Um grande problema das empresas é não terem capital de giro ou reservas financeiras para situações de crise. Muitas estão passando por isso neste ano, com as restrições impostas em decorrência da pandemia. Os danos econômicos foram (e ainda são) muitos, mas eles podem ser amenizados em diversas situações caso haja um planejamento financeiro empresarial eficiente.
O planejamento financeiro nada mais é que uma espécie de guia para organizar as finanças das empresas, tendo sempre no radar o comportamento dos ganhos e custos para poder saber quais próximos passos podem ou não ser dados.
Esse elemento é extremamente importante nas organizações, pois ele possibilita ter maior controle sobre o fluxo de caixa da empresa, antever imprevistos e necessidades, eliminar dívidas, fazer investimentos e alcançar objetivos que antes estavam somente no papel.
Além disso, o planejamento é fundamental para a manutenção da empresa. Segundo dados do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), a taxa de sobrevivência de empresas com até dois anos, excluindo MEIs, é de 58%.
Ou seja, quase metade das empresas fecham as portas com menos de dois anos de atividade. Entre os motivos que justificam essa mortalidade está a falta de planejamento. E não é para menos, afinal, se não se sabe como anda o caixa da empresa hoje, como chegar no amanhã?
Os passos para um planejamento financeiro empresarial de sucesso
2021 já está batendo à porta e, como bem sabemos, a economia brasileira ainda está dando passos curtos rumo a um cenário mais confortável. É importante desenhar um planejamento financeiro empresarial que, principalmente, leve em conta possíveis momentos de crise.
O que estamos vivendo neste ano serve para nos mantermos mais preparados para enfrentar situações adversas que abalem o cofre das nossas empresas.
A seguir, apontamos alguns passos que você pode seguir para construir um planejamento do tipo.
1. Conheça sua empresa
O primeiro passo para a construção de qualquer tipo de planejamento é a realização de um diagnóstico da própria empresa. No entanto, isso não deve ser feito de forma intuitiva, com base em achismos.
No mundo dos negócios, há metodologias que auxiliam gestores a elaborarem esse “raio x” da empresa. Entre elas podemos citar a Matriz SWOT ou a 5W2H (o que será feito, quando, onde, como, por quem, por qual motivo e com que custo).
Outra possibilidade é o ciclo PDCA, que contempla quatro etapas, representadas por cada letra: P – plan/planejar; D – do/fazer; C – check/checar; e A – action/agir.
Na prática, essa metodologia aponta que, antes de qualquer tomada de decisão, é preciso planejar as atividades. Em seguida, botar a mão na massa, mas atentando-se às necessidades do planejamento.
Adiante, a avaliação do que foi feito é imprescindível para o seguimento das atividades. Por fim (mas não por último, pois estamos falando de um ciclo), é o momento de entender os gargalos e buscar as melhorias.
Nessa lógica, as etapas vão se repetindo, o que aumenta a confiabilidade no processo e o valor de cada entrega. Afinal, a cada vez que você planeja, faz, confere e age, é sempre possível identificar gargalos e melhorias.
Como estamos falando de planejamento financeiro empresarial, o ideal é que essas metodologias sejam direcionadas para o aspecto financeiro do negócio, para que se tenha respostas mais assertivas e delimitadas.
2. Reduza custos
Ao fazer um planejamento financeiro, pare para refletir se tudo que está sendo gasto atualmente faz mesmo sentido. Se não, está na hora de cortar.
Deve-se pensar dessa forma porque, para um planejamento visando um período de instabilidade, é preciso fazer escolhas o quanto antes. Só assim será possível manter capital de giro e não prejudicar o caixa da sua empresa.
Então, olhe para o seu posto de combustíveis e analise quais são aqueles elementos que lá existem que estão gerando alto custo e um baixo retorno. Isso pode ser a manutenção de uma oficina de troca de óleo, um lava rápido, coisas do tipo.
Corte esses custos hoje conscientemente para não precisar cortar amanhã forçadamente.
3. Foque no que é mais rentável
Partindo dessa mesma ideia, avalie aquilo que você entrega que dá uma maior margem de lucro. Muitos postos oferecem uma gama de serviços agregados (troca de óleo, lava rápido, mecânica etc.) e produtos de necessidade urgente, não combustíveis (fluidos, óleos, água desmineralizada etc.) que são apresentados aos clientes na pista.
No entanto, muitos desses itens ficam estocados e subutilizados, gerando mais custo que lucro. Portanto, deve-se alinhar com os frentistas para que eles façam com que os produtos que mais saem continuem saindo, gerando, assim, mais rentabilidade.
4. Renegocie com fornecedores
Empresa nenhuma quer perder clientes, e isso inclui os seus fornecedores. Esses parceiros representam um valor considerável na planilha de custos da sua empresa, portanto devem ser os primeiros com quem se deve conversar.
Negociações B2B tendem a ser mais flexíveis, pois ambas são empresas que querem ganhar de alguma forma. Fazer a boa gestão dos fornecedores significa também criar um ambiente colaborativo de renegociação, ou seja, implantar novas estratégicas de pagamentos para que ninguém saia perdendo.
Para fornecedores, mais vale receber menos do que o habitual por certo período do que não receber mais nada. Em outras palavras, você pode renegociar possíveis débitos, diminuir o valor das parcelas ou até mesmo insistir em descontos.
5. Estabeleça metas
Independentemente da atual situação financeira do seu negócio, você precisa saber para onde quer ir e como chegar lá. Isso tem a ver com a definição de metas.
Portanto, desenhe metas para o seu posto que podem ser alcançadas considerando o fluxo de clientes nos últimos meses, a sua margem de lucro e os produtos e serviços oferecidos.
Essas metas podem ser diversas e estar relacionadas a diversos aspectos da sua empresa, como não fechar o ano no vermelho, aumentar o faturamento em x%, quitar dívidas ou até mesmo conseguir verba para uma nova filial ou um novo espaço.
Nesse momento, é hora de engajar seus frentistas e demais colaboradores para garantir o atingimento dessas metas e, por consequência, a manutenção dos seus empregos e do próprio negócio.
6. Hora de analisar e acompanhar os cenários
No mundo dos negócios, é fundamental trabalhar com os cenários positivo e negativo. O planejamento financeiro empresarial deve considerar isso também.
Após a definição de metas, faça a análise dos indicadores financeiros considerando os cenários positivos e negativos para já ter em mente as estratégias seguintes.
Como o nome já sugere, planejar significa ter no papel os cenários traçados e as ações que devem ser tomadas para não prejudicar o negócio.
Previsibilidade é uma palavra que deve fazer parte do vocabulário da empresa. Sem ela, dificilmente o negócio prosperará. E você pode medi-la a partir da construção de um Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE).
A importância do DRE no planejamento financeiro empresarial
O DRE é um instrumento contábil que acompanha a performance financeira da empresa em um certo recorte temporal. Ele aponta os elementos-chave promotores ou detratores do resultado final definido a partir das metas estabelecidas.
Isso é possível graças à combinação de uma série de indicadores pré-definidos para analisar os cenários criados a partir do planejamento financeiro empresarial: custos, despesas, impostos, receitas, entre outros.
Ao analisar os números referentes a esses elementos, o gestor consegue ter uma previsão mais segura do que vem pela frente, tomando ações corretivas (no caso de um cenário negativo) ou potencializando o que está dando certo (no caso de positivo).
O Petros, solução da Adaptive, conta com um relatório de DRE completo sobre a performance e a situação financeira do posto de combustíveis, contribuindo para a melhor tomada de decisão possível.
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