Gestor nenhum quer ter prejuízo causado por fraudes no posto, que poderiam ter sido evitadas.
Para exemplificar, trazemos o caso de um posto localizado no Mato Grosso do Sul que sofreu um rombo de R$ 130 mil causado pela má fé de dois funcionários que aproveitaram uma falha de comunicação entre a operadora de cartão e o sistema da empresa.
Durante nove meses, eles passavam cartões de crédito ou débito, mas cancelavam a operação imediatamente. A operadora do cartão registrava a compra, mas a considerava como cancelada. O problema é que a transação não era consolidada no sistema interno do posto, portanto, para a empresa, essas compras nunca existiram.
Mitigar de vez esses problemas é difícil, pois não somos responsáveis pelas ações dos outros, mas podemos agir para que elas sejam identificadas quando ocorrerem.
Como um sistema de gestão ajuda a evitar fraudes no posto
Para passar por cima de problemas como esse, identificando-os assim que surgem e tomando as devidas providências o mais rápido possível, é preciso utilizar um software de gestão.
Além de controlar as vendas que seu posto faz diariamente, um sistema de gestão em nuvem organiza a rotina da sua empresa, otimiza processos, faz a gestão do estoque dos produtos combustíveis e não combustíveis, auxilia na gestão financeira como um todo.
A seguir, elencamos os erros que gestores cometem sem ter a noção de que eles podem trazer sérios prejuízos à empresa, e que, na prática, resultaram no prejuízo de 130 mil reais que citamos anteriormente.
Não realizar o fechamento automática de caixa
O fechamento de caixa é um processo bastante importante na rotina de qualquer negócio. Se feito da maneira inadequada, prejuízos como o citado no começo deste post podem acontecer frequentemente.
Dentre as suas capacidades, um sistema de gestão cumpre a função de promover um fechamento de caixa adequado, sem problemas tanto para o funcionário responsável quanto para o gestor do estabelecimento.
No ato, o ERP analisa todas as movimentações financeiras que ocorreram ao longo do dia, conferindo o fluxo de venda, o status do estoque bem como as entradas e saídas, tudo isso de forma automática.
Em nosso sistema de gestão, o Petros, essas informações são compiladas em relatórios gerenciais, como o “Demonstrativo Diário de Vendas” e o “Fechamento Administrativo Diário” O gestor pode ter acesso a eles a qualquer momento, de qualquer lugar.
Caso alguma divergência seja apontada, o caixa não é confirmado e se mantém aberto até que o problema seja identificado e resolvido.
Não “amarrar” a venda ao recebimento dos cartões
No caso mostrado neste post, os frentistas utilizavam POS para realizar as vendas e as cancelavam antes de as informações chegarem ao sistema de gestão. Logo, como a empresa não tinha o registro dessas vendas e as operadoras as tinham como canceladas, o dinheiro era facilmente embolsado pelo colaborador.
Isso é evitado quando se usa tecnologia capaz de conectar diretamente sistema de gestão empresarial e operadora de cartão no ato da venda. Como isso é possível? Por meio de um canal móvel de vendas on-line.
O PDV Mobile é uma funcionalidade do Petros, solução da Adaptive ideal para postos de combustíveis, para frente de caixa que pode ser utilizado em dispositivos móveis.
Todo o processo de venda pode ser realizado por meio dessa ferramenta, desde o pagamento por parte do cliente à emissão do cupom fiscal. Tudo isso sem sequer haver a necessidade do contato do motorista com o frentista.
As vendas realizadas por cartões são automaticamente registradas no sistema, tornando possível a identificação e a conciliação dessas vendas. Dessa forma, mesmo se o frentista cancelar a venda, esse cancelamento será registrado no sistema, o que impossibilita qualquer risco de fraudes no posto.
Não fazer a conciliação de vendas em cartão
A conciliação de vendas em cartão é um processo extremamente necessário, pois só a partir dela será possível conferir se a empresa realmente recebeu por todas as vendas realizadas via cartão de crédito ou débito.
O Petros conta com um módulo próprio para conciliação de vendas em cartão. Por meio dele, é possível identificar se todas as vendas realizadas na pista foram confirmadas pelas operadoras de cartão (Elo, Stone, GetNet, etc.). Seguindo o processo, garante-se também que os valores repassados pela operadora, já com as deduções das tarifas, condizem com os recebidos nas contas bancárias.
O gestor é sinalizado caso haja alguma divergência, pois, nesse processo de vendas em cartão, é bastante comum que as informações não sejam transmitidas do ERP da empresa para a operadora, bem como da operadora para o banco, por conta de falhas sistêmicas.
Não controlar o estoque rotineiramente
Controlar os pagamentos não é a única necessidade dos gestores para evitar fraudes no posto. É preciso também fazer a gestão de estoque do posto tanto de produtos combustíveis quanto não combustíveis para certificar-se de que não está havendo desvios, sejam internos ou externos.
Quando esse processo não existe ou é falho, você pode sofrer com perdas de mercadorias, extravio ou deterioração, sem saber que tudo isso está acontecendo.
Muitos gestores confiam em planilhas, mas, à medida que o negócio vai evoluindo, elas não são capazes de suportar o crescimento na quantidade de produtos e no aumento do fluxo de entradas e saídas.
Por isso, a contratação de um software de gestão é mais que necessário, é urgente. Com ele, o gestor consegue monitorar todo o estoque de produtos combustíveis e não combustíveis em tempo real, acompanhando o que sai e o que entra, em termos de quantidade e sazonalidade.
A entrada dos produtos se torna mais fácil também por meio da otimização do cadastro. Mais adiante, isso evitará erros na hora de realizar o inventário e entregá-lo ao coletor de dados.
Bônus: não ficar ciente de tudo que acontece no posto
O sonho de todo gestor é ter o negócio na palma da mão. Afinal, quem não quer ter uma sensação de segurança mesmo quando está longe da empresa?
Hoje essa sensação pode ser contemplada graças à tecnologia. Para de fato ajudar o gestor a ter mais segurança sobre o seu negócio, o sistema monitora todos os processos do posto 24 horas por dia e emite notificações automáticas e personalizadas via e-mail caso sejam identificadas possíveis inconsistências.
Essas possíveis falhas operacionais são registradas em relatórios que contém as principais informações sobre vendas, movimentações de estoque, faturamento, entre outros processos.
De posse desses relatórios, o gestor fica ciente de tudo que se passa no posto, podendo identificar possíveis gargalos e movimentos estranhos. Tão logo problemas são identificados, é possível agir de forma ágil e assertiva.
É importante ressaltar que apesar de a tecnologia ser uma aliada muito poderosa para evitar problemas como esse, ela só é totalmente efetiva com uma boa gestão.
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