Na medida que o mercado vai evoluindo as tecnologias e soluções também vão se desenvolvendo e aperfeiçoando, podendo lhe trazer processos mais efetivos e rápidos e informações mais acessíveis e confiáveis.
Você tem passado por alguma dificuldade no atual sistema do seu posto de combustível? Esse sistema tem tido evoluções ou você ainda tem passado pelas mesmas dificuldades e nada tem melhorado? Criamos este artigo levantando alguns pontos para você entender qual é o momento certo de trocar o sistema do seu posto.
Quais pontos analisar no sistema para saber se é a hora?
Sistema não acompanha as mudanças na regulação fiscal
Constantemente há mudanças no cenário fiscal brasileiro. A carga tributária, o modelo de cálculo de impostos e o controle exigido pela legislação são muito complexos e estão sendo atualizados frequentemente. Para isso é importante que o seu sistema esteja preparado para atender a todas as novas mudanças regulatórias.
Contabilidade não conta com informações seguras
O fluxo de caixa, ou melhor, o balanço entre as entradas e as saídas, é um dos dados essenciais para calcular a saúde financeira do posto de combustível. Deve ser sempre acompanhado de perto, apresentar dados apurados e precisos, para assim ser possível saber se o negócio está gerando lucro ou não.
Se você não tem confiança nas informações sobre a contabilidade que seu sistema de gestão fornece, isso significa que chegou o momento de rever seus processos e de entender quais funcionalidades estão faltando para que seus dados sejam confiáveis.
Ninguém sabe utilizar o sistema como deveria
Um grande indicador que mostra que é hora de reconsiderar o seu atual sistema é a constatação que seus funcionários realizando atividades fora do sistema as atividades que deveriam ser feitas dentro dele. Isso reduz consideravelmente o valor e a efetividade de qualquer software de gestão.
Será que os treinamentos e suporte que tem recebido estão sendo eficazes? O importante a realização da troca antes que os processos fiquem inconsistentes e prejudiciais aos indicadores de gestão.
Sistema antigo lento ou difícil de usar
Procure uma empresa que ofereça soluções intuitivas e que invistam na usabilidade e interface do usuário. São pontos importantes que impactam na produtividade e facilidade de uso dos funcionários e gestão do posto de combustível.
Acompanhamento das novas tecnologias
Sempre surgem novidades e novas tecnologias no mercado, modificando formas de interação nos negócios. A mobilidade é um bom exemplo. Seu sistema tem a versão mobile? Por ele você consegue visualizar informações com agilidade de qualquer lugar do mundo? Está em constante crescimento o número de gestores que utilizam as versões mobile para acessar dados gerenciais do posto de combustível, até mesmo para uma rápida tomada de decisão como por exemplo uma alteração de preço.
Sistema lento e instável
Geralmente os postos de combustíveis realizam operações de grande excesso de transações em contato direto com o cliente o que qualquer ato compromete diretamente com sua satisfação. Por tanto, a agilidade na pista e loja de conveniência é essencial para um atendimento veloz e eficiente, o que compromete diretamente a experiência dos consumidores do posto.
- Um sistema lento pode causar:
- Perda de tempo;
- Perda de clientes;
- Competitividade do negócio;
- Aumento de horas extras dos funcionários;
- Estresse não só dos clientes como dos próprios funcionários.
Difícil extração de dados e relatórios
É necessário ter um sistema que você consiga extrair os dados de maneira rápida, fácil e precisa para ganhar tempo na hora de interpretá-los. Você precisa saber quais partes do seu negócio estão e não estão funcionando, e você precisa disso “pra ontem”.
Difícil acesso ao suporte técnico
Se o seu sistema não oferece um suporte técnico rápido e atencioso fica difícil nas rotinas de treinamento da equipe, resolução de problemas técnicos diários e também a solução de dúvidas.
Tome como prioridade empresas que prezam por um bom atendimento técnico e sempre buscam evolução constante para melhorar e não piorar o que já tem.
Alto custo de manutenção
Toda manutenção que tem feito você percebe que seus investimentos tem causado mais gastos do que economia, manter o sistema pode comprometer a estratégia do seu posto de combustível.
Faça sempre pesquisas no mercado, procure se inteirar com outros sistemas e fazer comparações de gastos e economia, desta forma faça uma análise se valerá a pena a mudança do software de gestão.
Pronto! Você já analisou o atual sistema do seu posto de combustível, viu os benefícios que a atualização para um novo software vai trazer e agora é o momento de, efetivamente, realizar a troca.
Veja os próximos passos!
O que deve ser melhorado em cada área?
Reúna com seus funcionários e entenda quais funcionalidades que eles mais necessitam e quais que eles gostariam que tivesse esse novo sistema que facilitaria ainda mais suas rotinas. Crie um mapeamento de seus procedimentos e entenda como a informação corre de área para área, garantindo que, neste novo sistema, esse fluxo aconteça sem interrupções e perda de tempo.
Procure informações do mercado sobre seu novo sistema, encontre um que entenda do seu negócio e que antes de apresentar uma proposta comercial, faça um diagnóstico completo da gestão do seu posto, buscando identificar os principais problemas da sua operação e do seu processo de tomada de decisão. Além disso, verifique a reputação desse sistema e se possível ligue para alguns clientes que já utilizam o sistema deles.
Não compre apenas o sistema de gestão
Faça uma análise geral do seu novo fornecedor, não compre apenas o sistema de gestão, mas também o treinamento oferecido, consultoria e suporte técnico. Invista constantemente em informação e em treinamentos para os funcionários que utilizam a ferramenta para evitar que ela se torne inútil.
Para que seus funcionários se engajem e utilizem o software, é preciso exigir que seu novo fornecedor ofereça não só o suporte da solução, mas também todo o treinamento necessário para uso completo da ferramenta.
Concluindo ….
Apesar de uma mudança de sistema exigir muitos esforços e custos, se seu posto estiver passando por alguma destas dificuldades listadas anteriormente, não tenha dúvidas, você será recompensado futuramente por isso. Com a mudança do sistema você terá aumento de eficiência, qualidade do serviços prestados, satisfação, fidelidade e valor de clientes, e consecutivamente aumento na geração de receitas para seu negócio.
E aí, pronto para mudar o sistema do seu posto de combustível? Deixe nos comentários as dificuldades e problemas que o seu atual sistema tem trazido.
