Engana-se quem pensa que baixo faturamento, alta taxação de impostos, roubos, furtos e outros eventos adversos são os únicos motivos que podem levar um posto de combustível à falência. Os erros na gestão financeira do posto também podem trazer prejuízos suficientes para um fim como esse.
Lucrar é essencial, mas de nada adianta a empresa ter uma alta lucratividade, revertida em boa rentabilidade, e, por trás de tudo isso, contar com uma gestão ruim.
No Brasil, 23,4% das empresas abertas morrem com até dois anos de funcionamento — é o que aponta a última pesquisa realizada pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) sobre a sobrevivências das empresas no país.
Quando olhamos apenas para o segmento de postos de combustíveis, esse número é ainda mais assustador: 53%. Ou seja, mais da metade dos postos fecha as portas antes mesmo de completar dois anos de operações.
O despreparo dos gestores, falta de planejamento e má gestão do negócio são os principais fatores que contribuem para esses números. Aliados a isso, estão uma série de erros que parecem bobos, mas têm alto impacto.
Erros na gestão financeira do posto
Erros são mais comuns do que se pensa e, muitas vezes, são cometidos não por má-fé, e sim por serem subestimados. A seguir, apontamos alguns desses erros que, se seguidos à risca, podem diminuir e muito a expectativa de vida do seu negócio.
#1 Subestimar o planejamento financeiro
Nenhuma empresa consegue ter longevidade se não elaborar um planejamento financeiro eficiente e condizente com a realidade. É esse documento que mostrará o comportamento das finanças do negócio, indicando quando serão os momentos de maiores lucros e os de maiores gastos.
Sem um planejamento, a rotina do time financeiro se resume a receber hoje e pagar a conta amanhã, e assim sucessivamente. Viver com as finanças de curto prazo é a receita para o fracasso.
Com o planejamento, o gestor consegue ter mais controle sobre o fluxo de caixa, antecipar-se a imprevistos e necessidades, anular dívidas pendentes e ainda investir em melhorias para a empresa.
Sem um vislumbre do que virá à frente, há apenas um ciclo vicioso de pagar contas e a incapacidade de buscar voos maiores. Esse cenário pode trazer sérios prejuízos em um mercado cada vez mais competitivo e inovador.
#2 Confundir finanças empresariais e pessoais
Este é um dos erros na gestão financeira do posto mais comuns, principalmente entre pessoas que trabalham por conta própria ou microempresas. Mas isso não quer dizer que esse erro não atinge também negócios de pequeno e médio porte também.
Ditado certo no mundo dos negócios: dinheiro da empresa fica na empresa. Isso quer dizer que toda a receita gerada deve ser convertida em pagamentos de fornecedores, despesas administrativas, impostos e salários dos colaboradores. Isso inclui também os donos.
É desse dinheiro que deverão sair também os investimentos em novos negócios, produtos e serviços. Em melhorias no core da empresa para atrair mais clientes e gerar mais lucro.
Quando há escoamento no cofre da empresa, ou seja, esse dinheiro é drenado para fins pessoais, sem contar as obrigações, o cenário é de deterioração.
O gestor acaba não tendo noção do seu capital, logo não pode se organizar financeiramente e corre o risco de sacrificar a saúde do negócio.
É imprescindível que os donos tenham em mente que o dinheiro que lhe cabe, ou seja, parte do lucro da empresa, não é o mesmo que deveria estar sendo utilizado para honrar compromissos com funcionários e parceiros.
#3 Não calcular os custos fixos e variáveis
Lembre-se de que um posto de combustíveis não vive somente com os combustíveis. Dizemos isso pois é comum que muitos gestores se preocupem em encontrar os melhores fornecedores e honrar com seus compromissos para não ficar desabastecidos, mas se esquecem que há muito mais por trás de tudo isso.
É óbvio que todas as empresas precisam pagar outras tantas contas todo o mês, como funcionários, aluguel, internet, água, luz, seguros e muito mais. Há ainda a necessidade de se preparar no decorrer do ano para o pagamento do décimo terceiro salário dos colaboradores e das férias.
Além disso, há também outros gastos que podem aparecer no meio do caminho, como multa por rescisão trabalhista, aumento salarial, reajuste considerável no valor dos produtos e muito mais.
São custos como esses que, se deixados de lado, podem prejudicar aos poucos a saúde financeira da empresa sem serem percebidos.
#4 Manter o fluxo de caixa desorganizado
O fluxo de caixa é um processo que visa monitorar todas as entradas e saídas de recursos financeiros da empresa com o objetivo de monitorar o seu comportamento financeiro.
Sem ele, a empresa não consegue estimar o que terá daqui a determinado período, logo não cria condições para se organizar financeiramente. Esse cenário é extremamente nocivo a qualquer empresa.
O fluxo de caixa não serve apenas para entender as movimentações financeiras; vai além. Por meio dele, pode-se deduzir quanto haverá no caixa no futuro, o que possibilitará cobrir despesas de última hora e fazer investimentos em projetos engavetados.
#5 Menosprezar o controle de estoque
Tenha em mente que o estoque é feito por produtos já comprados, logo, feito por dinheiro. Se seu estoque está com muito insumo parado significa que você está guardando dinheiro.
Isso acontece quando não se tem uma gestão de estoque eficiente. Essa atividade garante que seus clientes terão produtos sempre disponíveis ao mesmo tempo que você mantém guardado apenas o suficiente para venda.
O prejuízo quando não há esse controle é, como já citado, manter produtos por muito tempo parado, sem dar vazão suficiente. Por outro lado, também pode significar perder vendas se não há produtos suficientes para atender a demanda.
No mundo ideal, você deve manter em estoque o suficiente para não deixar seus clientes não mão e nem fazer o negócio perder dinheiro.
#6 Deixar a conciliação de cartões e bancária de lado
Um processo extremamente importante para qualquer negócio, mas muitas vezes menosprezado é a conciliação de vendas em cartão.
Caso você esteja por fora, esse processo é o responsável por consolidar todas as vendas realizadas via cartão de crédito e débito, confrontar com as informações colhidas pelas operadoras e, por fim, comparar com os valores recebidos nas contas bancárias.
Como você sabe, as operadoras de cartão cobram taxas que variam conforme a transação, portanto fica difícil acompanhar esses valores na palma da mão ou por meio de planilhas.
Para isso, é preciso contar uma ferramenta automatizada que faça tanto a conciliação de vendas como a conciliação bancária, que a auditoria do que entra e sai das contas da empresa.
#7 Desconhecer o rendimento operacional do posto
Um dos erros na gestão financeira do posto é não se perguntar se seu negócio está atingindo os objetivos almejados. Ou, muito pior, não ter objetivos a alcançar.
Essa tarefa pode ser facilmente completada por meio da análise de indicadores de desempenho capazes de medir o rendimento operacional do negócio. São as KPIs (Key Performance Indicator), chaves indicadoras de performance.
Entre elas, podemos citar o Net Promoter Score (NPS), focado na avaliação do cliente; o ticket médio, o Retorno sobre o Investimento (ROI) e a taxa de turnover. Existem outros tantos, mas esses são suficientes para ter um termômetro do desempenho do seu negócio no curto prazo.
#8 Pagar juros altos com contas esquecidas
Se seu setor financeiro não tem processos bem definidos ou não conta com um sistema de gestão capaz de fornecer informações sobre as contas, temos uma má notícia, infelizmente.
Nesse cenário, as chances de as contas deixarem de ser pagas por terem sido esquecidas em cima das mesas ou dentro das gavetas são altíssimas.
E a que isso leva? Ao pagamento de juros e multas com valores exorbitantes, que, mesmo com porcentagens aparentemente irrisórias, como 1% ou 2%, podem gerar um rombo considerável.
Imagine esquecer de pagar um boleto de um fornecedor no valor de R$ 20 mil todo mês. Considerando juros de “apenas” 2%, ao final do ano você terá um prejuízo de R$ 4800.
O que também não se pode deixar de lado são os impostos obrigatórios para postos de combustíveis, como ICMS, PIS, COFINS e outros tributos estaduais e federais.
#9 Não ter capital de giro
Todo gestor deve saber que o capital de giro é aquele dinheiro que fica guardado para ser usado em novos investimentos e situações adversas. É a quantia que ‘sobra’ quando você desconsidera os gastos com despesas fixas, pagamento de colaboradores e fornecedores.
Se você não trabalha com a manutenção de capital de giro, o resultado não pode ser outro: perigo iminente. Sem o capital, a empresa tende a ficar sempre no vermelho, correndo alto risco de quebrar por não ter dinheiro suficiente para lidar com uma situação de crise.
O lado bom é que não é tão difícil correr atrás do prejuízo. Você pode incentivar compras à vista, já que o dinheiro vai direto para conta, pôr o pé no freio na hora de fazer novos investimentos e controlar o estoque com mais afinco para não ter produtos de sobra.
#10 Ignorar os relatórios de desempenho financeiro
Como você vai saber se sua empresa está gerando lucro ou dando prejuízo se você não analisa o seu desempenho? Dinheiro entrando não quer dizer que as coisas estão indo bem. É preciso ir além e entender a frequência dessa entrada e o quanto está saindo.
Para isso, não precisa fazer muito, basta montar e analisar os relatórios de desempenho das operações do seu posto, como fluxo de vendas de produtos combustíveis e não combustíveis, atingimento de metas pelos funcionários, sazonalidade, flutuação de preços etc.
Somente com o uso de dados exatos e confiáveis será possível entender se sua empresa está caminhando no rumo certo ou se precisa mudar de direção.
#Bônus: Desconsiderar a utilização de um sistema para posto de combustível para mudar tudo isso
São muitos erros na gestão financeira que rondam os negócios, não é mesmo? Utilizar um software de gestão é uma escolha assertiva para evitar erros e fraudes que podem levar a grandes prejuízos.
Ao levar um ERP para seu negócio, você integra todos os setores em um único ambiente, consolidando informações referentes a cada área (comercial, vendas, fiscal, financeiro, pessoal) para otimizar os processos operacionais e gerenciais.
Por meio de ferramentas automatizadas, atividades onerosas, como conciliação de vendas ou inventário, podem ser realizadas sem exigência de muito esforço da equipe.
Além disso, você ganha com a criação de dashboards que mostram o comportamento dos principais índices do seu negócio, a confecção de relatórios gerenciais, a possibilidade de receber notificações em tempo real em caso de erros ou situações incomuns à rotina e muito mais.
Como a sabedoria popular costuma pregar: errar é humano, mas insistir no erro é que é o grande problema. Para você, uma grande alternativa para não insistir no erro pode ser adquirir um software de gestão em nuvem capaz de te auxiliar a evitar erros na gestão financeira do posto, otimizar a gestão do seu negócio e potencializar seus resultados. Quer saber como? Basta clicar aqui e solicitar uma demonstração gratuita!
