Todo negócio precisa realizar padronizar processos para cumprir seu objetivo e entregar o melhor para o cliente. Saiba agora como criar um Procedimento Operacional Padrão para Postos.
Os POPs são como roteiros que indicam como as atividades do dia a dia das empresas são realizadas, desde as mais simples às mais difíceis. Em resumo, seu objetivo é facilitar a realização dessas tarefas para, dessa forma, garantir os melhores resultados para a empresa, inclusive para os postos de combustíveis.
Neste post, vamos entender melhor o que é o POP e os motivos pelos quais o Procedimento é tão importante.
O que é um Procedimento Operacional Padrão (POP)?
Imagine cada funcionário realizando uma atividade do seu jeito, sem sintonia ou comunicação com outros colegas. Provavelmente, isso não daria certo. É isso que o POP evita, uma vez que ele passa a ser a base para garantir a padronização de tarefas, diminuindo drasticamente as chances de algo sair errado ou aquém das expectativas.
De maneira clara, o Procedimento Operacional Padrão é um documento que indica todas as etapas necessárias para a realização de alguma tarefa. Em um posto de combustíveis, podemos citar atividades como: higienização da pista, medição do tanque, emissão de notas fiscais, organização das gôndolas dos produtos da pista, e por aí vai.
Como o POP é pensado para se ter uma visão objetiva de como os processos devem ser realizados, esse documento precisa ser elaborado de forma que qualquer pessoa envolvida nas atividades propostas o compreenda. Afinal, seu objetivo é tornar os processos mais claros, alinhados e assertivos, e não mais burocráticos e confusos.
Por que os POPs são importantes para postos de combustíveis?
Para quem observa do lado de fora, um posto de combustível pode ser apenas um local de abastecimento e realização de algum serviço à parte, uma troca de óleo, por exemplo. No entanto, assim como qualquer empresa, há setores, processos, metas, desafios e resultados. E quem está responsável por tudo isso? Pessoas!
Vale lembrar que muito dos resultados de um posto depende da produtividade do seu gerente, que tem diversas funções. Logo, se essa pessoa sai da empresa por algum motivo, os bons resultados podem ser prejudicados caso não haja, por exemplo, documentos que apontem os passos a serem dados diariamente para atingi-los.
Os POPs são ferramentas importantes para permitir que haja comunicação entre essas pessoas e que os resultados esperados sejam alcançados. Eles também dão mais segurança à realização de processos, já que as falhas ou erros incomuns tendem a ser minimizados.
E não estamos falando de um ou outro processo. Para que a empresa continue sustentável, é importante que todos os processos que impactam direta ou indiretamente no negócio sejam padronizados. É como se quiséssemos construir uma ponte, mas construímos pilastras de sustentação apenas no começo e no final. Ou seja, não se sustenta.
Em um posto de combustíveis, você pode, por exemplo, utilizar os POPs para:
- Orientar funcionários novatos ou que estejam substituindo alguém temporariamente na execução de determinada tarefa, como rotinas administrativas;
- Transmitir todas as informações necessárias de um gerente para o outro, quando houver substituição, para que o novo gestor possa dar continuidade ao trabalho, de acordo com os processos que já haviam sido definidos.
- Garantir a correta utilização dos equipamentos da pista, como bombas de combustíveis e mangueiras, evitando prejuízos à saúde dos funcionários e mesmo problemas com os órgãos regulatórios.
- Assegurar o atendimento aos procedimentos de segurança para o abastecimento adequado dos veículos e a integridade das pessoas.
Como implantar um Procedimento Operacional Padrão para posto
Elaborar um Procedimento Operacional Padrão para Postos e implantá-lo pode ser mais simples do que você pensa. Você só precisa ter atenção aos detalhes de cada etapa de elaboração para que o documento cumpra sua missão.
Indicamos, a seguir, algumas etapas que podem ser aplicadas na construção de um POP. Confira!
Defina quais tipos de POPs são interessantes para seu posto
Existem alguns tipos de POPs que podem ser aplicados e adaptados conforme o ramo de atividade e necessidade dos gestores. Entre os principais, estão os POPs de: Administração, Atendimento, Armazenamento, Qualidade e Segurança.
Há ainda, os POPs Metódicos, voltados para sistemas de testes e pesquisa; os de Produção, utilizado por indústrias; os de Arquivamento, aplicado para organização de arquivamento de documentos, entre outros.
Além disso, é preciso optar por um modelo que seja facilmente assimilado pelas pessoas. Pode-se, então, fazer o uso de listas, tabelas, fluxogramas ou mesmo passo a passos.
Inspire-se, mas não copie de outras realidades
Cada processo é único e cada empresa tem suas particularidades, problemas e necessidades. Mesmo os postos de gasolina têm processos administrativos e organizacionais diferentes, portanto não faz sentido trazer para dentro do seu posto um POP de um colega de ramo ou concorrente.
O ideal é usar esses documentos de terceiros como inspiração quanto à estrutura, organização das ideias e, no máximo, adaptação de um ou outro procedimento que faça sentido para seu negócio.
Construa a quantas mãos for preciso
Nem sempre quem executa a tarefa é quem constrói o POP, o que pode trazer sérios problemas na hora de aplicá-lo. Para evitar contratempos, é importante inserir os executores dos processos em questão na elaboração desse documento.
Essa pessoa pode ter informações que talvez você não tenha, conseguir antever situações-problema, pensar em melhorias mais assertivas. Com isso, seu conteúdo tende a ser mais rico, já que quem colocará a mão na massa construirá a receita também.
Nesse momento, você colhe as informações essenciais para o POP e elenca as etapas que todos julguem pertinentes para determinado processo. Por exemplo, no ato do abastecimento, o frentista cumprimentar o cliente antes de iniciar o atendimento, fazer o abastecimento e solicitar o pagamento. São ações simples, mas, quando catalogadas, podem trazer outros resultados.
Use uma linguagem simples e objetiva
Por muitas vezes, ser construído por terceiros, o POP tem que ser simples, direto e o mais detalhado possível, pois qualquer pessoa deve interpretá-lo sem precisar de ajuda.
Como eles funcionam como um guia, devem ter as informações mais claras e básicas possíveis para sua compreensão, como: nome do documento, objetivo de uso, documentos internos de referência, local de aplicação, descrição das etapas e seus respectivos responsáveis, fluxograma, período de atualização e gestor responsável.
Acompanhe a utilização do Procedimento Operacional Padrão
De que adianta gastar tempo e energia produzindo uma ferramenta para otimizar o dia a dia da sua empresa sem pô-la em prática, tampouco conferir se está tudo de acordo com o documento, certo? É senso comum que as pessoas tendem a ser resistentes a mudanças e novos processos, por isso a importância de um acompanhamento mais próximo por parte dos gestores.
Monitore constantemente cada uma das atividades registradas para que se garanta seu funcionamento e que o POP não se transforme em apenas mais um documento.
Faça as revisões necessárias
Após iniciar a prática do procedimento, podem surgir dúvidas não esperadas ou algumas etapas podem acabar não funcionando. Portanto, após um período de experimentação, é importante revisar o documento para fazer esses ajustes.
Além disso, é preciso captar o feedback dos executores. Tal etapa não funcionou porque realmente não faz sentido ou porque o POP não estava claro? Os ajustes dessa natureza devem ser feitos para só então o POP retornar à pista.
Arquive todos os POPs elaborados
Dissemos anteriormente que um Procedimento Operacional Padrão serve para perpetuar (com ajustes no decorrer do tempo) processos e atividades que são relevantes para o negócio. Sem o devido arquivamento, tudo isso não funciona.
Arquive em ambiente seguro, como sistemas de gestão de armazenamento em nuvem, todos os documentos criados para que os gestores e funcionários correlatos possam ter acesso sempre que for necessário.
Os POPs são muito importantes para uma empresa, logo não devem ser ignorados. Se um destes documentos ficar ultrapassados, os processos e atividades têm sua realização comprometida. Mais importante ainda é sempre atualizá-los, afinal, os processos adaptam-se a novas necessidades, mudam para suprimir falhas e melhoram.
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