Fraudes com a utilização de maquininhas de cartão, hackeamento de sistemas de gestão e muitas outras: são incontáveis as notícias sobre tipos de fraudes às quais os postos de combustíveis estão suscetíveis. Situações como essas reforçam a importância de se escolher um ERP seguro de falhas, invasões e erros, em outras palavras, um sistema antifraudes.
Por isso, fizemos este artigo para mostrar a você porque o Adaptive Business, um sistema de gestão completo para postos de combustíveis, pode ser considerado um sistema antifraudes.
Controle de Encerrantes e Monitoramento da Bomba
O Adaptive Business não possui funcionalidade que permita a exclusão de um abastecimento capturado da bomba. Então, mesmo que um funcionário ou um hacker descubra a senha de um colaborador, é impossível que ele consiga excluir um abastecimento via sistema.
Além disso, todo abastecimento capturado pelo Adaptive Business é registrado como venda através da emissão de um documento fiscal ou então ser registrado como aferição. Não existe outra opção além dessas duas, de forma a diminuir ou mesmo eliminar brechas para fraudes nesse sentido.
Existem situações em que o abastecimento pode ocorrer sem sequer ser enviado ao sistema. São os casos em que uma pessoa, com acesso ao controle remoto e senha da bomba de combustível, desconecta a bomba do equipamento de automação e faz um abastecimento. É o chamado abastecimento com bomba em modo local, abastecimento off-line ou abastecimento por fora.
A solução que o Adaptive Business implementa é, em um primeiro momento, enviar alertas ao gestor avisando que existe uma bomba de combustível desconectada. Posteriormente, quando a bomba voltar a ser conectada novamente, é feita a comparação entre os encerrantes do sistema e o encerrante digital da bomba, gerando um abastecimento com a diferença detectada.
Para além do controle de discrepância entre as vendas/aferições realizadas e o encerrante digital da bomba, o Adaptive Business também possui uma funcionalidade que permite o controle das discrepâncias entre a evolução das vendas/aferições e o encerrante mecânico da bomba.
Desse modo, toda bomba de combustível possui o encerrante digital que fica armazenado na CPU da bomba e também possui o encerrante mecânico que só pode ser lido a olho nu. No entanto, uma bomba pode ter a CPU substituída, o que, em si, pode embutir algumas fraudes.
Para evitá-las, o Adaptive Business é capaz de comparar os dados do encerrante mecânico com o digital, de modo a eliminar as possibilidades de fraudes que envolvem trocas de CPUs originais por CPUs usadas em práticas de fraude.
Monitoramento de descarga de combustíveis
O Adaptive Business possui integração com diversos medidores de tanque combustíveis do mercado. Dessa forma, é possível detectar o volume de combustível descarregado fisicamente nos tanques, comparar com os volumes registrados nas notas fiscais de entrada e gerar alertas caso ocorra alguma diferença.
Além de relatórios diários sobre essa rotina, o gestor pode contar com notificações via e-mail no caso de divergências nesse processo. Desse modo, é possível investigar com mais agilidade casos de vazamento de combustíveis, evaporação excessiva ou mesmo tentativas de fraudes.
Banco de dados seguro
Todos os clientes da Adaptive têm seus dados armazenados na nuvem de forma muito segura e sem custos adicionais por isso. Nenhum banco de dados de cliente sob gestão da Adaptive está disponível para conexão direta via internet. Toda alteração nos dados é sempre feita via sistema Adaptive Business.
No ambiente do cliente, existe um banco de dados temporário necessário para que o estabelecimento opere mesmo sem ter internet. Seguidas as boas práticas de instalação e configuração da ferramenta, este banco de dados, além de bastante seguro, é virtualmente inviolável.
Além disso, o Adaptive Business conta com mecanismos para garantir a integridade de registro do banco de dados através da geração de checksum para cada registro. Dessa forma, demais alterações fraudulentas podem ser identificadas.
Também lançamos recentemente um fork, ou versão própria, do SGBD PostgreSQL, onde implementamos uma série de ajustes para garantir que, mesmo que nossos clientes não sigam as boas práticas de configuração e segurança, o banco de dados seja inviolável.
PDV Móvel
O PDV Móvel é um módulo do Adaptive Business de frente de caixa que pode ser utilizado em dispositivos móveis. Dessa forma, é possível realizar todo o processo de vendas, do pagamento pelo cliente à emissão do cupom fiscal.
As vendas realizadas por cartões são automaticamente registradas no sistema e, mesmo se o frentista cancelar algumas delas, esse cancelamento será registrado no ERP, o que impossibilita qualquer risco de fraudes no posto.
Leia também: Fraudes no posto: você pode perder até 130 mil reais com 4 erros de gestão
Adaptive 360º
Através desse módulo do Adaptive Business, o gestor e/ou dono recebe notificações personalizadas sobre o desempenho das operações do posto, evitando prejuízos com falhas, fraudes, invasões e erros.
A melhor parte é que os clientes da Adaptive podem solicitar à equipe o desenvolvimento de notificações personalizadas para acompanhar processos específicos do negócio.
Leia mais sobre esse módulo em: 10 processos de gestão em postos para otimizar com o Adaptive 360º
Nenhum mecanismo de segurança funciona sozinho…
Ao longo deste conteúdo, você pôde perceber algumas funcionalidades e características que fazem do Adaptive Business um sistema antifraudes. No entanto, é necessário dizer que uma boa gestão não se faz sozinha, e nem mesmo de forma totalmente automática.
Com o Adaptive Business, gestores e donos conseguem acompanhar com facilidade o andamento das operações do posto, são notificados de inconsistências e possuem informações suficientes para tomar decisões ágeis e assertivas.
Mas cabe a estas funções o empenho para acompanhar os processos, tomar ações estratégicas com base nos diversos dados que o sistema oferece e identificar erros e possíveis fragilidades de processos.
Para saber mais sobre como o Adaptive Busines, um sistema antifraudes, pode transformar a rotina do seu posto e tornar seus processos mais seguros, acesse aqui.
Você também pode entrar em contato com nossos especialistas diretamente pelo WhatsApp e agendar uma consultoria gratuita para melhorar a segurança dos processos de gestão do seu posto.
