Toda empresa que trabalha com o fornecimento de produtos a clientes precisa ter um programa de controle de estoque; com o posto, isso não é diferente, afinal sua principal mercadoria, os combustíveis, são essenciais para a sociedade.
Cuidar do estoque significa mais que sempre ter produtos à disposição dos seus clientes; é também manter a organização das contas, a otimização de recursos e a saúde financeira da empresa.
Continue lendo este artigo e entenda a importância de um bom programa de controle de estoque.
O que é um programa de controle de estoque no posto
Trata-se de uma ferramenta de gestão que auxilia na organização, armazenamento e fluxo de todos os produtos que uma empresa tem. No caso de um posto, tanto os produtos combustíveis quanto os não combustíveis.
Ter o total controle sobre o seu estoque é o grande desafio dos gestores, pois é preciso acompanhar todas as entradas (reposições) e saídas (vendas), ocorrências de eventuais desvios internos ou externos e as perdas (sejam por avarias, sejam por ultrapassagem do prazo de validade).
Fazer isso manualmente é bastante oneroso e passível de erros, por isso é importante contar com um software de gestão que seja capaz de controlar todo o estoque, comunicando-se, também, com outras áreas da empresa, como o financeiro e fiscal.
Com um programa de controle de estoque realizado por um software, pode você facilmente ter:
- Inventário: mapeamento da quantidade de cada item guardado em estoque e do quanto se pode disponibilizar ao cliente e por quanto tempo.
- Controle de compra e de venda: você consegue ter uma noção do quê e quanto de fato precisa ser comprado. Da mesma forma, tem um panorama de todas as vendas realizadas, tornando possível o acompanhamento das saídas.
- Geração de notas fiscais de entrada: a partir da comunicação com o setor comercial e do envio das informações pelos fornecedores, as notas fiscais de entrada são automaticamente geradas.
Esses são alguns dos ganhos que você pode ter com um processo automatizado de controle de estoque.
5 problemas que um programa de controle de estoque de posto soluciona
Um programa como este, além de oferecer importantes ganhos, pode também resolver muitas dores de cabeça comuns a negócios que lidam diariamente com a estocagem de produtos.
Entre elas, podemos elencar:
Vazamento de combustíveis
Além de ter um grande impacto negativo no meio ambiente e o risco de explosões, o vazamento de combustível pode acarretar multas e até mesmo a interdição do estabelecimento.
O problema pode existir tanto nos tanques de armazenagem quanto nas bombas de combustíveis. Ambos as estruturas podem estar com condições precárias de uso ou com componentes avariados.
Um programa de controle de estoque ajuda a identificar esse problema. Como ele confere todas as saídas dos produtos combustíveis, em caso de vazamento, essa conta não vai fechar.
Ou seja, o gestor perceberá que o volume de venda não corresponde ao registrado pelas bombas, tampouco o que saiu dos tanques.
Logo, poderá investigar se há falhas em ambas as estruturas e agir em cima do problema. Entre as saídas, o gestor pode utilizar câmeras de contenção, linhas de respiro ou um sistema de monitoramento.
Furtos de produtos não combustíveis
Os produtos não combustíveis do posto são tão importantes quanto os produtos combustíveis, afinal eles geram receita, da mesma forma que podem representar prejuízo. Ter atenção a eles, que muitas vezes ficam soltos em prateleiras sem o devido cuidado, é essencial.
Esse mal pode ser evitado a partir do real controle de estoque dos produtos não combustíveis a partir de uma ferramenta automatizada de gestão.
Ela é capaz de monitorar os lançamentos das entradas e saídas, bem como o status de armazenagem de cada item. Logo, você tem as informações necessárias para saber se esses produtos estão de fato saindo como venda, não como desvio.
Se o sistema indica um valor e os resultados da pista mostram outro, o gestor deve começar a prestar atenção e ficar vigilante para entender o que está acontecendo e agir para resolver o problema.
Desabastecimento
Um posto sem gasolina ou qualquer outro combustível a oferecer perde pontos com o cliente. O desabastecimento de produtos combustíveis está diretamente relacionado à falta de gestão de estoque.
Um programa de controle de estoque é importante justamente para prever quando o posto precisará de uma nova recarga de combustíveis. Não espere seu tanque chegar aos 10% da capacidade de armazenamento, um valor bastante crítico, para solicitar ao seu distribuidor uma nova recarga.
Uma gestão de estoque bem realizada mais que indica quantos litros ainda existem disponíveis para venda: ela prevê a quantidade necessária para os próximos dias, a partir de um estudo retroativo do comportamento de venda do posto.
Logo, você não corre o risco de ficar sem combustível para venda e, consequentemente, não tem nem a receita nem a sua marca prejudicadas.
Estoque obsoleto
Aqui, vale a mesma lógica do problema anterior. É preciso ter equilíbrio, não comprar pouco a ponto de ficar sem combustível, nem comprar muito a ponto de perdê-lo.
No varejo em geral, produto estocado significa dinheiro parado. No caso de produtos combustíveis, o problema é ainda maior, pois eles possuem um período de durabilidade e podem perder suas propriedades se parados por muito tempo.
Portanto, saber a medida certa é a garantia de que não haverá prejuízos no futuro ou a perda da qualidade do combustível comercializado, o que pode fazer com que o cliente evite abastecer no seu posto.
Baixa lucratividade por produto
Uma rotina bastante importante no posto é acompanhar o fluxo de compra e venda de todos os produtos. Ou seja, identificar o que mais é vendido e o que mais está estocado para entender o comportamento de vendas de cada um.
Como já mencionado, produtos parados correm o risco de perder a validade, tornando impossível a venda. Além disso, seus distribuidores precisam receber os valores acordados, logo esse dinheiro terá de ser direcionado a outra fonte.
Sem vendas, não há o retorno financeiro que se deseja. Afinal, se você comprou 100 litros de água desmineralizada, você espera vender os 100 litros dentro de determinado período para pagar os fornecedores e obter lucro, não 60 ou 40.
Portanto, um programa de controle de estoque é fundamental para dar uma visão ampla do que é preciso comprar e do quanto se está vendendo. Dessa forma, o custo por produto não fica negativo e sua lucratividade não é prejudicada.
Aqui no blog, já indicamos como se faz uma boa gestão de estoque. Clique e leia este material para acertar na hora de comprar e vender no seu negócio.
