Mudar o sistema de gestão do posto pode ser uma tarefa difícil, pois envolve custos e um período de adaptação, mas às vezes é extremamente necessário.
Se seu atual ERP apresenta falhas ou não está atendendo às demandas do seu negócio, você pode estar sofrendo alguns problemas que nem deve saber: perda na produtividade da equipe, falhas no processamento de informações, dificuldade de gerenciamento financeiro, falta de controle de estoque e erros na emissão de documentos fiscais.
Estes são alguns dos vários problemas que um sistema de gestão obsoleto pode estar causando na sua empresa. O resultado de tudo isso: má gestão, falta de segurança e prejuízo financeiro.
Se você está na dúvida sobre estar ou não na hora de mudar, faça esse teste e descubra!
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A seguir, elaboramos algumas perguntas que relacionam a atuação de um ERP a diversas atividades de um posto. Leia atentamente cada uma das questões, reflita e escolha a opção mais adequada para o seu negócio
1. Seu ERP atual é constantemente atualizado?
a) Sim, no entanto as atualizações são demoradas e, em muitos casos, travam o sistema, atrapalhando o trabalho do time operacional.
b) Não, a versão que tenho hoje é a mesma que comprei há algum tempo.
c) Sim, sempre há atualizações de sistema para melhorar a usabilidade e a execução de ações
2. O PDV móvel que você utiliza já deixou frentista e cliente decepcionados?
a) Não, meu PDV móvel se comunica muito bem com o meu ERP, o que garante que o processo de compra seja realizado sem problemas.
b) Não, no entanto, após a finalização da compra, o registro de venda não aparece no ERP, mas consta no aparelho móvel do frentista.
c) Sim, em alguns casos o PDV Mobile não captura os dados da bomba, e o frentista precisa inserir manualmente, levando mais tempo e possibilitando erros.
3. Você já teve problemas de comunicação entre o TEF do seu posto e o seu sistema de gestão?
a) Sim, nem sempre a comunicação entre o TEF da pista e o ERP funciona, o que causa furos nas informações financeiras.
b) Sim, mesmo o TEF efetuando a venda e repassando para o ERP, a operadora do cartão acusa que não recebeu a informação.
c) Não, o ERP do meu posto tem total integração com o TEF e utiliza tecnologia criptografada que garante a segurança no repasse das informações.
4.Você confia nas informações sobre fechamento de caixa geradas pelo sistema?
a) Sim, o sistema emite relatórios sobre todas as informações ocorridas durante o expediente de cada operador.
b) Sim, há emissão de relatórios semanais sobre entradas e saídas sem a necessidade de intervenção humana.
c) Não, os relatórios de fechamento de caixa são gerados apenas a cada quinze dias, diminuindo a assertividade das informações e aumentando a possibilidade de fraudes.
5. Como você gera o Livro de Movimentação de Combustíveis?
a) Meu LMC é gerado manualmente, a partir das informações coletadas direto do ERP.
b) Meu LMC é preenchido automaticamente, pois está vinculado ao ERP, o que torna possível coletar as informações necessárias.
c) Tenho problemas em gerar o LMC, pois não acompanho as atividades da maneira correta e nem tenho um sistema que me ajude nessa tarefa.
6.Você já perdeu informações importantes mesmo com o armazenamento em nuvem?
a) Não, o sistema que utilizo registra o histórico de backups e recupera arquivos perdidos sem prejudicar os dados mesmo se algum problema acontecer.
b) Sim, mesmo utilizando tecnologia em nuvem, o sistema é falho e não consegue manter as informações protegidas de falhas.
c) Sim, sempre que há atualizações no software, arquivos são perdidos e dificilmente recuperados; quando são, retornam incompletos.
7. Você faz a conciliação de cartões no seu posto?
a) Sim, realizo essa tarefa manualmente, por meio de planilhas.
b) Sim, conto com uma plataforma externa não integrada ao ERP.
c) Sim, meu sistema de gestão conta com um módulo exclusivo para conciliação.
8. Você consegue ter um panorama completo das informações gerenciais mais importantes para a tomada de decisão?
a) Não, pois as informações estão espalhadas pelo ERP, portanto eu preciso acessar vários módulos para ter dados mais precisos.
b) Sim, por meio de gráficos que são apresentados em dashboards com as informações principais sobre a empresa. Para eu visualizar outras informações, preciso extrair de outros módulos.
c) Sim, por meio de dashboards personalizados que são disponibilizados já na tela inicial. Dessa forma, consigo visualizar o que mais me interessa no momento para fazer uma melhor gestão do meu negócios.
9. Você já teve algum problema com a emissão de documentos fiscais do posto?
a) Não, meu sistema de gestão auxilia na construção e emissão de documentos fiscais, como NFC-e, SPED e LMC.
b) Sim, às vezes o sistema de gestão que utilizo falha na hora de construir os documentos e acaba importando informações erradas.
c) Sim, toda a confecção de documentos fiscais do posto é realizada manualmente, então é um processo bastante passível de erros.
10. Você realiza uma gestão de estoque ágil, eficiente e sem falhas?
a) Não, tudo é feito manualmente pelos funcionários.
b) Não, o ERP adotado não tem controle preciso sobre entradas e saídas de mercadorias, o que gera furos na hora de saber o quanto se tem para vender e quanto é preciso comprar, além de levar bastante tempo nessa operação.
c) Sim, meu ERP fornece uma visão detalhada de toda a operação de estoque, controlando entradas e saídas, fazendo inventários e monitorando perdas e sobras.
11. Seu time financeiro tem total controle sobre as finanças da sua empresa?
a) Sinto em dizer que não, pois muitos processos são falhos e precisam de mais atenção.
b) Provavelmente sim, pois utilizo um ERP que oferece informações relevantes sobre o negócio, mas sem profundidade nas informações e a frequência ideal.
c) Com certeza, muitas tarefas são automatizadas e os relatórios gerenciais são produzidos frequentemente e com informações bem assertivas.
12. Como você gerencia todos os postos que fazem parte da sua empresa? (caso houver)
a) O ERP que utilizo não é multiempresa, então cada posto da minha rede tem seu próprio sistema de gestão.
b) Utilizo um ERP multiempresa, então consigo agregar todos os CNPJs no mesmo ambiente.
c) Utilizo o mesmo sistema de gestão, mas, por não ser multiempresa, cada um tem seu ambiente, mesmo sendo a mesma marca.
Respondeu tudo? Se você notou que a maioria das respostas assinaladas apontam que seu ERP não está atuando da forma que deveria ou não atende às suas necessidades, está mais que na hora de mudar o sistema de gestão do posto e adotar um que realmente contribua para a melhor gestão da sua empresa.
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