Estamos há um ano vivenciando um processo de pandemia. Diante desse contexto delicado, muitas empresas tiveram que autorizar seus colaboradores a trabalharem de casa, conforme as possibilidades. Nos postos, esse cenário reforçou o quão importante a gestão à distância pode ser para gestores e empresários.
Segundo último levantamento realizado pela FGV Energia, existem mais de 40 mil postos em funcionamento no país. Todos eles puderam continuar funcionando plenamente, por fazerem parte do grupo de serviços essenciais.
No entanto, os colaboradores de backoffice, ou seja, da área administrativa, que não estão na pista, poderiam cumprir suas tarefas no modelo home office, inclusive os gestores.
Fica então o questionamento: é possível fazer a gestão de um posto de combustíveis não estando lá? Sim, é possível!
O que trabalho remoto e gestão têm a ver com competitividade?
Até antes da pandemia, o trabalho remoto era visto com ressalvas, era sinônimo de improdutividade e falta de comprometimento. Segundo pesquisa realizada pelas empresas Convenia e Ahgora, 63,6% não consideravam adotar o trabalho remoto no seu dia a dia.
Controle sobre a produtividade, o alinhamento à cultura da empresa e a inadequação a todos os setores foram os motivos mais lembrados.
Hoje, essa perspectiva mudou. Ainda em abril de 2020, 46% das empresas estudadas pela Fundação Instituto de Administração (FIA) adotaram o home office. Destas, a maioria se mostrou satisfeita com os resultados alcançados mesmo diante das adversidades.
Isso porque, 60% dos gestores declararam, em outra pesquisa, agora da SE Business School, que esse modelo ajudou na melhoria da eficiência e da produtividade. Como resultado, 80% dos entrevistados aprovaram o modelo home office.
Esses dados mostram que, embora o regime home office se expandiu de forma inesperada, em um contexto pandêmico, essa tendência veio para ficar.
Como se percebe, esse modelo, em geral, não prejudicou os resultados da empresa. Do contrário, trouxe maior produtividade e desenvolveu competências em gestores e demais colaboradores que antes estavam adormecidas, como habilidade, resiliência e autodisciplina.
O papel dos gestores mesmo distantes
Com a pandemia, as empresas se desenvolveram de outras maneiras antes não imaginadas e passaram a usar isso como uma forma de se destacar no mercado e tornar-se mais competitivas.
O grande desafio dos gestores, portanto, é cuidar para que valores, processos e objetivos não saiam da linha e sejam perdidos de vista.
Logo, eles precisam estar atentos a alguns pontos que podem fazer a diferença no dia a dia:
- Comunicação: os liderados e demais colegas não estão mais do outro lado da sala, agora, do outro lado da tela. Portanto, a comunicação deve ser mantida em todos os sentidos, tanto nos comunicados de rotina quanto no compartilhamento de informações relevantes para as atividades.
- Cultura: muitas empresas têm valores, missão e visão sólidos, portanto se adaptam melhor a adversidades; outras, nem tanto. Nesse sentido, os gestores precisam buscar formas de exercitar essa cultura para que ela não se perca perante o distanciamento e nem impacte nos resultados do negócio.
- Tecnologia: esse elemento é indispensável hoje em dia, pois é a base que sustenta o trabalho remoto e toda a gestão a distância no posto. Optar por servidores que utilizem tecnologia de cloud computing é imprescindível neste momento em que se tornará mais comum executar atividades fora do ambiente físico. Assim, as informações vão aonde os gestores estão.
Como a gestão à distância no posto ajuda a ter melhores resultados
Após apresentarmos a tendência do home office no mercado de forma geral, está na hora de compreender como a gestão a distância no posto pode ser executada para trazer bons resultados para o negócio.
Como já pontuamos, adotar um sistema de gestão integrado com tecnologia em nuvem é o primeiro passo para realizar uma gestão mais assertiva.
Como as informações que circulam pelas áreas do negócio estão em nuvem, ou seja, na rede on-line, gestores e colaboradores podem ter acesso a elas de qualquer lugar, a qualquer momento, desde que estejam conectados à internet.
Isso confere maior agilidade na tomada de decisão, segurança às informações e até mesmo redução de custos, pois não será preciso gastar com aluguel e manutenção de servidores físicos.
Com o ERP certo, você consegue conduzir processos que, mesmo presencialmente, são executados com certos desafios. A seguir, elencamos algumas dessas atividades inerentes aos gestores.
Controle de estoque
Um gestor não precisa estar na pista ou no almoxarifado para fazer o controle de estoque do seu posto. Essa tarefa é facilmente executada por meio do acompanhamento do fluxo de entrada e saída monitorado pelo ERP.
Uma única plataforma compila todas as informações referentes a produtos combustíveis e não combustíveis e disponibiliza em dashboards que podem ser acessados de qualquer lugar a qualquer momento.
Controle de fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um importante instrumento de planejamento e controle financeiro. Por meio dele, é possível entender como está a saúde financeira da empresa por meio da análise do saldo disponível em caixa.
Essas informações de entradas e saídas, referentes a vendas realizadas e gastos da empresa, são compiladas e disponibilizadas também em dashboards pelo ERP. Assim, o gestor pode ter acesso a elas sem necessariamente estar próximo fisicamente do setor financeiro da empresa.
Cotação dos preços dos combustíveis
Ser competitivo significa, também, aplicar os melhores preços que sejam interessantes tanto para o negócio quanto para os clientes. Essa missão pode ser facilmente cumprida com um sistema de gestão à distância no posto.
O software leva aonde o gestor estiver as informações sobre os preços praticados e as melhores negociações a serem feitas. Além disso, a partir dos cálculos relacionados à precificação dos combustíveis, sugere os melhores valores a serem aplicados.
Gestão de frentistas
Com um sistema de gestão em nuvem, os frentistas não ficam desassistidos e podem ter sua produtividade acompanhada mesmo à distância.
O gestor tem a capacidade de acessar, em tempo real, os indicadores de vendas de cada frentista, tornando possível o acompanhamento das metas pré-estipuladas.
Por conseguinte, é possível analisar, por dashboards, os pontos fortes, o que precisa melhorar na performance de cada colaborador e vislumbrar formas de potencializar o que já está bom, de forma a replicar naqueles que precisam ter sua produtividade otimizada.
Monitoramento de tanques de combustível
Uma das obrigações dos postos é o monitoramento constante do tanque de combustíveis com o objetivo de realizar um controle de estoque assertivo, evitar prejuízos ao meio ambiente, à saúde dos colaboradores e até mesmo ao funcionamento da empresa.
Um sistema de gestão integrado ao Medidor Volumétrico de Combustíveis (MVC), fornece informações em tempo real relacionadas às mais variadas situações dos tanques de combustíveis, ou seja, desde se há perfurações ou fissuras que podem ocasionar um vazamento, como a garantia de que o posto está cumprindo as obrigações fiscais e tributárias.
Envio de notificações personalizadas
Você deve estar se perguntando: “Mesmo longe, preciso acessar a todo instante o sistema para obter essas informações?”. A resposta para essa sua pergunta é “não”.
Um ERP desenvolvido em nuvem pode contar com um sistema de alertas que envia mensagens aos gestores em determinadas situações, considerando que são eventos importantes e que merecem atenção.
O gestor pode, por exemplo, receber essas notificações nas seguintes situações: identificação de vazamento nos tanques, falhas na medição ou necessidade de reabastecimento, pagamentos de fornecedores próximos do vencimento, divergência entre pedido de compra e nota fiscal, entre outras situações de rotina.
Em tempos pandêmicos, quando o trabalho remoto é o novo normal, estar alinhado a essa tendência pode parecer estranho a princípio, mas traz muitos benefícios.
Por isso, é importante investir em um sistema de gestão adequado. Aliar a tecnologia à gestão a distância no posto é sinônimo de melhoria contínua, logo maior competitividade no mercado.
O sistema de gestão da Adaptive, o Petros, foi pensado para sempre evoluir e atender às necessidades do mercado de postos de combustível. Além de ser o primeiro software de gestão para postos hospedado na nuvem e possibilitar a realização de uma série de operações à distância, o sistema conta com um módulo específico para auxiliar os gestores a administrarem as empresas e tomarem decisões de qualquer lugar do mundo, o Adaptive Everywhere.
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