O varejo de forma geral possui uma grande demanda todos os dias. São milhares de consumidores que circulam pelo comércio de cada cidade durante o expediente e, para que sua papelaria consiga acompanhar esse ritmo, um dos fatores essenciais é ter um bom sistema de gestão.
O software de gestão ajuda a empresa em diversas áreas, otimizando sua operação e administração, gerando aumento de produtividade e de lucros. Mas qual o melhor sistema de gestão para papelaria?
Se você está em dúvida sobre qual sistema escolher, vamos te dar algumas dicas indispensáveis que te ajudarão a ter uma visão sobre o que um bom sistema de gestão deve oferecer.
O sistema de gestão ideal para papelaria
O sistema de gestão ideal é aquele que atende critérios básicos e avançados, disponibilizando soluções para as principais tarefas do dia a dia de uma papelaria. Vamos explorar esses critérios abaixo.
Praticidade e agilidade
Uma papelaria lida diariamente com um volume enorme de itens diferentes. Não é fácil manter tudo organizado, muito menos encontrar algo que você não sabe onde está. Mas com a ajuda de um sistema de gestão para papelaria, você consegue manter tudo sob controle.
O sistema em questão deve ser fácil de operar, trazendo atalhos e funções de busca de itens. Ele também deve ser ágil, permitindo que você faça o atendimento ou a operação a ser realizada da forma mais rápida possível.
Quanto mais descomplicado e organizado for o software de gestão, melhor. Entretanto, ele ainda deve possuir menus completos que deem acesso a todas as suas funções.
Controle de estoque
Outra função que o melhor sistema de gestão para papelaria deve ter é um módulo dedicado ao controle de estoque. Administrar o estoque já é uma tarefa difícil por si só. Se seu software não te auxiliar com isso, ou deixar tudo ainda mais complicado, você só terá insatisfação.
O bom software de gestão para papelaria é aquele que entende a necessidade da empresa manter o estoque extremamente organizado, com classificação e cadastro de itens de forma detalhada e completa.
Além disso, o sistema também precisa ser capaz de fazer uma projeção sobre quando comprar, quais itens comprar e em que quantidade, baseado na rotatividade de cada produto.
Orçamento e compras
Não basta organizar o estoque e esperar que tudo ficará bem. O melhor sistema de gestão para papelaria é aquele que possui um módulo de orçamento e compras automatizado. Você realiza a parametrização para que sejam enviados orçamentos fáceis de serem convertidos em pedidos de compra.
Isso economiza muito tempo, tanto para receber o orçamento quanto para transformá-lo em pedido. Você deve ser capaz de analisar qual orçamento se destaca, seja pelo que for, e escolher qual será oficializado como pedido, em poucos cliques.
Frente de caixa
Como estamos falando de uma papelaria, um módulo de caixa é indispensável para um bom sistema de gestão. Ele não é apenas obrigatório, mas deve trazer funções que realmente beneficiem a empresa.
No balcão de atendimento, o pedido do cliente será registrado e enviado diretamente ao caixa, onde ele já estará aguardando quando o cliente chegar para fazer o pagamento.
Além disso, abrir e fechar o caixa deve ser uma tarefa fácil e rápida. Você não vai querer ficar na loja 30 minutos a mais depois de fechar só para conseguir imprimir uma Redução Z.
Gestão financeira
Mais um ponto extremamente importante diz respeito à gestão financeira. Ela deve ser realizada de maneira facilitada por um bom sistema de gestão para papelaria. Um exemplo disso é a baixa de títulos em lote.
Contas a pagar e receber devem estar em um único lugar, agrupadas e organizadas para que você consiga administrar todas ao mesmo tempo.
Se o sistema de gestão que você adotar não conseguir gerenciar suas finanças, você terá grandes dores de cabeça.
Ferramentas administrativas
Sabemos que, por vezes, a tomada de decisão é extremamente difícil no gerenciamento de uma empresa, seja do porte que for. Um dos critérios que o melhor sistema de gestão para papelaria deve atender é oferecer ferramentas para auxiliar na administração do negócio.
Relatórios, gráficos, parâmetros, indicadores, entre outras ferramentas, podem ajudar o gestor a entender a real situação da empresa e tomar decisões baseadas em números, bem fundamentadas e respaldadas por documentos oficiais.
Conciliação de cartões
Para quem vende com cartões de crédito e débito, a conciliação de cartões é uma das tarefas mais desgastantes, delicadas e arriscadas que existem. O menor erro no momento de conferir as notas pode deixar uma grande quantia passar despercebida, gerando prejuízo e não fechando as contas da empresa no fim do mês.
Com um bom software de gestão, essa tarefa é feita de forma totalmente automática. Isso significa mais tranquilidade, precisão e tempo livre para cuidar de coisas mais importantes.
Disponibilidade
O modelo de software de gestão que é instalado no computador local e permanece ativo somente quando este servidor está ligado ficou no passado. Hoje, o melhor sistema de gestão para papelaria é aquele que funciona online e, portanto, está sempre disponível.
E não é apenas isso. O mesmo software pode ser acessado de qualquer lugar do mundo, a partir de qualquer dispositivo conectado à internet.
Imagine ter um software assim e que ainda ofereça muito mais
O RZ Business é, sem dúvida, o melhor sistema de gestão para papelaria. Além de todas as funções citadas acima, ela conta com diversas outras preparadas para otimizar a operação e administração da sua empresa.
Projetado especificamente para o varejo, o RZ Business sabe do que você precisa e entrega isso com eficiência. A melhor forma de comprovar é vendo isso tudo acontecer, certo?
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