Manter os processos e rotinas operacionais de postos de combustível em dia é um grande desafio. As rotinas operacionais de um posto, bem definidas e implantadas, são essenciais para o sucesso da gestão da empresa.
Entre alguns desses processos, está o preenchimento do Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC) e o fechamento de caixa que são duas das rotinas diárias de um posto.
Neste artigo separamos algumas dicas de como otimizar os processos e rotinas operacionais do seu posto de combustível usando um sistema de gestão e automação comercial. Vamos entender mais um pouco sobre isso?
Dicas de como otimizar os processos e rotinas operacionais de postos de combustível
1. Livro de Movimentação de Combustíveis – LMC
Trata-se de uma exigência legal da ANP – Agência Nacional do Petróleo. Neste livro são registradas as entradas e saídas de todos os combustíveis comercializados no posto. Serve também para controle de arrecadação de ICMS e gestão do estoque. Esse registro pode ser feito manualmente, o que é bastante trabalhoso e sujeito a erros.
Este registro é um dos processos e rotinas operacionais de postos mais importantes, pois está sujeito a penalidades altíssimas. A primeira dica para otimizá-lo e evitar erros, é você adquirir um software de gestão e automação para o seu posto. O sistema gera o livro de movimentação de combustíveis automaticamente, oferecendo suporte para que o seu posto esteja sempre em dia com essa exigência.
2. Conciliação de Cartão
A conciliação de cartão é uma rotina operacional em postos que demanda excessivo tempo e atenção do profissional que realiza essa função manualmente, podendo gerar erros e inconsistência na conferência resultando muitas vezes em grandes prejuízos.
Uma rotina completa de conciliação de cartões deve considerar:
- conferência automática das vendas diárias;
- conciliação automática dos recebimentos das vendas feitas em cartões;
- baixa automática dos cartões de débito no contas a receber;
- auditoria das taxas cobradas pelas administradoras de cartão;
- relatório e alertas de notificação das possíveis divergências resultantes da conferência e conciliação;
- relatório de previsão de recebimentos de vendas em cartão.
Um sistema de automação de cartões deve ser integrado ao TEF, evitando assim possíveis perdas e registros de vendas com valores incorretos.
3. Monitoramento e medição de tanques de combustível
O software de gestão de automação comercial integrado a uma solução de MVC – Medidor Volumétrico de Combustíveis, permite a medição automática dos tanques de combustíveis, monitorando o estoque, como também, identificando possíveis vazamentos.
O sistema pode ainda enviar um alerta (e-mail ou SMS), automaticamente, para os gestores responsáveis pelo posto, quando for identificado um vazamento.
Seguindo essas dicas, é possível melhorar os processos e rotinas operacionais de postos de combustível, evitando retrabalhos, pagamento de multas e até mesmo aumentando a eficiência dos seus colaboradores.
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