Todo negócio tem suas particularidades, o que torna a administração de uma empresa nada fácil. Em se tratando do setor de revenda de combustível, as dificuldades na gestão de um posto de combustível podem ser um desafio ainda maior.
Os produtos oferecidos geralmente são os mesmos e os preços não variam muito de um estabelecimento para o outro, sendo difícil se diferenciar da concorrência.
Desta forma, uma boa gestão é importante para diferenciar o seu negócio e fidelizar clientes. Confira abaixo algumas dificuldades específicas da gestão de um posto de combustíveis e como solucioná-las!
Principais dificuldades na gestão de um posto de combustível
Fraudes financeiras
Quanto mais operações financeiras forem realizadas pelos funcionários, maior a chance de fraudes ou erros. É muito importante que o gestor acompanhe o fluxo de caixa para evitar fraudes.
Problemas de estoque ou vazamento podem ocorrer, mas se não houver confiança nos funcionários do posto, o estabelecimento estará suscetível a desvios de combustível, itens e capital por parte dos colaboradores.
Além disso, sem um sistema informatizado de controle de estoque, podem acontecer furtos e irregularidades. O controle de estoque também garante que nenhum produto fique em falta ou seja estocado em excesso.
É essencial registrar o turno de trabalho do funcionário de alguma forma, ou então ele poderá liberar abastecimentos ou fazer movimentação de caixa fora do horário de trabalho, gerando dúvidas em relação a quem foi responsável pela atividade.
Conciliação de Cartões
Uma etapa demorada do trabalho em postos de gasolina é a conferência de recebimentos. Deve-se consultar os extratos dos cartões e verificar se os valores aferidos coincidem com as vendas realizadas no dia.
Comparar as guias de cada máquina de cartão com os recebimentos registrados no caixa leva tempo. É uma função que deve ser feita por um funcionário de confiança, para reduzir perdas financeiras e riscos operacionais.
Alternativamente, um sistema automatizado de gestão pode realizar a conciliação de cartões automaticamente, evitando erros operacionais.
Controle de Contas a Pagar e Receber
A segunda conferência financeira a ser realizada é verificar se as operadoras de cartão depositaram o valor devido.
O funcionário responsável deve conferir o extrato eletrônico de cada operadora de cartão de crédito e comparar com os valores recebidos, incluindo todas as transações com fornecedores e clientes.
Deve-se acompanhar os pagamentos a prazo, quais contas foram ou não pagas, quais clientes ou fornecedores estão devendo, etc.
Quando feito de maneira manual, exige bastante rigorosidade. Qualquer falta de atenção pode resultar em erros que geram prejuízo para o posto. Já um sistema de gestão para postos de combustível pode realizar as operações de conciliação de cartões e controle de contas automaticamente.
Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC)
O LMC, previsto na Portaria nº 26/92, registra a entrada e saída de todos os combustíveis comercializados no seu posto. Deve ser preenchido diariamente e também serve para controle de arrecadação do ICMS.
Exige-se que o posto tenha disponível para consulta o LMC de pelo menos os últimos seis meses e ainda, arquivados os registros dos últimos 5 anos.
É importante que esse documento seja mantido em local seguro, com mais de uma cópia virtual e hospedado em nuvem, para que não haja risco de perdê-lo em um incêndio, por exemplo.
Como diminuir as dificuldade na gestão de um posto de combustível?
Com um sistema de gestão integrada a maioria destes problemas podem ser sanados. Isso é possível porque as rotinas automatizadas garantem segurança e rapidez nos processos.
Automatizando o maior número de tarefas possível, o proprietário do posto tem menos preocupações e pode focar em fazer o negócio gerar lucro e crescer.
