Já imaginou ser multado ou ter o alvará de funcionamento cassado por conta de meras irregularidades nas bombas? Essa é uma situação não muito agradável, da qual muitos gestores fogem. E não é por menos, qualquer fraude no posto pode levar a grandes prejuízos ao negócio além desses citados.
Veja o que aconteceu com um posto de combustíveis do interior de São Paulo. Ele foi autuado e poderá ser multado em até R$ 1,5 milhões por conta de irregularidades encontradas nas bombas de combustíveis.
Os fiscais do Instituto de Pesos e Medidas do Estado de São Paulo, órgão vinculado ao INMETRO, indicaram que havia erros na vazão das bombas. Dessa forma, em alguns casos, o cliente abastecia um volume maior do que informado na bomba; em outros, menor. Com isso, os valores pagos pelos clientes não correspondiam ao registrado nas bombas.
Em ambos os casos, os erros eram superiores à margem tolerada pela legislação dos postos de combustíveis, que é de 60ml. Dessa forma, o posto estaria faturando mais do que estaria vendendo.
Cair em erros como esse e não agir para resolvê-los pode ser uma grande dor de cabeça. No entanto, evitá-los não é complicado. Continue lendo este texto e entenda como.
Quando as bombas se tornam um grande problema
Erros como esse do posto de Valinhos, infelizmente, são mais comuns do que se imagina. Uma situação semelhante aconteceu em outro posto de São Paulo. Ele também estava abastecendo menos do que o cliente estava pagando, mas a situação era diferente.
Nesse caso, funcionários instalaram um chip na bomba para interferir no funcionamento da placa eletrônica, alterando a contagem que aparece no visor. Na prática, o cliente pedia para abastecer 40 litros, pagava por essa quantidade, mas só recebia 35, por exemplo.
Da mesma forma, o IPEM, na época, também autuou este e outros postos da região que estavam realizando a mesma fraude.
Como pode ter percebido, uma fraude no posto pode existir tanto por má fé de gestores e colaboradores, como também por falhas nas bombas, a exemplo do posto de Valinhos.
Essa situação consta na Cartilha do Posto Revendedor de Combustíveis, elaborada pela Agência Nacional do Petróleo, na qual é vedada à empresa “fornecer, ao consumidor volume de combustível automotivo diferente do indicado na bomba medidora, observadas as variações volumétricas permitidas pelo órgão metrológico competente, quando couber”.
Esse mesmo documento também proíbe o posto de “operar bombas de abastecimento por meio de dispositivos remotos que possibilitem a alteração de volume de produtos adquiridos por consumidor”.
Cabe ao gestor, portanto, ter atenção a essas falhas para que esses erros não sejam novamente cometidos. Agindo precocemente, a empresa não tem prejuízos tanto em termos financeiros quanto em termos de imagem.
Para isso, ele precisa constantemente observar a manutenção das bombas de combustível do posto para evitar problemas com o abastecimento e, consequentemente, com os órgãos regulatórios e com os clientes.
Como a tecnologia auxilia a evitar fraudes no posto
Em alguns casos, esses problemas acontecem porque o gestor não é uma figura presente na rotina do posto. Logo, funcionários acabam se aproveitando das brechas que os componentes das bombas têm para burlá-las e, assim, obter vantagens para si.
Evitar isso pode parecer bastante difícil, afinal seria preciso acompanhar abastecimento por abastecimento e, a qualquer sinal de irregularidade, investigar para confirmar ou não se há algum problema.
Você, gerente de posto, deve estar pensando: “nunca vou conseguir identificar se há fraude no posto que gerencio”. Se você confiar cegamente nos funcionários que tem e não fazer uma vistoria mais de perto, não vai mesmo descobrir possíveis irregularidades.
No entanto, se você optar por utilizar um software de gestão integrado para postos, as chances de você identificar essas falhas aumentam e as possibilidades de seu posto ser prejudicado moral e financeiramente diminuem.
A importância de um ERP para esses casos
Em ERPs para postos, como o Petros, todo o sistema de gestão é integrado aos equipamentos da pista por meio do módulo de automação. Com essa comunicação, torna-se mais fácil detectar possíveis fraudes e evitá-las.
Essa funcionalidade automatiza e organiza as informações repassadas pelas bombas de combustíveis para o PDV e para os setores responsáveis pelo acompanhamento de vendas.
Com isso, a comunicação entre pista e administrativo se torna muito mais clara e efetiva, já que toda a informação de volume que sai das bombas para os veículos dos clientes é tratada e validada pelos gestores.
O gestor pode, também, monitorar o uso das bombas, bicos e terminais de vendas, antecipando-se a eventuais necessidades de manutenção ou alertando para possíveis problemas. Além disso, pode também mapear as mais comuns formas de pagamento e o fluxo de emissão de cupons fiscais.
Entendemos que gestores que realmente prezam pela saúde financeira e pelo bom funcionamento do seu negócio precisam estar a todo instante e de qualquer lugar a par do que acontece no posto.
Portanto, o Petros também conta uma funcionalidade chamada Adaptive 360°, que emite notificações para o gestor sobre diversos assuntos.
Ele pode ser notificado quando o descarregamento da bomba de combustível diferir do preço discriminado na nota fiscal. Ou seja, o sistema avisa que o cliente não está recebendo totalmente por aquilo que está pagando.
Em caso de alertas recorrentes, o gestor pode agir para identificar se as bombas estão com falha na transmissão das informações de venda ou se está acontecendo alguma fraude no posto.
A melhor saída para evitar grandes prejuízos ao posto é antecipar-se aos problemas ou resolvê-los assim que eles aparecem. Afinal, nenhum empresário quer receber multas milionárias, tampouco ter a imagem da sua empresa danificada.
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