Implantar um software de gestão empresarial (ERP) é um avanço na saúde da empresa. Assim que a companhia passa a ter um software que automatiza os processos, os negócios tendem a crescer exponencialmente.
Isso porque esse tipo de sistema permite a automação de diversas tarefas, e a otimização de todas as outras. Tempo é algo que nunca mais será perdido. Mas, para que isso seja verdade, é preciso tomar alguns cuidados na implementação do software de gestão.
Hoje, vamos te mostrar as principais dicas para implantar um software de gestão, e você vai entender que a implementação pode ser tão crucial quanto a própria escolha do software em si.
Como implantar um software de gestão corretamente?
Reúna seus líderes em uma equipe
O primeiro passo para implantar um software de gestão em qualquer empresa é, sempre, reunir os líderes de todos os setores em uma só equipe. É fundamental que haja pelo menos um colaborador de cada setor, por menor que seja.
Se você possui setores que não têm um líder propriamente dito, escolha o funcionário daquele setor que mais apresenta o perfil de liderança.
Essa equipe deverá receber as orientações que serão passadas a todos os outros colaboradores. É também através dessa equipe, que você vai colher os feedbacks dos funcionários.
Eleja os colaboradores que farão parte dessa equipe com muito cuidado, pois o sucesso na implementação do software dependerá, em grande parte, deles.
Analise os processos críticos
Com sua equipe de líderes reunida, o próximo passo para implantar um software de gestão é definir quais são os processos mais críticos de cada setor. Comece com apenas um entre os mais importantes de cada setor, e vá adicionando um segundo ou terceiro processo conforme necessidade.
Entretanto, atente-se para a quantidade de processos. Você deve elencar somente os mais críticos. Aqueles que estão atrasando sua produtividade, comprometendo suas operações ou gerando prejuízo para a empresa.
É nestes processos que você vai focar todos os esforços de implantação do software primeiro.
Faça o mapeamento do software
O mapeamento do software deve ser feito por todos os líderes. Eles devem apontar onde ficam todas as funções essenciais do sistema para seus setores. Fazendo isso, quando uma função precisar ser acessada, todos saberão onde ela está.
Os próprios líderes podem se ajudar mutuamente caso tenham dúvidas. Essa é uma forma de descobrir as melhores funções do sistema, além de saber exatamente quais serão as utilizadas nos processos críticos.
Elabore um planejamento de aderência
Outra boa dica para implantar um software de gestão é elaborar um planejamento de aderência. Parte dele já está pronta, pois você já montou a lista dos processos críticos e o mapeamento do software.
Agora, deve determinar quais ações serão tomadas para solucionar os eventos críticos. Depois que estes estiverem em pleno funcionamento, o planejamento é o que vai dizer a ordem de implementação de todo o resto.
A aderência dos colaboradores também é essencial. A equipe de líderes deve treinar e aperfeiçoar os colaboradores de seus setores, ensinando-lhes a operar o sistema e tirando suas dúvidas.
O objetivo é aumentar a aderência dos colaboradores, que devem aprender a operar o software sem falhas e erros, mas principalmente, sem demora.
Faça a migração dos dados
Antes de começar a operar efetivamente, é necessário que o novo software seja alimentado com os dados da empresa, dos clientes, das operações, entre outros. Todo processo crítico deve ser migrado antes.
Comece a migração de dados por eles, e vá fazendo o restante conforme o tempo permite. O ideal é ter um colaborador dedicado em cada setor para fazer a migração de dados.
Estabeleça metas a curto prazo
Uma dica para implantar um software de gestão com eficácia é estabelecer metas a curto prazo. Isso porque a implementação não pode demorar muito tempo, ou você não estará aproveitando todo o potencial do software que adquiriu.
Portanto, tenha metas claras que dizem os prazos para operação plena de cada setor. Estabeleça também metas produtivas, que devem ser, no mínimo, iguais às metas antes do software. Quando os colaboradores já estiverem ajustados a ele, as metas devem ser aumentadas para explorar o potencial do sistema.
Preveja sua demanda no período de adaptação
Mais uma dica para implantar um software de gestão é fazer uma previsão de demanda para o período da implementação. Normalmente, sua capacidade diminui durante a adaptação ao software, pois os colaboradores estão aprendendo a lidar com ele.
Tendo isso em mente, planeje sua demanda de acordo. Se for preciso, dívida a equipe em duas. Uma continua os trabalhos rotineiros de sempre, enquanto a outra aprende o novo software. Quando a equipe do software já estiver plenamente operante, a outra deve começar o treinamento.
Oriente a equipe sobre imprevistos
Se os imprevistos já acontecem dentro da rotina inalterada, imagine, então, quando algo tão importante quanto um software está mudando. Uma dica essencial para implantar um software de gestão sem confusão é orientar a equipe sobre o que deve ser feito em casos de imprevistos.
Se você não souber muito bem o que fazer em cada cenário, oriente-os a não tomar decisões sozinhos, mas a procurarem os líderes de seus setores. A comunicação interna é primordial neste momento.
Lembre-se do suporte
Você pode, sempre que preciso, solicitar suporte ao fornecedor do seu software. Essa é uma dica para implantar um software de gestão que passa despercebida e que muitos gestores acabam se esquecendo.
O fornecedor poderá esclarecer dúvidas sobre as ferramentas, relatórios, menus, parâmetros e até possíveis falhas sempre que necessário.
O suporte é seu porto seguro no que diz respeito ao novo software. Então, não hesite em acioná-lo.
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