Muitas vezes, na jornada do empreendedorismo, sentimos que o nosso negócio não está crescendo da maneira que queríamos, seja pelo faturamento ou pelas despesas que não param de aumentar. De toda forma, é natural que as empresas encontrem obstáculos. Por isso, neste artigo vamos ensinar para você como reduzir custos na empresa, para ajudá-lo a transpor essas barreiras.
Pode parecer fácil em um primeiro momento, mas reduzir custos exige muita disciplina e dedicação. Contudo, se feito periodicamente e de maneira correta, é uma das melhores formas de gerar resultados no longo prazo.
Definindo custos
Antes de começarmos com as dicas de como reduzir custos na empresa, precisamos primeiro definir o que são essas despesas. De maneira geral, esse trabalho faz parte da gestão de custos e é uma das tarefas mais importantes do gestor.
No geral, os custos são os gastos envolvidos na produção do seu produto e/ou serviço. Aqui estão inclusos despesas com matéria-prima, mão de obra e manutenção dos equipamentos, por exemplo.
Embora custos e despesas sejam sinônimos no dicionário, no âmbito empresarial significam coisas distintas. Se por um lado, os custos referem-se aos gastos operacionais da companhia, por outro, as despesas estão ligadas aos gastos administrativos, como material para escritório, contas do marketing e comissões para os colaboradores.
Outro ponto bastante importante é que os custos podem ser divididos ainda em duas categorias, os fixos, como internet e aluguel; e os variáveis, que mudam conforme o nível de produção, como os gastos com matéria prima.
Agora que já mostramos o que são os custos e porque eles se diferenciam de despesas, chegou a hora de nos aprofundarmos nas dicas sobre como reduzir custos na empresa.
1: Faça o acompanhamento dos seus custos
Antes de começar a reduzir, primeiro é preciso ter noção de quais são os seus custos e se eles são fixos ou variáveis. Só com a análise e acompanhamento deles que será possível para você, gestor, identificar o que precisa ser abatido.
Caso seus custos aumentem com o passar do tempo, é preciso primeiro entender o motivo do aumento antes de tomar alguma atitude. Conforme mencionamos anteriormente, os custos variáveis estão ligados à produção, portanto se esses gastos aumentaram, pode significar que existe uma alta demanda para esse item.
Entretanto, caso você verifique que a produção não aumentou conforme as despesas, pode ser um sinal de alerta para entender como reduzir os custos na empresa assim que possível.
2: Repense seu regime de tributação
Muitas vezes, as pequenas e médias companhias começam sua vida no regime de tributação do Simples Nacional e não chegam a avaliar se essa é a melhor forma de obter economia no final do mês.
Contudo, esse regime de tributação pode não ser o mais indicado para o seu negócio. A dica é procurar a ajuda de uma assessoria contábil para verificar se realmente esta categoria é a mais econômica para você e seu negócio.
3: Pesquise outros fornecedores
Essa dica é imprescindível para quem deseja saber como reduzir os custos na empresa. Pois, para ter certeza que você está obtendo o melhor preço dos seus fornecedores é preciso pesquisar. Caso verifique que outros têm o preço melhor, não tenha receio de negociar, pois assim poderá aumentar a sua margem de lucro.
Apesar disso, vale lembrar que o ideal não é considerar apenas o preço, e sim a qualidade do produto ou do serviço oferecido.
Outra dica é ter sempre mais de um fornecedor, desta forma não se corre o risco de ficar refém dos preços altos ou da falta de estoque.
4: Corte horas extras dispensáveis
Essa dica aqui é para aqueles gestores que gostam de fazer aquelas longas reuniões que poderiam muito bem ser um e-mail. Elas são ainda piores quando obrigam o funcionário a ficar fora de seu horário de trabalho, pois geram mais custos para o empresário.
Aqui não entram só as reuniões, diversas tarefas do dia a dia podem ser otimizadas e, muitas vezes, automatizadas com ajuda de softwares. Ao agilizar esses trabalhos você garante mais tempo para sua equipe focar no que realmente importa para o seu negócio e gerar resultado.
5: Envolva a equipe
Não adianta nada você ser o único motivado a aprender como reduzir custos na empresa. É preciso incentivar toda equipe. Ao invés de disponibilizar copos plásticos, compre canecas para o time, pois além de reduzir o consumo de plástico irá economizar nos gastos mensais com os copos.
Outro ponto bastante importante é alertar a equipe para os desperdícios com impressão de documentos ou materiais de escritórios. Engaje seus colaboradores na redução com metas por meio de sinalização espalhadas pela empresa e workshops educativos. Só assim você conseguirá dirigir todos os esforços para uma única direção.
6: Utilize as redes sociais
As redes sociais podem ser uma grande aliada dos empresários para a divulgação de produtos e serviços. Além disso, geram muito mais engajamento com o cliente, o que, no longo prazo, pode agregar mais valor para o seu negócio.
Vale lembrar que é muito importante acompanhar os resultados das redes sociais, mesmo que não tenha nenhum custo envolvido.
7: Adote o home office
Até o ano de 2020, esta dica seria quase impensável. Contudo, com a pandemia provocada pela covid-19, muitas empresas foram obrigadas a adotar o home office. Ao permitir o modelo remoto ou mesmo o híbrido, as companhias verificaram que com os funcionários trabalhando de casa, os custos com vale transporte, energia elétrica e água podem ser reduzidos.
Pode parecer pouca economia no primeiro momento, mas no longo prazo essas pequenas contas podem se transformar em uma verdadeira redução nos custos da empresa.
8: Faça o controle do banco de horas
Lembra das horas extras dispensáveis? Então, existe uma outra forma delas serem resolvidas, aderir ao banco de horas. Ao invés de pagar as horas extras, essa é uma opção que o gestor tem para pensar em como reduzir custos na empresa.
Caso o colaborador trabalhe fora do horário, essas horas podem ser convertidas em folga que poderão ser programadas pelos próprios funcionários.
Desta forma, você, empresário, não precisará arcar com esses custos. Além disso, beneficiará as equipes com qualidade de vida para planejar seus compromissos e viagens.
9: Atenção nas contas de água e energia elétrica
Pode parecer bobagem, mas conforme mencionamos anteriormente, essas pequenas economias podem se tornar uma enorme quantia de dinheiro no final do ano.
Entretanto, às vezes economizar não é suficiente, o gestor precisa pensar além do no senso comum se quiser saber como reduzir custos na empresa.
Opte por lâmpadas de led, pois são mais econômicas. Caso um ambiente esteja muito escuro, avalie pintá-lo de uma cor mais clara, economizando com as lâmpadas. Existem várias ideias que podem ajudá-lo nessa categoria.
Vale lembrar que para economizar nestes pontos é preciso da ajuda da equipe. Lembre seus colaboradores de não desperdiçar água e energia por meio de plaquinhas informativas espalhadas pelo escritório.
10: Utilize a tecnologia a seu favor
Essa aqui é a dica de ouro! A tecnologia é uma das principais aliadas na jornada em busca de saber como reduzir custos na empresa.
Ela pode ser utilizada para otimizar as tarefas do dia a dia trazendo mais tempo para você focar no que realmente importa. Com os softwares de gestão, o empresário tem à disposição todas as informações necessárias para diminuir os gastos da empresa, faz o controle completo de pedido de compras, balanço inventário, múltiplas formas de precificação por produto, cliente, classe, região, entre outras funcionalidades.
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