A emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) em postos de gasolina já é uma obrigatoriedade para o segmento e faz parte do avanço da tecnologia em prol de uma melhor gestão de documentos fiscais.
Uma vez não cumprida, ou mal cumprida (devido à falsificação ou omissão de notas, por exemplo), o posto ficará sujeito ao crime de Sonegação Fiscal, poderá sofrer multas por cada nota emitida de forma errada e possível reclusão entre dois e cinco anos.
Portanto, para preservar a saúde financeira e fiscal do seu negócio, acompanhe o artigo e saiba como regularizar e gerenciar as emissões de NF-e em seu posto de combustível.
Como emitir nota fiscal eletrônica?
O primeiro passo para emitir NF-e é possuir um certificado digital no padrão ICP-Brasil — documento que funciona como uma identidade eletrônica, tanto para pessoas físicas como para pessoas jurídicas. Para fazê-lo, você precisará contatar uma Autoridade Certificadora da sua região, subordinada à ICP-Brasil para emissão e gerenciamento de certificados digitais.
Em seguida, o estabelecimento deve aderir a um sistema emissor de nota fiscal eletrônica. Embora existam muitos sistemas gratuitos, ressalta-se que a pesquisa deve ser apurada, uma vez que o software será responsável pelo registro legal de todas as suas notas. Uma nota lançada errada, por exemplo, já pode sujeitar o seu posto ao crime de Sonegação Fiscal.
As soluções gratuitas, em geral, não atendem às necessidades de um posto de combustível, diante do volume excessivo de notas lançadas diariamente e da necessidade de suporte qualificado. Além disso, a maioria deles emite os dados manualmente, enquanto um sistema profissional mais robusto automatiza todo o processo, prevenindo seu estabelecimento de falhas humanas.
A Adaptive oferece um sistema exclusivo e personalizado para postos de combustível. Com ele, você gerenciará suas NF-e com muito mais segurança.
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E, por fim, você precisará solicitar o credenciamento na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) Estadual ou Municipal em que o seu posto está registrado. O processo é todo online e, se estiver tudo adequado, você receberá uma permissão de uso para começar, de fato, a emitir suas NF-e.
Como gerenciar as notas fiscais eletrônicas emitidas?
Se o processo de gerenciar nota fiscal eletrônica for feito de forma individual, o primeiro passo para um melhor gerenciamento é criar uma rotina fixa para esse processo, estabelecendo um procedimento padrão para os funcionários utilizarem.
É fundamental checar a veracidade das notas, atentar-se aos prazos dos pagamentos, além de deixá-las facilmente acessíveis. Como realizar todos esses procedimentos manualmente, e com segurança, seria inviável; a melhor alternativa é utilizar um sistema automatizado que possibilite o acompanhamento de todos os dados mais importantes.
Por meio de um sistema, o trabalho do empreendedor se torna mais ágil e com menos chances de erro. O software te auxiliará no lançamento de dados e no acompanhamento de todas as informações a respeito das notas fiscais, como valores e vencimentos.
O contador do seu posto de combustível terá acesso direto e automático a todas as informações sobre as notas fiscais através do sistema de gestão eletrônica. Isso auxilia esse profissional a ter um controle correto das movimentações financeiras da empresa.
O processo de armazenamento dos dados em sistemas virtuais é realizado de forma segura, facilitando o compartilhamento da informação e contribuindo com uma maior interação com os profissionais da contabilidade; além de possibilitar uma gestão aprimorada aos donos dos postos.
Qual a importância de emitir a nota fiscal eletrônica em posto de gasolina?
Além do cumprimento da legislação, realizar a emissão da nota fiscal eletrônica contribui com a gestão financeira do seu posto de combustível, já que fornece dados que são automaticamente compartilhados com a contabilidade da empresa, gerando insights diversos acerca do faturamento do estabelecimento.
É possível monitorar, com assertividade, o fluxo de caixa da empresa e o histórico de compras, por exemplo, possibilitando, também, uma gestão aprimorada de estoque.
Além disso, por ser um processo todo eletrônico, a NF-e contribui para a redução de custos e para o armazenamento dos dados em nuvem (que poderão ser acessados a qualquer hora, sem demandar um espaço para arquivar inúmeros documentos físicos).
E, no que se refere ao relacionamento com o consumidor, sabe-se que a NF-e transmite mais credibilidade ao seu posto de gasolina, sendo, inclusive, uma pauta comum entre a mídia televisiva. Portanto, para não expor o seu posto a qualquer constrangimento e, sobretudo, para comprovar que o seu estabelecimento está em dia com as obrigações tributárias, siga à risca todas as etapas dessa exigência.
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