Se você chegou até aqui, provavelmente precisa entender o que significa para uma empresa ter um sistema ERP. Com certeza você já se perguntou como aquela empresa vizinha consegue manter-se organizada, em dia e crescendo cada vez mais enquanto a sua não.
Quantas vezes você já se culpou, culpou os funcionários, culpou a economia, culpou o país; para no fim entender que a sua empresa está apenas desatualizada?
Mas não se preocupe, você vai entender tudo sobre sistema ERP neste artigo. Vamos lá?
O que é um sistema ERP?
ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning, que em português significa Planejamento de Recursos Empresariais. Esse modelo de software disponibiliza ferramentas integradas de contabilidade, finanças, recursos humanos e demais setores da empresa, contribuindo para automatizar tarefas e tornar mais eficiente a gestão empresarial.
Ao disponibilizar recursos a vários departamentos da organização, esse sistema diminui as chances de erros na execução das atividades. Ao mesmo tempo, as incompatibilidades entre outras ferramentas são reduzidas.
Já imaginou quantas vantagens um software como esse pode trazer para um negócio? Em vez da equipe precisar lançar informações em planilhas de Excel, ela poderá centralizar os dados no sistema, interpretando as informações financeiras e contábeis de maneira simples e rápida.
Além disso, muitas ferramentas do mercado possuem também as áreas de vendas e compras. Dessa maneira, o gestor tem muito mais controle de toda a operação da empresa.
Quando um produto é lançado no estoque, por exemplo, o setor financeiro já recebe as informações para realizar o pagamento. Da mesma forma, quando um item é vendido, o estoque é ajustado para evitar falhas de comunicação entre os setores da organização.
Diversos sistemas ERP podem, ainda, emitir inúmeros documentos fiscais, de forma completamente automatizada.
Como o sistema ERP funciona e para que ele serve?
Geralmente, o sistema ERP tem variados módulos, que conversam entre si. Ele é criado a partir de uma base de dados única, mas que faz divisões por módulos para contemplar setores diferenciados das empresas, como contabilidade, financeiro e vendas.
Como as informações são integradas, os processos transcorrem de maneira mais ágil e com menos erros. Quando o software identifica poucos produtos no estoque, por exemplo, os dados aparecem para o setor de compras, que pode providenciar mais unidades.
Saiba como implantar o controle de estoque no seu negócio.
Assim, é possível reduzir os problemas de comunicação entre os departamentos, pois o próprio sistema ERP faz essa integração das informações. Vale lembrar que o modelo de software poderá mudar de acordo com a empresa escolhida e o segmento do estabelecimento.
Uma solução para um supermercado, por exemplo, terá funcionalidades diferentes daquelas utilizadas por uma fábrica. Enquanto uma precisa controlar a frente de caixa e integrar os dados com o setor financeiro, a outra necessita acompanhar a produção de cada departamento.
Por esse motivo, é sempre importante avaliar a empresa que fornece a solução. Considere se ela oferece as funcionalidades que atendem ao segmento de mercado em questão.
Qual a aplicação do sistema ERP?
Trata-se de uma importante ferramenta para organizar as demandas da empresa e registrar informações de fornecedores, clientes, colaboradores, produtos e finanças.
O software também auxilia o gestor a identificar os itens mais vendidos pelo estabelecimento, os processos que apresentam falhas e a margem de lucro de cada um deles. Logo, em médio e longo prazo, a solução ajuda a melhorar a competitividade da sua empresa diante dos concorrentes do mercado.
Como o sistema ERP auxilia a gestão empresarial?
Um sistema ERP oferece muitas vantagens para os estabelecimentos. A principal delas é o auxílio para uma visão ampla sobre o negócio e a possibilidade de criar relatórios detalhados sobre os setores, o que contribui para a identificação dos processos que trazem os melhores resultados. Veja ainda outras vantagens dessa ferramenta:
1. Redução de custos
Por aumentar o controle sobre todas as atividades, o software ERP ajuda a diminuir os custos do empreendimento. O domínio dos itens em estoque, por exemplo, reduz as perdas de materiais em caso de vencimento do prazo de validade.
Ao identificar que algum produto está próximo da data de expiração, o gestor pode aplicar uma promoção especial para reduzir a sua perda. A solução ainda proporciona aumento na produtividade dos colaboradores, uma vez que as tarefas são automatizadas e o trabalho manual é reduzido. Consequentemente, o gestor pode observar:
- Maior cumprimento dos prazos de entrega;
- Diminuição da necessidade de contratação de mais profissionais;
- Redução dos custos de TI.
2. Controle sobre os processos
O sistema ERP tem módulos que permitem a integração de todas as atividades da empresa. Dessa forma, ele aumenta o controle do gestor sobre os processos, permitindo maior domínio dos setores que apresentam mais problemas e a identificação de maneiras mais eficazes para administrar a empresa.
Para complementar, ele permite que você dedique o seu tempo à gestão do negócio porque a ferramenta faz o controle dos processos.
3.Maior eficiência da gestão tributária
Um benefício que, muitas vezes, não é percebido pelos gestores é a redução dos riscos de notificações e multas por parte do fisco. Afinal, o software ERP auxilia no cumprimento da legislação tributária e fiscal, o que diminui as chances de erros no pagamento de impostos.
Leia também: 5 dicas para fazer a gestão fiscal da sua empresa.
4. Segurança dos dados
Quantas vezes a sua equipe já perdeu informações importantes ou demorou horas para encontrá-las? Um sistema ERP diminui esse tipo de problema, pois reúne os dados em um mesmo local. Sendo assim, basta fazer uma pesquisa sobre os itens que o gestor precisa saber e analisar as informações minuciosamente.
Entenda porque a sua empresa deveria se preocupar com a segurança de dados.
Como escolher um software ERP adequado?
Antes de adquirir qualquer solução para a companhia, é imprescindível fazer uma avaliação sobre as opções do mercado. Outra dica é verificar as reclamações (em sites como Reclame Aqui, por exemplo) e contatar clientes da empresa para saber qual é a avaliação que eles fazem sobre a solução.
Também é fundamental considerar a experiência que a empresa tem no mercado e as funcionalidades que ela pode oferecer para o seu negócio. Faça a pesquisa com tranquilidade e escolha um software ERP que atenda às especificidades exigidas pelo seu negócio!
Aproveite para solicitar uma demonstração gratuita e conhecer os benefícios da solução antes de efetivar a compra.
O que fazer no momento de implementar o sistema ERP?
O sistema ERP é uma ferramenta capaz de otimizar a execução de todos os processos de uma empresa, aumentando a eficiência de seus departamentos, por meio da integração, tornando-a mais produtiva e rentável. Depois de compreender de que se trata, como funciona e o que considerar antes de selecioná-lo, é importante descobrir os meios para implementá-lo.
Esse procedimento, referente à instalação do software e ao início de sua execução, é vital para determinar seu desempenho futuro e o nível de engajamento dos colaboradores para utilizá-lo. Por esse motivo, não deve ser deixado de lado.
Gostou do conteúdo? Que tal ler agora esse blogpost para ficar por dentro de tudo sobre a implantação de um sistema ERP?
