É um fato que o objetivo de toda empresa é prestar um bom serviço e crescer, conquistando espaço no mercado e gerando lucros. O software ERP (Enterprise Resource Planning) é uma ferramenta projetada para facilitar e acelerar o cumprimento dessa meta.
Por meio do sistema ERP, o gestor tem acesso a todos os processos e procedimentos da empresa que administra em tempo real, o que lhe permite tomar decisões e elaborar estratégias eficientes em curtos períodos de tempo.
Além disso, é importante considerar que o software diminui a burocracia e aumenta a integração entre os setores de uma companhia, o que reduz seus custos e aumenta sua produtividade.
Embora o ERP entregue muitos benefícios, para que eles de fato sejam alcançados, é necessário contratar o sistema mais adequado para o negócio, caso contrário, os resultados podem ficar aquém do que é esperado. Continue lendo o artigo e conheça quais cuidados devem ser tomados para escolher o sistema ERP mais alinhado com sua empresa.
Identifique as necessidades de sua empresa
Uma das principais funções de um software ERP é centralizar todas as informações, geradas pelos diversos procedimentos diários da empresa, em um único sistema. Por meio dessa função, a informação é transmitida em tempo real, o que permite que processos sejam automatizados e ocorram sem a interferência de terceiros.
Mas, para que isso de fato ocorra, primeiro é necessário mapear os processos e seu modo de execução. Uma vez que essa tarefa é cumprida, é possível escolher um sistema adequado para eles.
É importante levar em consideração que empresas diferentes têm diferentes modos de atuação. Por isso, escolher um sistema genérico pode ser uma opção ruim, pois é possível que boa parte de suas funcionalidades não se ajustem ao modelo adotado no seu negócio.
Ao optar por um software específico, o gestor garante que cada funcionalidade tem um motivo definido e aumenta as chances de sucesso para a implementação do sistema em sua empresa.
Pense na escalabilidade de seu negócio e considere seu crescimento futuro
Embora boa parte dos empreendimentos tenha um início humilde, os gestores e sua equipe não podem se esquecer que o objetivo de toda empresa é crescer. Portanto, se faz necessário considerar esse crescimento futuro na hora de escolher um software ERP.
Isso porque, conforme a quantidade de clientes aumenta, o número de processos, e de informações geradas por eles, tende a aumentar também. Como o sistema ERP atua centralizando essa informação, é necessário que ele tenha a capacidade de acompanhar esse crescimento.
Uma característica relevante para um ERP é a flexibilidade, um sistema que pode ser adaptado com facilidade é capaz de atender novas demandas da empresa, caso elas surjam, com menos esforço e em períodos mais curtos de tempo.
Por esse motivo, escolher um sistema que ofereça essa função permite que ajustes e novas funções sejam incluídas, quando se fizerem necessárias.
Se informe sobre soluções em nuvem
Quando pensamos nos benefícios de um software ERP, não podemos nos esquecer de seu armazenamento. Como toda a informação digitalizada é guardada em servidores, os custos com papel e arquivos físicos são praticamente zerados.
Além disso, uma vez que a informação está registrada em um meio digital, é possível acessá-la rapidamente, sem a necessidade de vasculhar pastas. Ao eliminar a necessidade de grandes servidores, a tecnologia do armazenamento em nuvem otimiza essa vantagem ao aumentar a segurança dos dados e reduzir os custos com TI.
Portanto, procurar por um ERP com suporte para servidores em nuvem é uma ideia que deve ser levada em consideração.
Procure por um software ERP responsivo
Se o gestor conseguir acessar o ERP por meio de um dispositivo mobile, como um smartphone, ele terá a liberdade de acompanhar o desempenho da empresa que administra em qualquer lugar. Essa conectividade também facilita a troca de informações entre os setores de uma companhia, o que aumenta a agilidade de seus processos.
Verifique se a empresa desenvolvedora do software fornece um suporte técnico de qualidade
Uma vez que o sistema entre em operação, ele otimizará os processos da empresa, melhorando seu desempenho e aumentando sua produtividade. Quando isso ocorrer, qualquer interrupção ou falha que o sistema sofra pode causar atrasos e conflitos.
Para evitar esse problema, é importante recorrer a um fornecedor que preste um suporte técnico de qualidade e que garanta esse atendimento nos momentos em que sua empresa está em operação e pode vir a precisar dele.
Também é válido considerar os meios de contato disponíveis e verificar a qualidade de seu atendimento ao cliente. Um sistema ERP de qualidade não apresentará falhas facilmente, mas, ao levar em consideração a possibilidade, escolher uma empresa que preste um bom suporte é essencial.
Avalie o impacto causado pela implementação do sistema
Por mais que o software ERP crie diversos benefícios para a empresa, o momento de sua implementação pode ser considerado crítico e algumas divergências podem ocorrer, afetando os colaboradores e seu desempenho.
É necessário que o gestor elabore um estudo para avaliar o nível de impacto que a instalação do sistema pode causar na companhia. Com base nesses dados, é possível criar estratégias e evitar possíveis danos.
Uma empresa desenvolvedora que preste auxílio nesse momento deve ser vista com bons olhos.
Procure um sistema que caiba no seu orçamento
Cabe ao gestor avaliar o caixa de sua empresa e verificar o montante disponível para realizar o investimento. Normalmente, personalizações profundas costumam ter um preço mais elevado. Mas, ao optar por um sistema flexível, é possível implementá-las de acordo com o caixa e as necessidades da empresa.
Outro ponto a ser considerado é que, um dos benefícios auferidos pelo ERP é a redução de custos e o aumento da produtividade. Portanto, o sistema não deve ser visto como um gasto, mas sim como um investimento necessário.
Por fim, um ponto que de maneira alguma deve ser negligenciado é a idoneidade da empresa responsável por desenvolver o software. Visto que a função dele é vital, e está diretamente ligada ao crescimento da companhia, os responsáveis por desenvolvê-lo devem ter experiência comprovada e precisam ser conhecidos no mercado.
Recorrer a empresas que são consideradas referência é um meio interessante de evitar problemas e dores de cabeça.
Agora que você sabe quais cuidados deve tomar na hora de escolher um software ERP, que tal se manter informado sobre gestão e tecnologia? Assine nossas newsletter e receba dicas incríveis para gestão do seu negócio.
