A logística é uma parte vital para o sucesso de qualquer negócio que trabalhe com produtos. O transporte tem reflexos diretos em diversas áreas da empresa, impactando em vendas, satisfação do cliente, custos, operação, estoque, entre outras frentes.
Por isso, realizar a correta gestão de frotas em sua transportadora é imprescindível. Afinal, o transporte é o elo entre sua empresa e seus clientes. Quando esse transporte não ocorre da forma como deveria, você enfrenta problemas e deixa de prestar o melhor serviço possível.
Potencial inexplorado não serve para nada, mas no post de hoje, você vai aprender a explorar a gestão de frotas para lidar com a rotina de transportes e se tornar um exemplo a ser seguido.
O que é o controle de frotas?
Controle de frotas é a administração de toda a cadeia de atividades e recursos que envolve uma operação de transporte ou transportadora. É muito mais do que acompanhar o status atual de um transporte, pois vai além de simplesmente verificar o seu andamento.
O controle de frotas envolve várias etapas que visam garantir que todas as demandas estão sendo cumpridas no menor tempo, com os melhores recursos e as melhores práticas.
Qual a importância do controle de frotas para minha transportadora?
Sem o correto controle de frotas, sua empresa perde eficiência, gasta muito dinheiro, não presta um serviço satisfatório, perde clientes, falha em prospectar novos, além de não observar necessidades de manutenção, troca de veículos, rotas alternativas, entre muitas outras coisas.
Veja agora como efetuar o controle de frotas em sua transportadora
1 – Conheça seus recursos
A primeira etapa da gestão de frotas é ter plena ciência de todos os recursos que você tem e, consequentemente, abrir os questionamentos sobre o que não tem. Nesta etapa, também chamada de diagnóstico, você coletará dados sobre todos os seus veículos, colaboradores, recursos materiais, financeiros e também sobre práticas e atividades.
O intuito é conhecer a atual situação do serviço prestado, identificando cada aspecto que compõe a cadeia de transporte. Entre os itens que precisam ser verificados estão:
- Quantidade de cada tipo de veículo;
- Estado de conservação de cada veículo;
- Revisão de pneus;
- Revisão mecânica;
- Investimento financeiro por operação;
- Atitudes dos colaboradores;
- Desempenho geral da equipe;
- Custos operacionais;
- Procedimento do serviço, entre outros.
2 – Estabeleça um objetivo/ metas
Com os dados completos acerca do seu negócio em mãos, é hora de analisar tudo e verificar se estão de acordo com o que você mesmo espera de sua empresa. Nesse momento, pense como o cliente. O que você gostaria que sua empresa fosse para o cliente?
Estabelecer um objetivo (ou metas) é uma etapa importante na gestão de frotas para sua transportadora, pois é ele que vai nortear as ações que você tomará no passo seguinte. Então, gaste um pouco de tempo pensando sobre os seus objetivos.
Você quer entregar mais rápido? Quer prestar um atendimento melhor? Quer melhorar o consumo de recursos para reduzir gastos? Tudo isso pode ser feito ao mesmo tempo. Elabore uma lista de objetivos e dê um número de prioridade a eles para que fiquem em ordem. O que for a maior prioridade será seu primeiro foco, mas os demais também serão abordados.
3 – Planeje as mudanças
Assim que você tiver objetivos bem definidos, é hora de começar o planejamento.. Será necessário alinhar seus objetivos com práticas e decisões que visem a otimização de todos os fatores.
Por vezes, essas mudanças irão requerer decisões difíceis. Esteja preparado para fazer grandes mudanças, a fim de obter grandes resultados.
Entre os itens que você precisa planejar, podemos destacar 4:
Consumo de combustível
A gestão de frotas exige que você preste atenção ao consumo de combustível real que cada veículo tem. O combustível está entre os maiores custos de uma transportadora e, portanto, deve ser analisado de perto, com relatórios frequentes e assertivos. Neste fator, um bom sistema de gerenciamento lhe auxiliará a ter o controle real do combustível utilizado por quilômetro rodado.
Manutenção
Crie um cronograma de manutenção programada para cada um dos veículos. Essa manutenção não deve ultrapassar o intervalo de 30 dias corridos. Dessa forma, você identifica rapidamente a necessidade de consertos e reparos, além de tomar ciência de problemas e do estado de degradação de cada componente, como os pneus, por exemplo. Pode ser que seja necessário realizar a troca de certos veículos que já estejam em estado de degradação avançado, não sendo mais seguro a realização do serviço.
Faça o planejamento de rotas
Nem sempre o caminho mais rápido é o melhor. Invista no planejamento de rotas fundamentado no custo-benefício, e não somente no menor tempo até o destino. Isso porque se uma rota for muito rápida, mas gerar uma grande degradação em sua frota, você terá problemas com a manutenção, podendo até gerar prejuízos. Para a boa gestão de frotas, o planejamento de rotas é indispensável.
Controle os custos
O ideal para o bom controle de frotas para sua transportadora é que você estabeleça um orçamento máximo mensal como meta. Se os custos ficarem abaixo desse limite, você bateu a meta.
Dessa forma, sua margem de lucro aumenta, o desperdício de recursos diminui e o aproveitamento de mão de obra e de insumos é otimizado.
4 – Coloque tudo em prática
Visão sem ação é somente um sonho. Se você quer fazer uma boa gestão de frotas em sua transportadora, deverá arregaçar as mangas e colocar em prática tudo o que planejou. Gaste o tempo que for necessário, o que importa é garantir que tudo esteja sendo realizado conforme o planejamento.
Estabeleça pela ordem de prioridade o que será feito primeiro, mas não deixe para fazer as outras coisas um mês depois. O ideal é implementar todo o seu planejamento ainda dentro do mesmo mês. Se possível, no mesmo dia.
5 – Controle a operação
Esta é a etapa onde você acompanha tudo o que está sendo feito e verifica se os critérios que você estabeleceu estão sendo atendidos. Revise todo o seu planejamento e acompanhe o dia a dia de trabalho de toda a operação.
Verifique se o combustível está sendo controlado, se o planejamento de rota está sendo feito de forma eficiente, se a manutenção está em dia, se os custos estão sendo otimizados, se os colaboradores estão prestando um bom atendimento ao cliente final no momento da entrega, se a condução está respeitando as leis de trânsito, entre outros fatores.
Com o controle da operação, você finaliza o processo de gestão de frotas e pode acompanhar tudo de perto. Entretanto, finalizar não quer dizer acabar. Este é um trabalho contínuo e, após alcançar as metas iniciais, você precisa garantir que a qualidade e a otimização que alcançou se manterão durante toda a vida do negócio.
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