de gerar menos custos, o SPED Fiscal se mostra um dos responsáveis pela otimização operacional da empresa, gerando praticidade, aumentando a produtividade e diminuindo as dificuldades encontradas no momento da prestação de contas.
Quais os principais erros que podem ocorrer na utilização do SPED Fiscal? (h2)
Embora o SPED Fiscal tenha chegado para simplificar a vida das empresas, sua interface ainda pode gerar dúvidas e, por isso, muitos erros acabam acontecendo. De acordo com o site do próprio SPED, os mais comuns são:
- Campos obrigatórios não informados;
- O contador cadastrado não é responsável pelo período da apuração;
- Regime de apuração de PIS/Cofins não ajustado nas configurações da empresa;
- O código do IBGE nos parâmetros da cidade não foi informado;
- CST possui equívocos;
- Número da nota que consta no campo “chave de acesso” está diferente do informado no campo “número da nota de entrada”;
- PIS e Cofins não configurados nos afretamentos.
Como evitar esses erros no SPED Fiscal?
A melhor forma de evitar erros no SPED Fiscal é agindo de forma preventiva, o que pode livrar a empresa de punições por incompatibilidade de informações. Para isso, separamos algumas dicas:
- Mantenha a formalização e integração dos registros contábeis e fiscais;
- Use os padrões do governo para definir procedimentos internos de preenchimento e validação de informações da empresa;
- Faça revisões nos documentos para que não ocorram falhas ou equívocos antes de enviar;
- Invista em treinamentos e reciclagens para os colaboradores a fim de que entendam como realizar essas tarefas.
Simplifique ainda mais suas obrigações fiscais
Se, mesmo com a praticidade do SPED Fiscal, você ainda estiver com dificuldades para arcar com suas obrigações todos os meses, a melhor opção é a utilização de um software de gestão empresarial capaz de automatizar esse processo.
O RZ Business é um sistema de gerenciamento totalmente preparado para fazer a gestão contábil e tributária da sua empresa sem que você precise se preocupar com cada operação de forma manual.
Basta realizar a parametrização e acompanhar a emissão dos documentos diretamente no site do SPED.
Além disso, o RZ Business ainda conta com inúmeras funcionalidades que existem para simplificar seu dia a dia, tanto operacional quanto administrativo. São funções como:
- Conciliação de cartões;
- Controle de estoque e inventário;
- Orçamento;
- Controle financeiro;
- Entre muitas outras.
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